Busque en Google ‘agencia de viajes de negocios cerca de mí’ y se le presentarán miles de opciones. Sin embargo, las que aparecen en las primeras posiciones de los motores de búsqueda como “agencias de viajes corporativas cerca de mí” no significa que ofrezcan los servicios de viajes adecuados para sus necesidades de gestión de viajes de negocios. La pregunta es, ¿cómo elegir el correcto?
Reservar viajes corporativos con una agencia de viajes de negocios cerca de mí es la mejor opción, ¿verdad?
Es posible que tenga la tentación de elegir una agencia de viajes de negocios local y física debido a su proximidad a su ubicación y acceso a asesores de viajes. Sin embargo, reservar y gestionar viajes de negocios ha evolucionado más allá de depender de agencias de viajes físicas y agentes de viajes.
Las plataformas en línea, como TravelPerk, han revolucionado la administración de viajes de negocios, con compañías de viajes corporativos en todo el mundo ahora accesibles desde donde se sienta con solo hacer clic en un botón. Reservar y administrar viajes corporativos es más fácil que nunca. Internet y el desarrollo de aplicaciones de viajes de negocios han mejorado la industria de los viajes corporativos.
Gestores de viajes y viajeros igualmente ahora tienen acceso a una mayor variedad de agencias de viajes de negocios, que ofrecen más opciones de viaje a un costo menor y con soporte las 24 horas. Las agencias de viajes de negocios modernas trabajan más allá de las 9 a 5 horas tradicionales asociadas con los proveedores de viajes tradicionales para brindarles a los viajeros corporativos una solución mientras están en movimiento.
Con esto en mente, echemos un vistazo más de cerca a los atributos que aportan las agencias de viajes de negocios modernas:
#1 – Facilidad de reserva y opciones de ruta
En comparación con las empresas de gestión de viajes tradicionales (TMC), las agencias modernas mejoran la experiencia de reserva de viajes de negocios. Las agencias de viajes físicas tienden a reservar vuelos o trenes, organizar alojamiento, organizar el alquiler de automóviles y otros aspectos de los viajes de negocios en su nombre. Sin embargo, esto tiene limitaciones, generalmente menos opciones de viaje, opciones de ruta limitadas y procesos de reserva que consumen mucho tiempo.
El tiempo dedicado a organizar viajes de negocios con una agencia física puede ser extenso porque cada etapa del viaje, el alojamiento y otros aspectos de un viaje de negocios deben reservarse por separado.
Luego está todo el papeleo con el que tiene que lidiar que llega por correo electrónico, ya sean confirmaciones de reserva, facturas de múltiples proveedores o itinerarios, que luego deben organizarse y estar listos para un viaje. Estas tareas son mayores si está reservando un viaje en grupo.
Con TravelPerk, el proceso de reserva para todos los aspectos de su viaje de negocios es más rápido, más eficiente y se puede realizar todo en un solo lugar con sencillas herramientas de reserva en línea. Además, tendrá acceso a una gama más amplia de vuelos y trenes. Si necesita reservar un viaje de larga distancia, puede planificar la ruta más corta si necesita tomar vuelos o trenes de conexión.
#2 – Rentabilidad
Las TMC tradicionales tienden a trabajar con proveedores preferidos. Como tal, a menudo recomendarán a estos proveedores porque les garantiza una comisión más alta. Sin embargo, esta no es necesariamente la solución más rentable para su empresa o para quienes viajan para representar a su organización, especialmente cuando desea mantener bajos los costos de viaje.
Con menos opciones, las agencias de viajes de negocios físicas cercanas a usted no siempre le brindan las mejores tarifas ni le permiten aprovechar ofertas de viaje exclusivas. Una plataforma moderna le brinda acceso a una gama más amplia de vuelos y opciones de alojamiento para elegir. Además, puede encontrar mejores ofertas u ofertas exclusivas en tarifas aéreas o viajes en tren, hoteles o Airbnb y alquiler de automóviles.
TravelPerk lo equipa para recopilar datos de viajes en tiempo real para controlar los gastos y administrar los gastos de viajes de negocios para garantizar que todo se mantenga dentro del presupuesto y se adhiera a su política de viajes corporativa. Tal supervisión le permite crear informes sobre viajes de negocios y monitorear el retorno de la inversión de los viajes realizados.
#3 – Cumplimiento de la política de viajes
La correspondencia con las empresas tradicionales de gestión de viajes de negocios suele ser un correo electrónico o una llamada telefónica. Esto significa que no hay garantía de que los arreglos de viaje cumplan al 100% con su programa de viajes corporativos. Si los empleados están haciendo sus propios arreglos, ¿puede estar seguro de que se mantienen dentro de los presupuestos descritos en su política?
Si su política de viajes de negocios establece que todas las reservas de viajes de negocios requieren aprobación, ¿buscan sus empleados los permisos necesarios antes de confirmar su viaje? Como administrador de viajes, los arreglos realizados por correo electrónico o por teléfono que usted desconozca pueden dar lugar a una infracción de la política y, tal vez, a un descuido de la gestión de riesgos.
#4 – Soporte humano rápido, 24 horas al día, 7 días a la semana
Es probable que las empresas físicas de gestión de viajes de negocios cercanas a usted tengan horarios de trabajo restringidos. Esto significa que fuera del horario de oficina, los tiempos de espera para una respuesta pueden ser más largos. En una emergencia de viaje, esto está lejos de ser ideal. Incluso aquellos que redirigen las llamadas a un centro de llamadas fuera del horario de atención son un poco impredecibles porque la persona al otro lado del teléfono probablemente sea solo un administrador de llamadas de terceros.
Una empresa moderna de administración de viajes corporativos puede ofrecer soporte las 24 horas en múltiples frentes, ya sea a través de una función de chat en la aplicación, correo electrónico o por teléfono. Esto asegura que los viajeros de negocios nunca se queden varados cuando más necesitan apoyo.
Además, los viajeros pueden recibir alertas con actualizaciones sobre problemas que afectan sus planes de viaje y hable con expertos en viajes sobre cómo hacer arreglos alternativos, rápido.
#5 – Transparencia total
La reserva de viajes de negocios con una agencia de viajes corporativa tradicional puede estar sujeta a una variedad de costos adicionales e incluso tarifas ocultas. Hay muy poca flexibilidad si necesita cancelar o modificar sus arreglos de viaje porque es probable que se le cobre por cada cambio que desee realizar. Si firma un contrato con una TMC tradicional, es muy poco lo que puede hacer con respecto a estos cargos adicionales.
Una empresa moderna de administración de viajes de negocios le brinda mayor libertad, flexibilidad y control sobre los arreglos de viaje y claridad sobre los gastos de viaje. Los términos y condiciones del servicio tienden a ser mucho menos rígidos y no tiene que preocuparse por pagar tarifas por hacer cambios en sus planes de viaje o por la retención de reembolsos si tiene que cancelar un viaje de negocios.
¿Por qué elegir TravelPerk?
TravelPerk está diseñado específicamente para respaldar la administración de viajes corporativos y los viajeros de negocios, lo que significa que estamos mejor equipados para satisfacer las necesidades de viaje de su empresa que las TMC físicas. Algunas de las características de TravelPerk incluyen:
- FlexiPerk, que le brinda la solución de viajes de negocios más flexible que jamás haya existido. Puede reservar cualquier vuelo, hotel, automóvil o tren a cualquier precio y cancelarlo en cualquier momento. No se hicieron preguntas. Cualquier parte de un viaje de negocios se puede reembolsar rápidamente, ya sea un vuelo, un hotel, un tren o un alquiler de automóvil para brindarle la mejor experiencia de administración de viajes posible.
- Recuperación del IVA, ayudándote a evitar largos y complicados procesos de recuperación del IVA y ahorrándote hasta un 20 % de tu presupuesto anual de viajes.
- GreenPerk, que lo equipa para reducir las emisiones con datos, establecer objetivos de emisiones de viajes y trabajar con soluciones de compensación de carbono.
