Los últimos años han sido una lección de por qué reunirse cara a cara es crucial para la mayoría de las empresas. Desde la adquisición de clientes hasta la gestión de equipos muy dispersos, 86% de los trabajadores encuestados afirmaron sentirse viajar era esencial para tener éxito en su papel.
Ansiosas por mantener su ventaja competitiva, las organizaciones se han apresurado a poner a sus equipos de nuevo en marcha. Solo en el primer trimestre de 2022 se registraron más reservas de viajes corporativos que en la mitad de 2021.
Pero no es fácil. Ahorrar dinero en viajes de negocios requiere el esfuerzo de todos los empleados, no solo un nuevo enfoque de alto nivel. Desde el gerente de finanzas que busca recuperar los costos anuales, pasando por el gerente de viajes empantanado con los detalles y queriendo complacer a sus compañeros de trabajo, hasta el viajero cansado que puede sentir la necesidad de gastar más en caso de apuro: este es un esfuerzo de equipo.
Hemos reunido una lista de formas claras y útiles para que todo su equipo participe.
1. Obtenga acceso a un inventario de vuelos mejor y más bajo
Una de las mejores formas de comenzar a reducir los costos de viaje de inmediato es obtener un mejor inventario de vuelos.
Las empresas que utilizan agentes de viajes corporativos o reservan en sitios web diseñados para viajes de placer se están perdiendo mucho.
Reservar con mucha anticipación, reservar en el último momento, usar aerolíneas económicas como EasyJet y Norwegian… los consumidores tienen toneladas de trucos bajo la manga para ahorrar dinero en viajes, y cuando las empresas están atrapadas en soluciones de viajes corporativas antiguas, entonces carecen de oportunidades de costo. ahorros.
Ahora, las empresas también tienen un truco bajo la manga: TravelPerk. TravelPerk ofrece el inventario más grande del mundo para reservar tarifas corporativas en un solo lugar al integrar cientos de las mejores redes de viajes.
2. Fomentar la flexibilidad de viaje
Ya sea que el empleado esté visitando a un cliente o trabajando en una nueva oficina, puede haber cierta flexibilidad en las fechas del evento. Cuando un gerente de viajes, gerente de oficina o asistente ejecutivo está reservando un nuevo viaje para un empleado, necesitan saber si hay algún margen de maniobra. Y casi siempre lo hay.
Cuando los empleados soliciten nuevas reservas, ya sea en un formulario de solicitud estándar o por correo electrónico para nuevas reservas, solicite 3 llegadas y salidas en orden de preferencia para que los empleados puedan dar opciones por adelantado.
Descubrir ese margen de maniobra puede significar un ahorro de hasta un 50 % en vuelos y hoteles. Mejor aún, permitir que los empleados reserven su propio viaje a través de una herramienta de reserva corporativa ayudará a los viajeros a obtener más visibilidad y control, lo que les permitirá optimizar su agenda para ahorrar dinero sin tener que enviar y recibir correos electrónicos.
Sin embargo, incluso con la mejor organización, los planes a veces cambian. Las reuniones con los clientes se cancelan o se reprograman, los empleados se enferman. Una solución como FlexiPerk ofrecida por TravelPerk brinda a los viajeros corporativos las políticas de cancelación más generosas disponibles.
Con FlexiPerk, el 100% de los arreglos de viaje son reembolsables. Los viajeros pueden cancelar sus planes con un solo clic hasta dos horas antes de la salida, sin hacer preguntas. Garantizando un reembolso mínimo del 80 % y ahorrando a las empresas una media del 40 % en comparación con otras tarifas flexibles, los gestores de viajes y los equipos financieros nunca más tendrán que preocuparse por perder grandes sumas de dinero por cambios de última hora.
3. Elabore una política de viajes corporativos
Tener una política de viajes corporativos es crucial. Sin estos parámetros, un empleado no puede saber si su itinerario previsto se encuentra dentro del presupuesto y otras expectativas de la empresa.
Conocer el alcance completo de lo que debe incluirse en una política de viajes exitosa puede ser un desafío. En TravelPerk, hemos creado una plantilla personalizable que puede ayudarlo a implementar una política de viajes corporativos en minutos, pero, en general, las políticas de viajes corporativos deben describir la posición de la empresa en elementos como;
- Gastos de viajes de negocios aprobables para viajes aéreos, alojamiento, alquiler de automóviles y otros medios de transporte.
- Reglas sobre los empleados que reservan vuelos en clase económica frente a clase ejecutiva.
- El proceso de aprobación para reservar hoteles, boletos de avión y otros arreglos terrestres para viajes corporativos.
- Gastos diarios permitidos y si se proporcionará una tarjeta de crédito empresarial.
- Procesos de reembolso y reporte de gastos.
Las políticas de viajes corporativos deben ser claras, concisas y de fácil acceso. Pero como toda política de empresa, necesitan crecer y adaptarse a las necesidades del negocio.
Gracias a herramientas en línea como TravelPerk, los administradores de finanzas y viajes ahora pueden incorporar sus políticas de viaje en el proceso de reserva en dispositivos móviles y de escritorio; ayudando a automatizar el proceso de aprobación.
Con el 72 % de los empleados millennial contentos de reservar sus propios planes de viaje de negocios, las aprobaciones automáticas facilitan que los empleados se mantengan dentro del presupuesto mientras disfrutan de la autonomía sobre sus arreglos.
4. Sea claro sobre el cumplimiento
Al integrar las políticas de viajes corporativos en el proceso de reserva y automatizar los sistemas de aprobación, TravelPerk ha podido ayudar a las organizaciones alcanzar un Tasa de cumplimiento del 95 % con su plataforma de reservas online.
Con una herramienta de reserva en línea, los gerentes de finanzas y viajes pueden establecer procesos de aprobación claros. Tal vez todavía quiera tener ojos en cada itinerario. O tal vez le guste que los viajes dentro de su política de viajes se aprueben automáticamente para asegurarse de obtener el mejor precio y liberar tiempo para los ocupados gerentes. Independientemente del nivel de control que desee, puede establecer flujos de trabajo sencillos con solo unos pocos clics.
Sin embargo, todavía habrá algunos viajes de negocios que quedan fuera del alcance de cualquier política de viajes. Por ejemplo, a veces los viajes con poca antelación simplemente no se pueden evitar. Un cliente clave convoca una reunión de crisis o el equipo de ventas tiene la oportunidad de conocer a un cliente potencial.
Los procesos automatizados pueden ayudar con la aprobación de estos arreglos de viaje fuera de la política. En lugar de relegar los itinerarios a los rincones de una bandeja de entrada, una herramienta de reserva en línea puede señalar los viajes que no cumplen con el personal pertinente a través de canales de holgura dedicados.
5. Simplifique su ahorro de IVA
Si su organización está registrada para pagar el IVA, puede ahorrar mucho en sus gastos de viaje. Dependiendo de su jurisdicción fiscal, las tarifas aéreas, las habitaciones de hotel y otros medios de transporte terrestre pueden compensarse como gastos de viaje de negocios.
Sin embargo, el proceso de recuperación del IVA suele ser un aspecto complicado y lento de la gestión de viajes. Tratar de deshacer los gastos diarios de sus empleados y cobrar los recibos del IVA puede ser una pesadilla. Muchas empresas terminan perdiendo al reclamar gastos legítimos y los ahorros que generan. Como dueño de un negocio, no hay nada más frustrante que perder ingresos innecesariamente. Una calculadora de IVA puede ayudarlo a determinar cuánto podría reclamar.
En TravelPerk, agilizamos el proceso de recuperación del IVA para usted, ayudándole a ahorrar hasta un 20 % en sus costos anuales de viajes de negocios gracias a nuestros informes detallados y a la práctica calculadora de IVA. Solicite una demostración hoy y vea cuánto puede ahorrar su organización.
6. Manténgase al tanto de las tendencias de gasto en viajes
El conocimiento es poder. Así como un consumidor que busca ahorrar dinero en su presupuesto familiar necesitará saber qué categorías de gastos se están tragando sus ingresos, una empresa necesita comprender qué aspectos de los viajes de negocios están moviendo la aguja más que otros.
Aquí hay algunas preguntas que tal vez quiera hacer:
- ¿Qué viajeros están acumulando la mayor cantidad de gasto?
- ¿Qué mejoras se pueden hacer en los costos de transporte al aeropuerto, tarifas de wifi, etc.?
- ¿Qué cambios deben realizarse en el cuarto trimestre para mantener el presupuesto de viaje anual para el equipo X?
Todas las empresas quieren optimizar su presupuesto de viajes corporativos y adquirir los datos para ayudar no debería ser difícil.
Utilice una herramienta de reserva de viajes que se integrará con su solución de gastos y generará informes automáticamente para minimizar la carga de tiempo de los empleados. Luego use estos datos para identificar tendencias y optimizar su presupuesto a lo largo del tiempo. Puede identificar qué ciudades y viajes necesitan presupuestos más bajos y cuáles justifican un mayor gasto, para aumentar la equidad y controlar el gasto total en viajes.
7. Abogue por el uso de transporte público o compartido cuando sea posible
Un gasto de viaje que es muy común y fácil de cortar de raíz es conducir en las grandes ciudades. Alentar a los empleados a tomar el transporte público en lugar de conducir y pagar tarifas de estacionamiento exorbitantes o tomar un taxi es mejor para sus resultados y para el medio ambiente.
Cuando los empleados se dirigen a un evento desde el mismo lugar, no hay necesidad de transporte por separado. Si el transporte público no es una opción, hacer que Uber organice varios autos es bastante fácil.
No siempre es posible tomar estas medidas, pero siempre que pueda, debe persuadir a sus equipos para que no desperdicien el dinero de la empresa en gastos de viajes de negocios innecesarios.
Esto nos lleva muy bien al número 8…
8. Sea transparente y ofrezca incentivos para mantenerse dentro del presupuesto
Al reducir los costos de viaje, es importante reducir el dolor para los empleados. Para que se sientan involucrados en el esfuerzo, necesitan saber el “POR QUÉ”.
Por ejemplo, una empresa remota que realiza retiros presenciales anuales podría necesitar comunicar a los empleados por qué los viajes para asistir a conferencias deben ser lo más económicos posible, de modo que el retiro anual sea una experiencia más placentera para todos.
Habrá un “POR QUÉ” diferente en cada empresa. Si aumentar la transparencia no es tan relevante, quizás los incentivos ayuden. Cuando están facultados para otorgar bonificaciones como almuerzos de equipo o puntos de millaje a aquellos que se mantienen dentro del presupuesto, los administradores de viajes pueden ayudar a recortar el presupuesto de una manera creativa.
9. Sea inteligente para ahorrar en alojamiento
Si la política de su organización se basa principalmente en unas pocas cadenas hoteleras favoritas, podría estar perdiendo grandes ahorros en sus gastos de viaje. La diversificación y la consideración de diferentes opciones, como Airbnb, pueden ser más rentables y brindar una mejor experiencia de viaje para sus empleados. Especialmente para estadías más largas, muchos viajeros de negocios pueden preferir tener acceso a una cocina para poder comer de manera más saludable, o desear tener más espacio para trabajar que el que tradicionalmente se encuentra en una habitación de hotel.
Con TravelPerk, nuestro equipo de conserjería puede ayudarlo con las reservas de Airbnb. Hacer que sea más fácil mantenerse dentro del presupuesto, seguir cumpliendo y darle a su equipo más flexibilidad con sus arreglos de viaje. Compare la estadía de una semana en su cadena hotelera favorita con el alquiler de un apartamento, y es posible que se sorprenda gratamente con los ahorros.
Pero los alquileres de Airbnb no son adecuados para todos los viajes de negocios. Es posible que no haya opciones disponibles en su destino, o que el costo de una estadía corta esté a la par con los hoteles locales. En estos casos, podría ser más rentable negociar una tarifa de habitación corporativa o concentrarse en acumular recompensas de viajes con una tarjeta de crédito o un programa de fidelización de hoteles, especialmente si viaja al mismo lugar con regularidad.
Alternativamente, los administradores de viajes pueden reducir sus cargas de trabajo ocupadas y ahorrar dinero a sus organizaciones mediante el uso de una empresa de administración de viajes con acuerdos con cadenas hoteleras. En TravelPerk, tenemos el mayor inventario de alojamiento disponible, además, nuestros usuarios pueden cargar sus tarifas negociadas actuales en nuestra plataforma.
Por último, ahorrar dinero en viajes es un esfuerzo de equipo.
Al pensar de manera holística y descubrir cómo cada empleado puede ayudar, es posible ahorrar dinero mientras se realizan todos esos viajes críticos para el negocio.
Tanto si es un administrador de viajes que planifica para toda una organización, un equipo de finanzas centrado en los resultados de su empresa o un jefe de operaciones que busca procesos internos más fluidos, TravelPerk puede ayudarlo a optimizar todos los aspectos de los viajes corporativos.
