Asegurarse de que los empleados no gasten demasiado en su presupuesto de viajes de negocios y se mantengan dentro de la política es un gran desafío para muchas empresas. Dado que los viajes de negocios suelen representar una gran parte del presupuesto general de su empresa, es esencial que los mantenga bajo control.
En este artículo, le mostraremos cómo TravelPerk facilita el cumplimiento de la política de viajes para toda su organización. Desde mantener contenta a Claire en finanzas con políticas flexibles y procesos de aprobación automatizados integrados en nuestra plataforma, hasta mantener satisfechos a los viajeros de la jet set al darles más autonomía para reservar su propio viaje y tomar decisiones mejor informadas que realmente se ajusten al presupuesto.
5 formas en que Travelperk te ayudará a mejorar cumplimiento de la política de viajes
Mayor conocimiento de la política de viajes
Lo primero es lo primero, el conocimiento de la política de viajes es clave. Si su equipo ni siquiera ha leído su política, ¿cómo la cumplirán? Si ha dedicado tiempo a crear una sólida política de viajes de negocios, debe asegurarse de que los empleados realmente sepan lo que hay allí. Suena obvio, ¿verdad?
Pero muchas empresas tienen sus políticas ocultas en una unidad compartida o en la intranet de la empresa, donde se olvidan fácilmente y los empleados no pueden acceder a información importante cuando la necesitan.
¡Con TravelPerk, no hay excusas cuando los viajeros afirman que no saben qué hay en la política! Hacemos que la conciencia y el cumplimiento sean realmente simples al permitirle tener su política de viajes corporativos integrada en nuestra herramienta de reserva. Lo que significa que los empleados ya no necesitan examinar documentos extensos de pólizas o tratar frenéticamente de encontrar su póliza de viaje oculta en las profundidades de la unidad compartida de su empresa.
Una vez que haya cargado su política de viajes en TravelPerk, se integrará perfectamente en su búsqueda de viajes de negocios, por lo que los viajeros siempre sabrán si un vuelo, hotel o tren está dentro de la política o no.
Este es un ejemplo de cómo se integra su póliza en la plataforma TravelPerk…
Autonomía del viajero y total tranquilidad
Entonces, ¿cuáles son los beneficios adicionales de tener su política de viajes corporativos integrada en nuestra plataforma?
Por un lado, les quita presión a los administradores y gerentes de viajes al darles a los empleados más autonomía para reservar sus propios viajes y tomar decisiones informadas sin salirse del presupuesto.
En segundo lugar, también le da total tranquilidad a su equipo de finanzas. (No más sudores nocturnos para Nigel, su CFO…)
Por ejemplo, si un empleado intenta reservar vuelos de primera clase para una conferencia o intenta reservar la suite del ático para un retiro de la empresa, nuestra herramienta de reserva automáticamente marcará que está fuera de la política. Vea un ejemplo a continuación.
Para mayor tranquilidad y un mayor control de su presupuesto de viajes de negocios, recomendamos configurar aprobaciones personalizadas dentro de la plataforma TravelPerk. Por lo tanto, si un empleado intenta reservar un viaje que no cumple con la política, puede elegir un líder de equipo o un administrador de viajes dentro de su organización para que sea responsable de aprobar ese viaje.
¿Te gusta como suena esto? Profundicemos más en nuestras opciones de aprobación personalizables a continuación…
Ahorre tiempo con las aprobaciones de viaje automatizadas
Otro beneficio de tener su póliza de viaje integrada en la plataforma TravelPerk es la capacidad de tener aprobaciones personalizadas y automatizadas.
Por ejemplo, si Mario en ventas está reservando un tren y un hotel para un evento de networking el próximo mes y esto está dentro de su política de viajes (¡buen trabajo, Mario!), puede elegir que este viaje de negocios se apruebe automáticamente en TravelPerk. Ahora Mario no necesita esperar o perseguir al líder de su equipo para aprobarlo: ¡está listo para continuar ya que se apegó a la política!
Dentro de la configuración de su cuenta en TravelPerk, puede establecer los flujos de trabajo de aprobación que desea, a quién se aplica esto en su organización y quién está a cargo de revisar el viaje de negocios propuesto. Aquí hay un ejemplo a continuación:
Entonces, en este caso, cualquier viaje fuera de la política para esos 3 viajeros irá a Matt para ser aprobado. También ofrecemos una integración floja, que acelera las aprobaciones en un 80% enviando notificaciones a los administradores de cualquier nuevo viaje para aprobar. ¡Soñador!
En última instancia, puede elegir cuánto control desea en sus reservas de viajes de negocios. ¿Quieres aprobar cada viaje? ¡Absolutamente bien! ¿Está contento de que las reservas de viajes que están en la política se aprueben automáticamente? ¡Excelente!
También ofrecemos la flexibilidad de configurar diferentes aprobaciones para partes interesadas específicas. Por ejemplo, si desea que todas las reservas de hotel y tarifas aéreas de C-Suite se aprueben automáticamente, su proceso de aprobación se vería así dentro de TravelPerk:
Las aprobaciones de viajes automatizadas le brindan lo mejor de ambos mundos: control total de su presupuesto sin microgestión. También le ahorran mucho tiempo a su empresa al eliminar la necesidad de verificar cada viaje individual si se encuentra dentro de la política. Y a su vez, esto aumenta la satisfacción de los empleados.
También puede modificar las aprobaciones de viaje en cualquier momento en la configuración de su cuenta dentro de TravelPerk. Dándole completa flexibilidad y control sobre su presupuesto de viajes de negocios.
Políticas de viaje personalizadas
TravelPerk también le brinda la oportunidad de establecer diferentes políticas de viajes de negocios para diferentes miembros de su organización. En general, solemos recomendar mantener sus políticas de viajes corporativos lo más simples y directas posible. Pero si necesita establecer diferentes reglas para diferentes equipos, para ayudar a mejorar el cumplimiento de la política de viajes, TravelPerk lo hace realmente fácil.
Por ejemplo, es posible que deba establecer diferentes costos de viaje, clases de asientos de cabina y costos de habitaciones de hotel para su equipo ejecutivo en comparación con el resto de su empresa.
Este es un ejemplo de lo fácil que es esto con TravelPerk:
Visibilidad total de gastos de viaje
¿Está notando que está gastando más de lo debido en su presupuesto de viajes de negocios pero no está seguro de cómo? No eres el único.
Con las sofisticadas herramientas de generación de informes de TravelPerk, puede ver fácilmente en tiempo real dónde se gasta el presupuesto y quién cumple con la política de viajes de la empresa.
¿Su equipo de marketing sigue ignorando su programa de viajes y reservando viajes en el último momento, lo que hace que gaste de más en vuelos que podrían haber sido la mitad del precio? ¿O sus equipos de ventas gastan demasiado presupuesto en taxis cuando podrían usar el transporte público? Con los informes de TravelPerk, su administrador o equipo de finanzas puede categorizar los informes por departamento, equipo, servicio de viaje y más para que pueda monitorear fácilmente el comportamiento de los viajeros y detectar tendencias de viaje como esta para adelantarse a su presupuesto.
Reserve una demostración hoy para explorar cómo TravelPerk hace que los viajes de negocios sean más fáciles de administrar brindándole más flexibilidad, control total de sus gastos y ahorrándole dinero al ofrecer el inventario de viajes más grande del mercado. Descubra por qué miles de empresas en todo el mundo confían en nosotros.
