Organizar un viaje de grupo corporativo puede ser un desafío. Todos tienen sus propias preferencias, y debe complacerlos a todos mientras se adhiere a un presupuesto y a la política de viajes de la empresa. Algunos de estos desafíos incluyen:
- Establecer fechas de viaje que se adapten a la mayoría de las personas.
- Encontrar las mejores tarifas de hotel.
- Hacer frente a los diferentes requisitos de estancia dentro del grupo.
- Gestionar solicitudes y expectativas mientras construye la moral del equipo y asegura un viaje exitoso.
- Encontrar y reservar el viaje con todas las aprobaciones requeridas.
- Creación y seguimiento de hojas de cálculo de seguimiento y correos electrónicos.
- Cobro y consolidación de facturas.
- Seguimiento de los costos contra su presupuesto de forma manual.
- Mantenerse al tanto de los retrasos y cambios.
- Adaptando vuelos y reservas rápidamente.
Hacer todo esto manualmente lleva mucho tiempo y es exigente. Para cuando finalicen los arreglos, usted mismo necesita unas vacaciones.
Tiene que haber una solución más automatizada para hacer esto, ¿verdad? La buena noticia es que con los avances en la tecnología de viajes definitivamente hay una mejor manera.
El software de gestión de viajes ya no está diseñado solo para grandes empresas. Las empresas de todos los tamaños pueden beneficiarse del software de gestión de viajes para sus requisitos de gestión de gastos y viajes en grupo.
Tanto si es nuevo en el software de gestión de viajes como si busca opciones alternativas a su versión actual, hemos incluido las 5 mejores opciones de software de gestión de viajes con una descripción general de lo que pueden ofrecerle.
Veamos cómo el uso de un software de gestión de viajes puede simplificar los desafíos de los viajes en grupo y brindarle una excelente experiencia de cliente.
Eliminando el esfuerzo de los viajes en grupo
En los viajes de grupos de pequeñas empresas del pasado, cada empleado reservaba su propio viaje siguiendo la política de viajes de la empresa. Luego reclamaron un reembolso.
Las empresas más grandes usaban agencias de viajes o incluso soluciones de software de viajes con grandes márgenes, comisiones y tarifas de llamadas de soporte. Tenía que encontrar una solución rentable para reservar viajes para grupos grandes, reservar los viajes y cobrar todas las facturas.
Con el software de gestión de viajes, la reserva de viajes en grupo se vuelve mucho más fácil de las siguientes maneras:
- Cada empleado registra por sí mismo en el sistema.
- La política de viajes está integrada, por lo que solo pueden utilizar opciones que cumplan con sus reglas.
- Los datos de su empresa están integrados en el sistema de pago, por lo que no es necesario reembolsar al empleado más adelante.
- Fácil para usted reservar y gestionar los próximos viajes en grupo
- Facilita el seguimiento de la experiencia de viaje de viajes anteriores.
- Proporciona proveedores y facturas de viaje consolidadas para que pueda realizar un seguimiento de los gastos de viaje fácilmente y calificar para descuentos por gastos masivos.
- Proporciona informes de gastos.
- Facilita la gestión de impuestos y la reclamación del IVA.
- Le ahorra tiempo, dinero y esfuerzo.
Hay muchas opciones de sistemas de gestión de viajes disponibles en la industria de viajes, pero no todos están orientados a viajes en grupo. Hemos enumerado los últimos Las 5 mejores opciones de software de gestión de viajes para viajes en grupo con una lista de sus puntos de venta únicos para facilitarle los viajes en grupo.
1. TravelPerk
TravelPerk es una plataforma de gestión de viajes en línea fácil de usar que se especializa en la gestión de viajes corporativos. Sus viajes grupales se realizan dentro de su cuenta TravelPerk para que pueda administrar todos sus viajes de negocios en un solo lugar.
Un viaje en TravelPerk puede tener hasta ocho viajeros. Para viajes de grupos más grandes, puede utilizar el servicio de conserjería. Le ayudarán a disfrutar de tarifas de grupo con descuento.
Las características y servicios de TravelPerk incluyen:
- El inventario de viajes más grande del mundo
- Fácil auto-reserva para viajeros en grupos de hasta ocho personas
- Cumplimiento de políticas de viaje y flujo de trabajo automatizados para aprobaciones
- Atención al cliente de 7 estrellas las 24 horas, los 7 días de la semana
- Acceso a datos de gastos de viaje en tiempo real
- Pague, informe y facture todos los viajes de la empresa con una sola cuenta
- Recuperación automática del IVA para que pueda reclamar hasta el 20 % del IVA de su viaje en grupo
- Reserva de grupos para hoteles, vuelos y viajes en tren
TravelPerk también tiene una función de Eventos especializada. TravelPerk Events hace que sea más fácil y rápido organizar cada detalle de sus viajes de negocios basados en eventos. Puedes hacer todo desde administrar asistentes y el proceso de reserva a Planificacióno elegir ubicaciones. Todo con un clic.
Algunas de las características de esta solución completa para la gestión de reuniones y eventos incluyen:
- Destino único para la gestión de viajes de reuniones y eventos sencillos: Le ahorra dinero y tiempo
- Los participantes invitan: invite a los asistentes a eventos y realice un seguimiento de las respuestas y el estado de las reservas
- Colaboración: Comparta detalles del viaje como nombres, logística, agendas e itinerarios de viaje más completos con los participantes
- Comunicación: mantenga a los asistentes actualizados con información adicional o cambios en el plan
- Visibilidad: Vea los planes de viaje, incluidos los horarios de llegada y salida y los detalles del alojamiento de los asistentes
TravelPerk es uno de los software de gestión de viajes mejor valorados en plataformas como G2 y Capterra.
2. FCM
FCM es una empresa global basada en una plataforma de gestión de viajes que promete ofrecer un nuevo tipo de gestión de viajes.
Su oferta de viajes grupales atiende a todos los grupos y adaptará su ruta de gestión de viajes grupales a sus necesidades y requisitos.
Sus servicios de viajes en grupo incluyen:
- Negociación de tarifas
- Mantenga a su gente en línea con la política de viajes de su evento
- Registro de delegados basado en la nube
- Gestión previa y posterior al viaje
- Gestión presupuestaria y conciliación
- Opciones de pasajes aéreos para grupos, vuelos chárter, alojamiento y traslados terrestres, como alquiler de automóviles
- Informes de datos de viajes consolidados
- Paquetes de día para delegados y paquetes de alimentos y bebidas
- Creación de equipos listos para usar, incluidas actividades de RSE
- Asistencia de emergencia 24/7
3. Yoli
Youli es una empresa basada en una plataforma en línea que ofrece software de operador turístico para ayudarlo a organizar viajes grupales. Su oferta es muy diferente a los servicios ofrecidos por TravelPerk y FCM.
Si bien las empresas utilizan sus plataformas para reservar sus viajes de negocios grupales, la solución de Youli está dirigida a las empresas de reserva de viajes y los operadores turísticos para integrarla en su sitio web.
Tienen una interesante funcionalidad de Creador de itinerarios a la que sus viajeros pueden acceder las 24 horas del día, los 7 días de la semana, incluso cuando no están conectados. Itinerary Creator ofrece muchas funcionalidades, tales como:
- Sencillo software de gestión de viajes en grupo capaz de crear itinerarios y perfiles individuales
- Cree suscripciones para alojamiento, actividades y alquileres previos al viaje
- Todos los documentos y tareas están siempre disponibles para los huéspedes del viaje a través de una práctica aplicación móvil
- Integración con imágenes de stock de Unsplash para ayudarlo a lucir profesional
- Reservas y procesamiento de pagos.
- Ofrezca opciones de precios flexibles por individuo dentro del grupo
- Opciones de 0% de tarifa de reserva para ayudarlo a escalar y mantener más ingresos
- No hay necesidad de documentos y hojas de Word
- Sitio web de viajes para principiantes con integraciones de reserva
- Sitio web de alta velocidad, SEO y optimizado para dispositivos móviles sin conocimientos de desarrollo web
- Integraciones y herramientas que ahorran tiempo, esenciales para la gestión de viajes en grupo
- Sitios web personalizados asequibles para pequeñas empresas de viajes
- Una comunidad solidaria de profesionales de viajes
- Aprende y aplica las mejores prácticas de la industria
- Entrena a tu equipo rápidamente con consultoría 1:1
4. Paso lunar
Moonstride es una plataforma de gestión de viajes creada por un equipo de visionarios, arquitectos, ingenieros, especialistas en marketing y consultores estratégicos.
Forman parte del Grupo Vsourz, con sede en Londres y oficinas en el Reino Unido, España, Canadá, Emiratos Árabes Unidos e India. Su equipo se especializa en CRM de viajes, motores de reservas, back office, sitios web de CMS de viajes, aplicaciones móviles y marketing digital.
Ofrecen un sistema fácil de usar que ayuda a simplificar las reservas de viajes grupales para operadores turísticos, organizadores y viajeros. El sistema cubre las siguientes características para los diferentes usuarios:
Los organizadores pueden:
- Ver, aceptar, rechazar y personalizar cotizaciones
- Revise los detalles de su reserva, desde el precio por persona hasta la información de la transferencia
- Convierta un presupuesto en una reserva pagando un depósito
- Invite a los viajeros a la reserva de grupo para que hagan sus elecciones y pagos
Los viajeros pueden:
- Ver invitaciones
- Añadir sus datos a una reserva
- Invitar a otros viajeros
- Elige sus paquetes y opciones
- Pagar por su lugar
- Realizar pagos
- Elija los viajeros a pagar
- Elija sus paquetes y opciones
- Pague en línea con tarjeta de crédito o solicite una transferencia bancaria
Su negocio puede:
- Recibir consultas
- Construyendo una cotización
- Crea un itinerario para la reserva.
- Gestión de reservas
- Paquetes a medida
- Manejar operaciones
- Entrega de informes
- Chase pagos
- Enlace con proveedores
- Integrar con otros sistemas
5. Escritorio grupal
Groupdesk es una solución de marca blanca B2B que lo ayuda a simplificar su negocio de viajes grupales al poner todas las partes de trabajo en línea. Han revolucionado la forma en que su empresa vende viajes en grupo y gestiona las reservas online.
Con Groupdesk puede personalizar y administrar diferentes tipos de viajes. Puede crear cualquier tipo de inventario de productos y puntos de precio para vender, desde suites de hotel de 5 estrellas, dormitorios compartidos y seguros hasta alquileres de esquí.
Ofrece una interfaz de agente de viajes donde los planificadores de viajes pueden administrar y controlar sus productos y ventas. También tiene una interfaz de viajero donde los viajeros hacen reservas y organizan sus viajes.
Las características del sistema incluyen:
- Pagos Recurrentes Automáticos
- Solución de marca blanca B2B
- control de marca
- Reservas 24/7
- Creación de itinerarios y experiencias a medida
- Marketing y Comunicación
- CRM y Ventas
- Autogestión del viajero
- Gestión de inventario y proveedores
Entre estas opciones, hay una que destaca por las características y servicios que ofrece. TravelPerk ofrece una solución de gestión de viajes que se centra en viajes de grupos corporativos. Su solución incluye software de gestión de gastos, recuperación de IVA, facturas consolidadas y mucho más. La capacidad de generación de informes también incluye optimización de gastos en lugar de solo seguimiento de números.
¿Quiere ver cómo el software de gestión de viajes puede facilitarle la búsqueda de soluciones rentables y la reserva de viajes para grandes grupos de personas sin tener que cobrar facturas?
Solicite una demostración y experimente los viajes de negocios empaquetados en una plataforma de viajes todo en uno con TravelPerk.
