8 consejos para ahorrar dinero en tu próximo evento de equipo

¿Es usted el planificador de eventos de su departamento o de toda su organización? Encontrar una fecha, seleccionar un lugar y organizar actividades puede ser un desafío serio, especialmente con un presupuesto limitado. Con las empresas apretándose el cinturón a medida que superamos las incertidumbres económicas, hay menos dinero disponible para las reuniones de equipo. Pero como los compañeros de trabajo pasan cada vez más tiempo trabajando fuera de la oficina, nunca ha sido más importante reunir a todos.

Si bien esas pequeñas charlas de agua pueden parecer frívolas, la interacción en persona es vital por varias razones. Desde la unión del equipo hasta el reconocimiento del arduo trabajo de los colegas, invertir en unir equipos, cara a cara puede generar beneficios significativos en el compromiso y la retención de los empleados. Pero, ¿qué consejos y trucos puede usar para hacer que su presupuesto haga un esfuerzo adicional? En TravelPerk, reunimos nuestros 8 mejores trucos para ahorrar costos para que los planificadores de viajes corporativos reduzcan los gastos y optimicen la gestión de eventos para su próxima reunión de equipo. ¡Vamos a sumergirnos!

Tus fechas pueden marcar la diferencia

Algo tan sencillo como la época del año en la que organiza su próximo evento puede tener un gran impacto en su presupuesto. Las primeras empresas remotas, en particular, pueden necesitar grandes arreglos de viaje para reunir a sus equipos, y viajar fuera de los períodos pico podría reducir significativamente los costos. Evitar los meses de verano podría cambiar drásticamente la cantidad que necesita gastar en pasajes aéreos y reservas de hotel.

Si bien junio, julio y agosto son los meses más populares para los viajeros de ocio, las vacaciones de invierno también pueden hacer que los precios se disparen y la disponibilidad disminuya. Los días de semana de abril, mayo, septiembre y octubre suelen ser buenos para los viajes de negocios, ya que los empleados vuelven a la oficina después de sus vacaciones y hay opciones más rentables de alojamiento y transporte disponibles para reservas de grupos.

Centrarse en la flexibilidad

Si los últimos años nos han enseñado algo, ¡tener una política de cancelación generosa es crucial! Los viajes de negocios siempre han estado llenos de circunstancias inesperadas. Ya sea que se posponga la reunión con el cliente o que el empleado se enferme antes de su viaje, los gerentes de viajes conocen desde hace mucho tiempo los inconvenientes que pueden surgir al tratar de cancelar en el último minuto o reclamar el costo de sus itinerarios al seguro.

Antes de reservar cualquier vuelo o transporte, verifique si sus tarifas no son reembolsables o si existe una opción más flexible. Las políticas de cancelación de alojamiento también pueden variar enormemente, así que consulte con su proveedor si es posible una política más generosa con un depósito no reembolsable.

Los servicios como FlexiPerk de la solución de gestión de viajes TravelPerk permiten a los viajeros cancelar sus planes de viaje hasta dos horas antes de la salida sin hacer preguntas y con un reembolso mínimo del 80 % garantizado. Los viajeros pueden cancelar itinerarios directamente en la plataforma TravelPerk o comunicarse con un humano real en atención al cliente en solo 15 segundos, 24/7, 365 días al año.

Revisa tu lugar

Elegir un lugar apropiado para el evento se reduce a algunos factores vitales.

• ¿Cuántas personas estás reuniendo?
• ¿Cuál sería una ubicación conveniente que reduzca la cantidad de viajes para la mayoría de los participantes?
• ¿Cuál es el propósito de este evento? ¿Qué tipo de espacios para reuniones podría necesitar?

Como pronto veremos, si desea reunir a sus empleados para crear vínculos de equipo directos, permanecer localmente con algunas actividades en la sede central podría ser una excelente opción para ahorrar dinero. Sin embargo, si está organizando un evento más grande, es posible que necesite arreglos más amplios.

Un hotel puede ser un mejor telón de fondo si necesita un espacio para conferencias y alojamiento para los empleados. Muchas marcas de renombre tienen esquemas de lealtad que brindan a los miembros puntos y beneficios adicionales por alquilar sus espacios para eventos. Si eres un equipo más pequeño, Airbnb tiene fantásticas opciones rentables con su gama de lugares inspiradores diseñados pensando en reuniones corporativas.

Sea creativo con las actividades

¡Las sesiones de formación de equipos no tienen por qué costar mucho dinero! El objetivo del juego es hacer que los empleados se sientan apreciados y que hablen como equipo. Entonces, si bien puede sentir la presión de extenderse demasiado, a veces las ideas más simples pueden ser las más efectivas.

Hay muchas actividades de formación de equipos de bajo costo, incluidas varias que puede organizar en la oficina para mantener el gasto bajo. Ya sea un día de deportes de la vieja escuela o una cena de equipo estilo buffet, con un poco de creatividad y ayuda, puede asegurarse de que todos se diviertan sin arruinarse, y esto nos lleva muy bien a…

Haz que todos participen

Como dice el viejo refrán, “nadie es una isla”, ¡y no tienes que enfrentarte a todo solo! Por varias razones, puede ser beneficioso pedirles a los colegas que colaboren con la organización. Además de aliviar la carga de su lista de tareas pendientes, delegar tareas puede brindarle nuevas ideas y otro par de ojos para detectar posibles obstáculos. Además, pedirles a los compañeros de trabajo que manejen las decoraciones o creen una lista de reproducción increíble hará que la gente hable y genere entusiasmo en torno a su evento.

Saltar o reducir el botín

Si bien a todos nos encantan los buenos obsequios, puede ser fácil exagerar y desperdiciar valiosos presupuestos de eventos en artículos que sus equipos solo pueden usar una o dos veces. Si los obsequios de la empresa son una parte no negociable del evento de su equipo, todavía hay formas de ahorrar. Si bien hacer que su evento de regalos de marca sea específico puede parecer un regalo elegante, solo agrega un costo innecesario.

En su lugar, mantenga sus artículos prácticos y simples para que pueda comprarlos al por mayor y reutilizarlos para otros fines. Por ejemplo, se pueden regalar elegantes cuadernos con el nombre de su empresa a los nuevos empleados durante su proceso de incorporación o entregarlos en exposiciones o conferencias.

Obtenga otras formas de ROI

Ahorrar dinero no se trata solo de reducir sus costos. Piense fuera de la caja y podrá maximizar aún más el ROI en el evento de su equipo. En estos días el contenido es el rey. Designar a un miembro del equipo para capturar los mejores momentos puede formar contenido útil para las redes sociales y los esfuerzos de reclutamiento de su organización.

Para destacar, haga un esfuerzo adicional y grabe entrevistas breves con los empleados. Pídales que describan brevemente el evento y cómo se sienten trabajando para su empresa. ¡Nunca habrá una mejor oportunidad para capturar su entusiasmo en una película y mostrar a los posibles candidatos el grupo especial al que podrían unirse!

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Gastar dinero en los servicios de una empresa de gestión de viajes puede parecer contradictorio, pero puede ser la forma más efectiva de reducir costos y mejorar la experiencia de viaje para sus eventos corporativos. Con inventarios expansivos, las TMC tienen acceso a los mejores contratos de la industria y mayor poder para negociar descuentos grupales. Además de obtener tarifas especiales, el uso de los servicios de viaje puede ahorrarles horas a los empleados al permitirles organizar vuelos, alojamiento y transporte en una plataforma fácil de usar.

Además de proporcionar un proceso simplificado para reservar viajes de equipo, soluciones como TravelPerk ahora ofrecen herramientas de planificación de eventos dedicadas. Eliminando la molestia de organizar su programa de viajes, su plataforma puede ayudar a los coordinadores a reservar viajes para varios miembros del equipo para un evento, realizar un seguimiento de las inscripciones y difundir los detalles necesarios con solo unos pocos clics. Además, gracias a la función de etiquetado fácil de usar, los administradores de viajes pueden realizar un seguimiento de todos los costos relacionados con un solo evento en tiempo real en un informe recopilado.

¡Tristemente, todos aprendimos de la manera difícil que los planes pueden cambiar! Pero con una solución de gestión de viajes, no tendrá que llamar o enviar correos electrónicos frenéticos a sus viajeros corporativos para actualizarlos. A través de una sencilla aplicación móvil, los empleados reciben notificaciones en tiempo real sobre cualquier cambio de itinerario o problemas de seguridad para su viaje. Además de estas valiosas herramientas, los usuarios de TravelPerk pueden ahorrar hasta un 25 % en sus gastos de viaje con la solución de IVA fácil de usar.

¿Quiere ver cómo el uso de la gama de herramientas de TravelPerk puede transformar la planificación de eventos y los viajes corporativos para su organización? Comuníquese y hable con nuestros equipos para una demostración hoy.