Para los gestores de viajes, tratar de organizar las reservas de habitaciones de hotel para un gran grupo de viajeros puede resultar complicado. Sabemos que hacer un seguimiento de varias reservas puede llevar mucho tiempo. Además, mantenerse al día con los detalles del viaje, y cumplir con las políticas de viaje para varios empleados que viajan por trabajo, es un desafío logístico en sí mismo. Eso sin tener en cuenta lo rápido que pueden acumularse los costos cuando se reserva para un grupo grande.
Ya sea que esté buscando mejores tarifas para grupos, instalaciones especiales en habitaciones de hotel o tratando de asegurar la mejor oferta con ofertas especiales, nuestra guía rápida para reservar hoteles para grupos grandes le brinda herramientas para gestionar mejor las reservas de hotel para grupos.
Qué tener en cuenta antes de reservar un hotel para un grupo grande
Con cualquier tipo de viaje, es importante ser consciente de todas las cosas que necesita saber, ¡antes de viajar! Pero esto es aún más importante cuando se hacen reservas de hotel para grupos grandes, y puede ahorrar muchas molestias y gastos en el futuro.
Las primeras cosas a considerar antes de hacer una serie de habitaciones para un grupo grande incluyen:
- Qué tipo de viaje estás reservando: Un grupo de viajeros que trabajan fuera del sitio tendrá necesidades muy diferentes a las de un equipo de trabajo que debe ser atendido. ¿Necesitarán transferencias? ¿O espacio adicional para equipo? ¿Necesitarán un espacio para reuniones dentro del hotel o transporte a otro lugar?
- Preferencias personales de los viajeros: Es importante que los viajes en grupo sean lo más cómodos posible para cada viajero. Considere las preferencias personales de su equipo, como las preferencias dietéticas, que podrían afectar las variables de su reserva.
- Ubicación, ubicación, ubicación: Como se mencionó anteriormente, saber dónde su grupo de viajeros estará trabajando afectará la ubicación de su reserva. ¿Tendrá que estar cerca de un centro de conferencias o de un aeropuerto?
- Comodidades: Las cadenas hoteleras y las habitaciones de hotel difieren en el tamaño y la calidad de sus instalaciones. Para que los viajeros de negocios se relajen después de horas, puede ser importante tener un gimnasio en el lugar, wifi de alta velocidad o servicio de conserjería las 24 horas. También es importante considerar la accesibilidad para cada viajero y garantizar el acceso para discapacitados si es necesario.
- Cualquier requisito adicional: pequeños detalles a tener en cuenta, como diferentes horarios de check-in en función de la llegada de cada viajero y cualquier otro requisito adicional de última hora que pueda afectar a las reservas de hotel para grupos.
Una vez que tenga un control sobre estos detalles del viaje, puede comenzar a familiarizarse con la mejor manera de administrar todos los detalles del viaje, para asegurarse de que se atienda a cada viajero. Afortunadamente, hay una serie de proveedores de servicios de viajes en grupo que pueden ayudarlo a hacer precisamente eso.
Software de gestión de viajes para reservas hoteleras de grupos
La gestión de reservas de hotel para grupos no tiene por qué ser un campo minado de información repartida entre múltiples sitios web, proveedores y hojas de cálculo. De hecho, hoy en día hay una gran cantidad de recursos en línea para ayudarlo a obtener las mejores tarifas para habitaciones de hotelcon el menor estrés involucrado.
Las empresas de gestión de viajes (TMC) ofrecen un servicio a medida diseñado específicamente para que el proceso de búsqueda y reserva de habitaciones de hotel para viajes en grupo sea lo más sencillo posible.
Tenemos todo cubierto cuando se trata de reservas de hotel para grupos, todo en una plataforma fácil de usar. Con TravelPerk, puede reservar, administrar, respaldar e informar sobre viajes de negocios desde una sola pantalla, ya no tendrá que hacer clic entre hilos de correo electrónico ni rastrear referencias de reservas perdidas.
Para grupos de más de 8 viajeros, la reserva se gestiona a través de nuestro servicio de conserjería personalizado. Esto es para asegurar la continuidad y que todo el grupo tenga exactamente el mismo itinerario.
Como especialistas en viajes de grupos corporativos, TravelPerk ofrece a los coordinadores de grupos una plataforma de gestión de viajes todo en uno fácil de usar, así como un servicio de atención al cliente de 7 estrellas para una experiencia de reserva de viajes de grupo sin problemas.
Sabemos que las principales prioridades de cualquier gestor de viajes son la organización y la eficiencia. Es por eso que podemos ayudarlo a ahorrar tiempo y dinero cuando usa TravelPerk para viajes en grupo. Negociamos las mejores tarifas para ti, con acceso a la inventario de viajes más grande del mundo. También hacemos que el proceso de reserva grupal sea sencillo, ya que puede pagar, informar y facturar todos los viajes grupales con una sola cuenta.
Asegúrese de que el cumplimiento de su política de viajes sea impecable, con nuestras aprobaciones de cumplimiento de políticas de viajes automatizadas, y un experto en viajes dedicado disponible si un miembro de su grupo necesita cancelar o cambiar su reserva.
Conocemos todos los trucos para ayudarlo a obtener las mejores ofertas en tarifas de habitaciones hoy, para que no arruine su próximo presupuesto de viaje grupal.
Vea cómo TravelPerk hace que los viajes de negocios sean libres de estrés
5 consejos principales para asegurar descuentos para reservas de hotel para grupos
La reserva de alojamiento suele ocupar la mayor parte del gasto en viajes de negocios de su empresa. Afortunadamente, al igual que con otros proveedores de servicios de viajes, los hoteles ofrecen a las empresas descuentos especiales y ofertas para reservas corporativas, en ocasiones incluso habitaciones gratuitas.
Aunque es más común que los descuentos comiencen alrededor del 10 %, sabemos que existen algunos trucos para ayudarlo a obtener una oferta aún mejor.
Estos son nuestros 5 mejores consejos para mejores tarifas de reserva de habitaciones para grupos:
1. Utiliza una plataforma de gestión de viajes
Lo mejor que puede hacer para aumentar sus posibilidades de obtener mejores tarifas es trabajar con una TMC. Como especialistas de la industria bien conectados, las TMC como TravelPerk ya han hecho el trabajo duro para asegurar las mejores tarifas para los clientes de TravelPerk. Estos descuentos pueden ser aún más significativos al reservar para un grupo grande.
2. Hacer uso de tarjetas de crédito corporativas
Muchos proveedores de tarjetas de crédito tienen tarjetas de crédito corporativas y comerciales que le dan acceso a ofertas especiales cuando las usa para reservar hoteles para viajes en grupo. También pueden desbloquear beneficios especiales, especialmente para grupos, como comidas adicionales o una noche gratis. Algunas cadenas hoteleras también tienen programas de fidelización que, si se usan con frecuencia, pueden tener grandes beneficios para las reservas de grupos, como mejoras de habitación.
3. Pregunta por los descuentos por estancias prolongadas
A los hoteles les encantan las altas tasas de ocupación constantes, lo que es más probable cuando grandes grupos viajan a la ciudad por negocios. Más de 5 noches generalmente se considera una estadía prolongada y puede generar descuentos para grupos grandes. Asegúrese de preguntar al hacer la reserva si esta es una opción.
4. Cuando sea posible, opta por tarifas no reembolsables
Algunos hoteles pueden ofrecer mejores tarifas para grupos grandes de viajeros de negocios que pagan una tarifa no reembolsable por adelantado. En algunos casos, los hoteles podrían ofrecer aquí un descuento de hasta el 25 %, pero tenga cuidado. Si es probable que se produzcan cancelaciones o cambios, esta puede ser una opción arriesgada.
5. Comprueba si tus clientes tienen códigos corporativos
Finalmente, para los viajes de negocios que implican reunirse con clientes, siempre vale la pena verificar si tienen códigos corporativos o descuentos negociados previamente que puedan ayudarlo a reducir los costos de su hotel.
Deje que TravelPerk haga el trabajo duro por usted
En TravelPerk, ayudar a los gerentes de viajes de negocios a encontrar una mejor manera de reservar es la razón por la que estamos en el negocio. Este es especialmente el caso cuando se trata de viajes en grupo.
Desde lo que necesita saber antes del check-in hasta el software de administración de viajes que puede optimizar sus procesos, lo tenemos cubierto cuando se trata de los mejores hoteles, tarifas de habitaciones y tarifas de reserva.
Nuestros agentes de viajes expertos hacen un esfuerzo adicional para cuidar cada detalle cuando se trata de reservas de hotel para grupos. Desde el check-in hasta el check-out, se puede organizar cualquier cosa que su grupo necesite.
Elegir TravelPerk para sus necesidades de administración de viajes grupales le brinda acceso a los mejores beneficios y tarifas exclusivas para grupos grandes. Le ahorramos tiempo negociando algunas de las tarifas hoteleras para grupos más competitivas del mercado, incluso con hoteles de cuatro y cinco estrellas y las principales cadenas hoteleras de todo el mundo. Estas tarifas son exclusivas para empresas y no se pueden encontrar en los sitios de reserva de viajes para consumidores habituales.
Finalmente, cuando configura una cuenta de TravelPerk, puede optar por agregar cualquier tarifa corporativa que haya negociado previamente y cualquier opción de hotel preferida a su cuenta, lo que significa que no perderá ningún descuento u oferta especial existente.
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