Cómo las empresas pueden aprovechar al máximo los billetes no utilizados

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Los boletos no utilizados son una ocurrencia común en la industria de viajes, que afecta tanto a los viajes individuales como a los corporativos. Lo que muchas empresas no saben es que los billetes de avión o los créditos de vuelo no utilizados pueden tener un impacto financiero significativo.

En este artículo, exploraremos las mejores prácticas para utilizar boletos no utilizados y maximizar su valor.

¿Qué son los billetes no utilizados?

Un billete de viaje no utilizado es un billete no reembolsable que no se puede utilizar debido a un cambio de planes. Con las reuniones que fracasan, el reajuste de prioridades y la rotación de personal, los viajes de negocios a menudo resultan en una parte de los boletos sin usar, que según nuestros datos, puede representar entre el 5 y el 7 % del gasto en viajes de una empresa.

En 2021, las empresas tenían alrededor del 11 % de su gasto bloqueado en boletos no utilizados (llegando a más de $200 000 en total). Los jugadores más grandes suelen esperar $ 1 millón en boletos no utilizados.

Hemos reunido nuestros mejores consejos y estrategias prácticas para capitalizar los boletos no utilizados.

Sumerjámonos.

Consejos prácticos para minimizar los boletos no utilizados

1. Evaluar saldos y fechas de vencimiento

El primer paso en la gestión de tickets no utilizados es examinar los saldos de los boletos y las fechas de vencimiento para comprobar si hay lagunas. Considere establecer una política de viajes en la que los viajeros de negocios deban notificar a la persona responsable de administrar los boletos de avión no utilizados sobre la fecha de vencimiento, al menos con dos meses de anticipación.

Este enfoque proactivo permite suficiente tiempo para tomar las medidas necesarias y tomar decisiones informadas.

2. Priorizar políticas de cancelación flexibles

Al reservar, optar por billetes que permitan cambios o devoluciones, reduciendo el riesgo de terminar con boletos no reembolsables. Esto es particularmente importante durante tiempos inciertos cuando los planes de viaje pueden cambiar inesperadamente. Además, algunas aerolíneas ofrecen cupones que se pueden usar para viajes futuros, lo que brinda una alternativa a las fechas de vencimiento y permite una mayor flexibilidad de viaje.

Mediante el uso de software de gestión de viajes, como TravelPerk, con funciones como Flexiperk, las empresas pueden reclamar un reembolso total o parcial en caso de cancelación de última hora. Se puede reembolsar cualquier parte de un viaje de negocios, ya sea un vuelo, un hotel, un tren o un automóvil. Este enfoque produce ahorro promedio del 40% en comparación con las tarifas flexibles tradicionales—sin mencionar el ahorro en dolores de cabeza y horas perdidas.

3. Usa sistemas automatizados de seguimiento de boletos

La automatización juega un papel crucial al aprovechar el valor de los boletos no utilizados. Muchas empresas de gestión de viajes corporativos (TMC) ofrecen soluciones tecnológicas que realizar un seguimiento de los billetes no utilizados y notificar a los viajeros y gestores de viajes de las próximas fechas de vencimiento.

Estas herramientas de reserva en línea pueden facilitar el proceso de volver a reservar o usar los créditos de boletos no utilizados. La automatización de estas tareas garantiza que los activos valiosos no se pasen por alto ni se desperdicien.

4. Cambia los nombres cuando sea posible

Otro aspecto importante de la gestión de boletos no utilizados es comprender las políticas específicas de las aerolíneas con respecto a los cambios de nombre, la emisión de nuevos boletos y las notificaciones. Familiarícese con las pautas específicas establecidas por las aerolíneas, ya que pueden tener diferentes procedimientos para el manejo de boletos no utilizados.

Si, por ejemplo, un empleado deja su empresa antes de un viaje de trabajo programado, es posible que pueda convertir los boletos no utilizados en créditos de la aerolínea o, mejor aún, volver a emitir el mismo boleto con un nombre diferente.

5. Aproveche las ventajas externas y los beneficios de viaje

El uso de tarjetas de crédito que ofrecen beneficios relacionados con los viajes puede traer beneficios significativos para su empresa. Algunas tarjetas de crédito brindan cobertura para boletos no utilizados, lo que permite a los viajeros recuperar el valor de los boletos no reembolsables en determinadas circunstancias. Si la oportunidad está ahí, ¡aprovéchala!

6. Obtenga soporte para boletos de avión no utilizados

Solicitar la ayuda de una empresa especializada en gestión de viajes (TMC) puede brindarle el apoyo necesario para evitar acumular boletos sin usar y aprovechar al máximo los existentes.

Por ejemplo, las empresas que usan TravelPerk pueden solicitar a sus gerentes de cuenta dedicados una informe personalizado con los datos que explican los créditos disponibles de los boletos no utilizados. Estas cifras se traducen en créditos de cupones o fondos disponibles, agilizando el proceso de reembolso y asegurando que cada boleto se valore correctamente.

Además, las TMC como TravelPerk pueden ayudarlo a recopilar y canjear créditos de proveedores, lo que le permite ahorrar en futuros vuelos y próximos viajes.

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Al incorporar políticas de cancelación flexibles, utilizar la automatización y comprender los procedimientos de las aerolíneas, las personas y las empresas pueden minimizar el impacto financiero de los boletos no utilizados. La gestión eficaz de los boletos no utilizados requiere un enfoque proactivo, pero generalmente requiere mucho tiempo y energía para resolverlos.

Con la ayuda de una empresa de gestión de viajes corporativos como TravelPerk, las empresas se ahorran horas de negociaciones y llamadas de soporte sin salida, y aprovechan al máximo sus billetes no utilizados con un clic.

¿Quiere obtener más información sobre cómo optimizar los viajes corporativos y reducir los gastos?

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