Cómo administrar fácilmente los viajes para el evento de su equipo con TravelPerk

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No es ningún secreto, los eventos de equipo son más populares que nunca. Si es un administrador de eventos o un profesional de recursos humanos a cargo de organizar eventos de equipo, es muy probable que su calendario en los últimos 12 meses haya estado bastante ocupado. (Con aún más eventos corporativos en camino…)

Y no eres el único.

En una encuesta reciente que incluyó equipos híbridos, remotos y totalmente presenciales, el 25 % de los administradores y gerentes de eventos dijeron que están organizando reuniones de equipo todos los meses, y el 22 % dijo que su equipo prefería reunirse trimestralmente.

No hay duda de que las empresas continúan viendo el valor de las interacciones de la vida real, ya sea un evento de trabajo en equipo, fuera de la empresa o reuniendo a colegas para una de las muchas conferencias tecnológicas en todo el mundo. Pero a medida que crece el apetito por los eventos presenciales, es fundamental que invierta en las herramientas adecuadas para una planificación rentable y sin estrés.

La reserva de viajes y alojamiento para el evento de su equipo puede ser uno de los aspectos más costosos y desafiantes del proceso de planificación, pero existen herramientas de software diseñadas específicamente para viajes grupales que ayudan con esto. Esto permite que las empresas y los administradores de eventos ahorren tiempo, obtengan un mejor control del presupuesto de su evento y coordinen fácilmente los planes con sus colegas.

3 formas en que TravelPerk puede simplificar la gestión de viajes para su próximo evento de equipo:

1. Planifique, organice y comparta su evento desde una única plataforma

Esos días de tener múltiples pestañas abiertas en su navegador de Internet y tener que cambiar frenéticamente entre el correo electrónico, el calendario, slack, hojas de Excel y múltiples confirmaciones de reservas han terminado.

Con TravelPerk Events, puede invitar a participantes, organizar asistentes, comunicar planes, así como reservar y administrar viajes, todo desde la misma plataforma.

Esto no solo le ahorra tiempo como planificador de eventos, sino que también significa que su equipo tiene una fuente de información para todo lo relacionado con su próximo evento. No más preguntas indolentes repetitivas o correos electrónicos de ida y vuelta: toda la información importante que los participantes necesitan sobre la reunión de su equipo se puede agregar a TravelPerk Events.

Una vez que haya creado un evento en la plataforma TravelPerk, puede ver quién aceptó o no la invitación (¡y darles un empujoncito si es necesario!) y ver los planes de viaje de cada asistente de un vistazo. Con solo unos pocos clics, puede ver cuándo llegan, en qué hotel se hospedan y comunicar nuevas actividades, todo desde la misma plataforma.

Otros asistentes al evento también pueden tener visibilidad de los planes de viaje de sus colegas, por lo que los miembros del equipo que viajan desde la misma ciudad pueden tomar el mismo tren, por ejemplo, o reservar el mismo hotel, lo que ayuda a maximizar la colaboración entre equipos y fomenta los más importantes en conexiones de la vida real.

Vea lo fácil que es hacer un seguimiento de los planes de viaje de los asistentes al evento:

Si está planeando un evento de equipo, administrar los planes de viaje individuales de todos puede ser un verdadero dolor de cabeza con múltiples itinerarios y confirmaciones de reserva. Con TravelPerk Events, puede ver los vuelos, trenes y alojamiento de todos los asistentes de un vistazo, lo que facilita y simplifica la organización.

2. Permita que los empleados reserven sus propios viajes para eventos

En muchas empresas, la responsabilidad de reservar viajes de negocios para un evento de la empresa suele recaer en unas pocas personas específicas de la organización. Pero la verdad es que este proceso puede ser realmente ineficiente. Puede causar cuellos de botella en sus procesos y, en muchos casos, hacer que los empleados se sientan descontentos y frustrados.

Con las políticas de viaje integradas de TravelPerk, puede empoderar a los empleados para que reserven su propio viaje y alojamiento para su próximo evento de equipo, con la tranquilidad de saber que no gastarán de más de su presupuesto y reservarán la suite del ático en un hotel de 5*…

En solo unos minutos, puede establecer políticas de viaje separadas para diferentes equipos de su organización y decidir cómo desea que funcione el proceso de aprobación. Por ejemplo, si un miembro del equipo reserva vuelos y alojamiento que están “dentro de la política”, puede elegir que se apruebe automáticamente dentro de la plataforma.

Por el contrario, si un empleado intenta reservar un viaje que está fuera de la política, puede establecer quién en la empresa deberá “aprobar” ese viaje antes de que se reserve. Nuestra plataforma también tiene una fácil integración con Slack, que envía una notificación al “aprobador” designado para viajes fuera de la política. En promedio, esta integración acelera el proceso de aprobación en un 80%. Dándole control total de su evento y presupuesto de viaje sin microgestión. Una verdadera victoria, victoria para todos.

3. Controle fácilmente el presupuesto de su evento

Organizar un evento de equipo inolvidable, tratando de ajustarse a su presupuesto, puede ser uno de los aspectos más desafiantes de reunir a su equipo.

De las muchas formas en que TravelPerk puede ayudarlo a ahorrar dinero en eventos corporativos, una de las características más valiosas de nuestra plataforma para los administradores de eventos y los equipos financieros es la capacidad de realizar un seguimiento de sus gastos de viaje en tiempo real.

Una de las razones más comunes por las que los administradores de eventos tienden a gastar más de lo debido es porque realizan un seguimiento de los costos de forma retrospectiva; por lo general, tienen que cotejar facturas de viajes y recibos de todas partes, sin una visión general clara de lo que han gastado en tiempo real. Y antes de que te des cuenta, te das cuenta de que la mitad del presupuesto se ha gastado en alojamiento antes de que hayas tenido la oportunidad de organizar refrigerios o entretenimiento.

TravelPerk hace que el seguimiento de los gastos de viaje para el evento de su equipo sea increíblemente fácil. Simplemente aplique una ‘etiqueta’ personalizada al evento que está organizando y luego todos los costos atribuidos a este evento se pueden rastrear a través de nuestro sofisticado panel de informes. ¡No más perseguir múltiples facturas y recibos para adelantarse al presupuesto de su evento!

Vea cómo funciona a continuación.

Si, como muchas empresas de todo el mundo, está buscando preparar su organización para el futuro con un software de viajes de negocios de confianza, eso hará que reunir al equipo sea simple y fácil de administrar, entonces reserve una demostración gratuita con TravelPerk.

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