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Las empresas que se expanden por todo el mundo a menudo necesitan contratar gente nueva o trasladar empleados calificados a oficinas recién abiertas.
Las personas adecuadas deben estar en el lugar correcto para el éxito empresarial. Sin embargo, cambiar de lugar puede ser abrumador para tu talento. La presión está en su equipo de movilidad global, reubicación o equipo de recursos humanos para garantizar una experiencia de reubicación sin problemas para los empleados.
Este artículo lo guía a través de los componentes esenciales de una política de reubicación de empleados estelar, ya sea que desee atraer nuevas contrataciones o retener a los empleados existentes mientras globaliza su negocio.
¿Qué es la reubicación de empleados?
La reubicación de empleados es cuando una empresa decide trasladar el talento a nuevas ubicaciones para obtener mejores oportunidades de trabajo, o cuando se traen nuevos empleados de otras ubicaciones. Los empleadores a menudo reubican a los empleados en nuevas unidades comerciales o subsidiarias para un mejor crecimiento comercial.
Despedirse potencialmente de hogares, familiares y amigos a largo plazo hace que mudarse a una nueva ubicación sea estresante para los empleados y una tarea abrumadora. Esa es exactamente la razón por la que las empresas crean políticas de reubicación bien pensadas, minimizando el riesgo de perder el talento excepcional que han desarrollado a lo largo de los años.
¿Qué es una política de reubicación corporativa?
Una política de reubicación corporativa ofrece asistencia financiera y administrativa para minimizar los inconvenientes de los empleados y motivarlos a seguir siendo productivos y realizar la mudanza. Las empresas utilizan esta política para trasladar a los empleados a nuevas ubicaciones durante 6 a 12 meses o más.
Los beneficios de movilidad global y reubicación corporativa a menudo incluyen:
- Consejería de re-decisión
- Asistencia de salida y destino
- Mudanza de enseres domésticos.
Estos beneficios permiten que los empleados se instalen sin estrés y que las empresas envíen a los mejores y más brillantes para nuevas operaciones comerciales o contraten a los mejores talentos.
¿Qué debe contener una póliza de reubicación?
Una política de reubicación describe los beneficios disponibles para miembros individuales del personal o empleados que se mudan a nuevos lugares de trabajo. Una política de reubicación de empleados también describe los derechos de los empleados durante la reubicación y la responsabilidad del empleador por los gastos financieros.
Al redactar o reiterar las políticas de reubicación, las empresas deben especificar los costos de reubicación y los beneficios no financieros que ofrecen.
No hay dos mudanzas iguales. Los empleadores deben estar abiertos a lidiar con gastos inesperados. Una política completa también menciona los pasos que los empleados deben seguir en caso de gastos o circunstancias imprevistas.
Una política de reubicación formal aborda las siguientes preguntas:
- Elegibilidad: ¿Quién es elegible para recibir beneficios de reubicación? ¿Estos beneficios difieren según la situación laboral, el tipo de empleo o la distancia de reubicación?
- Beneficios: ¿Cuáles son los beneficios y límites de la reubicación?
- Reclamación (es: ¿Cómo deben reclamar los empleados los beneficios de reubicación?
- Impuestos: ¿Existen implicaciones fiscales de los beneficios de reubicación?
- Pérdida de los derechos de reembolso: ¿Perderán los empleados los derechos de reembolso por reubicación en caso de despido o rescisión voluntaria?
- Gastos no reembolsables: ¿Hay costos que el empleador no cubrirá?
- Apoyo a la reubicación: ¿Proporciona el empleador paquetes de información sobre la nueva ubicación?
- Apoyo al empleo familiar: ¿Ayuda el empleador a los familiares de los empleados a encontrar nuevos trabajos?
- Reembolso: ¿Tienen que pagar los empleados si deciden dejar la organización dentro de un período específico?
Algunas empresas crean subpolíticas, según los niveles de antigüedad de los empleados que se trasladan. Es mejor mencionar los beneficios para que los empleados sepan qué esperar. Una política de reubicación detallada genera menos preguntas para su departamento de recursos humanos.
¿Qué es un subsidio de mudanza?
Un subsidio de reubicación es el beneficio financiero que reciben los empleados antes o después de la reubicación. Las organizaciones pueden ofrecer esta asignación como una suma global o como reembolso al enviar el recibo.
Un subsidio de reubicación cubre los siguientes gastos:
- Costos de mudanza, empaque y transporte
- Costos de pasajes aéreos o boletos de tren
- Comidas
- Alojamiento temporal
- Costos de almacenamiento de artículos personales
- Gastos imprevistos al instalarse en una nueva ubicación
Los empleados deben mencionar gastos de reubicación como ingresos imponibles en sus formularios W2 del IRS. Si está trabajando con una empresa de gestión de viajes (TMC), como Travelperk, mucho de esto se incluirá como un servicio de su proveedor de TMC.
¿Qué incluye un paquete de reubicación y qué cubre?
Las empresas generalmente reembolsan a los empleados los gastos de reubicación importantes, independientemente del paquete de reubicación. Considere cubrir los siguientes costos en su plan de beneficios de reubicación.
- Vivienda temporal, viajes y alimentación: estos gastos ayudan a los empleados durante los viajes de búsqueda de casa en una nueva ubicación. Algunas empresas también cubren los gastos de cuidado de niños durante los viajes de reubicación.
- Mudanza de artículos del hogar: las empresas suelen reembolsar a los empleados los gastos de embalaje, mudanza, almacenamiento y desembalaje. Sin embargo, puede agregar exenciones para limpieza, reparación, compra de accesorios para una propiedad nueva, ensamblaje de muebles y retiro de accesorios de la propiedad anterior.
- Gastos personales: Cubrir los gastos de viaje, alojamiento y comidas de los empleados y sus familiares inmediatos o dependientes.
- Agente y honorarios legales: ayudar a los propietarios a pagar los honorarios de los agentes de bienes raíces y los costos legales durante la venta de una casa.
- Nuevos costos de residencia: incluyen los honorarios de los agentes, los costos de encuestas y los costos de referencia para el alquiler o la compra de una nueva propiedad.
- Costes de rescisión del contrato de alquiler: Permitir que los cesionarios de inquilinos cubran los costos de terminación del alquiler mientras desocupan las propiedades de alquiler antes de que finalice el plazo del acuerdo.
- Gastos varios de reubicación: cubrir otros gastos relacionados. Por ejemplo, puede ofrecer gastos como costos de lavado, cambios de instalación de líneas telefónicas y tarifas de instalación de electrodomésticos.
Además de estos gastos, los paquetes de reubicación también ofrecen apoyo no financiero. Por ejemplo, algunas empresas pueden proporcionar asistencia para el empleo del cónyuge, asesoramiento telefónico y paquetes de información sobre nuevas ubicaciones. Establecer Instrucciones claras para que los empleados puedan aprovechar al máximo los servicios de reubicación y las reclamaciones.
Si está trabajando con una TMC como TravelPerk, a menudo puede ser de gran ayuda, ya que los empleados que se trasladan no necesitan asumir los costos de su viaje y recibir un reembolso más tarde, sino que pueden hacer todo a través de la aplicación TMC o el equipo de soporte.
¿Cuál es el papel de RRHH en el diseño de una política de reubicación corporativa?
Equipos de recursos humanos que manejan programas de reubicación de empleados trabajar con los departamentos de negocios y finanzas para asegurar el crecimiento estratégico del negocio. Es por eso que su papel en la gestión de reubicación es muy importante.
Los gerentes de reubicación o movilidad dentro de HR generalmente realizan las siguientes tareas:
- Crear y administrar políticas: asociarse con partes interesadas clave del negocio y oficinas de operaciones principales para escribir o revisar políticas o procesos.
- Coordinar con los gerentes: identificar a los empleados adecuados para las oportunidades de movilidad.
- Seleccionar proveedores: cree una lista de proveedores de servicios externos (por ejemplo, empresas de mudanzas) en los que los empleados puedan confiar.
- Trabajar con el equipo legal: identificar posibles problemas legales y responder preguntas relacionadas con impuestos o inmigración.
Proporcionar el valor de las personas estratégicas a una empresa es la misión final del departamento de recursos humanos. Deben evaluar los programas de reubicación desde el punto de vista estratégico, operativo y financiero antes de reubicar a los empleados.
¿Cómo se utilizan y pagan las asignaciones de reubicación?
La reubicación no es un enfoque único para todos. Las empresas eligen diferentes planes de asistencia para la reubicación en función de varios factores.
Estos paquetes son los siguientes:
- Paquete de suma global: este plan de beneficios de reubicación ofrece una cantidad fija de dinero que los empleados pueden usar para su mudanza. Las empresas que ofrecen este paquete establecen un presupuesto específico para la mudanza que brinda a los empleados la flexibilidad de gastar durante la reubicación.
- Paquete escalonado: estos paquetes se personalizan para adaptarse a la experiencia, el nivel de antigüedad y el número de miembros de la familia de los empleados. Por ejemplo, es posible que un empleado de nivel inicial no reciba los mismos beneficios que los vicepresidentes u otros altos ejecutivos.
- Paquete de reembolso de gastos: estos planes de reubicación reembolsan a los empleados en función de las facturas de gastos reales. En este caso, los empleados pagan todos los gastos de mudanza y presentan solicitudes de reembolso. Algunas empresas pueden establecer un límite de reembolso, lo cual es un acierto.
- Paquete de reubicación totalmente cubierto: este paquete cubre completamente todos los gastos del proceso de reubicación. Las empresas suelen otorgar estos paquetes a los empleados de alto nivel.
¿Cómo redactar una política de reubicación de empleados en cinco pasos?
Una política de reubicación por escrito ayuda a los empleados a encontrar respuestas a sus preguntas. Los equipos de recursos humanos utilizan estas políticas para establecer procesos, delinear beneficios y reducir las preguntas entrantes de los empleados.
Así es como puede redactar una política de reubicación:
1. Comienza con un plan
No puede crear una política de reubicación de empleados de la noche a la mañana. Por eso es mejor planificar con anticipación. Utilice la fase de planificación para obtener las aprobaciones necesarias de las partes interesadas clave. Además, hable con los gerentes de contratación y los equipos de finanzas sobre la nueva política: su opinión es esencial.
2. Construir en colaboración
Mientras escribe la política, recuerde defender y reflejar los valores de la empresa. Este es un buen momento para colaborar con otros equipos para delinear:
- Duración del movimiento
- Bonos potenciales
- Beneficios de reubicación
- diferencia de impuestos
- Cobertura de reubicación y ventajas
3. Establezca expectativas claras
Utilice un lenguaje claro y directo para comunicar las expectativas y los beneficios a los empleados. Asegúrese de que su póliza responda preguntas relacionadas con gastos y reembolsos. Mencione un punto de contacto (POC) para que los empleados sepan con quién conectarse en caso de consultas.
4. Obtenga la aprobación de todos
Una vez completado, envíe el primer borrador a cada parte interesada para su aprobación. Por ejemplo, es posible que necesite gerentes de contratación, el equipo de finanzas, el equipo de operaciones y el departamento de recursos humanos para aprobar su política de reubicación.
5. Evaluar y optimizar
Ahora es el momento de ver la política en acción. Utilice la política de reubicación para administrar un par de reubicaciones. Una vez que haya reubicado a algunos empleados utilizando la política, pídales comentarios y optimice los términos de su política de reubicación en consecuencia.
Cerrando su guía rápida sobre cómo escribir una política de reubicación
Considere mantener su política flexible para que su empresa pueda escalar su programa de reubicación más rápido y estar abierto a cambios más rápido a medida que surjan nuevas oportunidades en el camino.
Asegúrese de que su política de reubicación sea tan fluida como un vuelo sin turbulencias. Llame al equipo de TravelPerky vea dónde pueden llevar su negocio.
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