Como sabrán muy bien los gerentes de viajes y los profesionales de recursos humanos, varios elementos intervienen en la coordinación de un evento de equipo exitoso. Encontrar una fecha adecuada, obtener tarifas aéreas, hacer reservas de hotel para grupos y organizar el transporte son solo el comienzo de los desafíos que se enfrentan al planificar eventos de equipo.
En los últimos años, las empresas han cambiado a nuevas formas de trabajar. Con más empleados trabajando de forma remota, reunir a los equipos para fomentar la pertenencia y abordar ciertas tareas cara a cara nunca ha sido más importante.
Los eventos de equipo pueden tomar muchas formas. Desde conferencias hasta retiros de la empresa, reuniones de trabajo en equipo y sesiones de lluvia de ideas fuera del sitio, en el mundo laboral híbrido, hay muchas razones adicionales por las que los equipos necesitarán viajar para reunirse en persona.
Con los viajes en equipo en aumento, ¿cómo pueden los planificadores asegurarse de que los gastos no se salgan de control? Como con cualquier evento, puede establecer un presupuesto, pero con tantos empleados en tránsito, es fácil que surjan costos inesperados. Entonces, ¿cómo puede ahorrar dinero en los eventos de su equipo y aprovechar los descuentos especiales para grupos que se ofrecen?
6 consejos para obtener descuentos en viajes grupales para su próximo evento de equipo
Planifique con anticipación
Puede sonar simple, pero planificar su evento con la mayor anticipación posible puede tener un impacto dramático en el resultado final. Las aerolíneas, el transporte y el alojamiento cobran una prima a los viajeros que eligen reservar en el último minuto. Con varios miembros del equipo en el camino, hacer que su grupo reserve tarde en el día puede consumir rápidamente su presupuesto y desperdiciar valiosos recursos que podría gastar en otros elementos de su evento de equipo.
Sea estratégico
Al planificar las fechas del evento de su equipo, vale la pena ser estratégico, especialmente si sus planes incluyen la reserva de vuelos para los empleados. La investigación sugiere que las tarifas aéreas entre semana son más baratas, siendo el martes el mejor día para buscar los precios de boletos más bajos.
La época del año de su evento también puede tener grandes implicaciones para los costos de transporte y alojamiento. Evitar los períodos que suelen estar ocupados para los viajeros de ocio puede reducir significativamente sus gastos de viaje y ampliar sus opciones de alojamiento.
Los meses más rentables para los viajes corporativos son las fechas entre semana en abril, mayo, septiembre u octubre. Estos meses evitarán la subida de precios de las vacaciones y verán a los hoteles más incentivados para ofrecer tarifas de grupo.
Se Flexible
Cuando se trata de eventos corporativos, vale la pena ser flexible. Alguien se enferma o necesita tomar un período inesperado de ausencia. Hay una gran variedad de razones por las que seguramente tendrá al menos una cancelación cuando reúna a un grupo grande.
Si bien las políticas de cancelación han sido más generosas en los últimos años, ahora es crucial prestar atención a la letra pequeña. Optar por tarifas flexibles siempre es sensato, pero las aerolíneas y los proveedores de alojamiento a menudo dan prioridad a estas opciones. Además, como pueden atestiguar muchos gerentes de viajes, puede pasar horas en espera tratando de cambiar sus arreglos de viaje.
Soluciones como FlexiPerk de TravelPerk simplifican la planificación de viajes en grupo al ofrecer las tarifas más flexibles del mercado. Los viajeros corporativos pueden cancelar sus planes sin preguntas hasta 2 horas antes de la salida y recibir un reembolso garantizado de al menos el 80% de sus costos. Además, con FlexiPerk, no tendrá que esperar durante horas. Los viajeros pueden cambiar sus itinerarios en el panel sencillo o hablar con un experto en viajes en solo 15 segundos, 24/7, 365 días al año.
FlexiPerk le ofrece los viajes de negocios más flexibles de la historia. Usted paga una pequeña tarifa además de su reserva y si sus planes cambian, puede cancelar hasta dos horas antes y obtener un reembolso mínimo del 80% de su viaje. No se hicieron preguntas.
Promover el transporte público
Si el evento de su equipo se lleva a cabo cerca de su sede, cuando corresponda, aliente a los empleados a evitar alquilar automóviles o tomar un taxi y optar por el transporte público. Esto no solo es mejor para la huella de carbono de su evento, sino que también puede comprar boletos de ahorro para grupos para trenes y autobuses en la mayoría de las ciudades importantes. Pero por razones de seguridad, asegúrese de que los miembros del equipo sepan que pueden tomar un taxi si necesitan viajar solos a altas horas de la noche.
Trabaja inteligentemente y no duro
Como mencionamos anteriormente, reservar viajes para eventos de equipo puede llevar mucho tiempo sin las herramientas adecuadas. Las soluciones de gestión de viajes como TravelPerk pueden ayudar a los gerentes a optimizar el proceso de reserva al integrar las políticas de viaje de la empresa y automatizar las aprobaciones. Con estas herramientas, los gestores de viajes y los viajeros corporativos pueden ahorrar mucho tiempo. Eliminando la necesidad de navegar a través de varios navegadores, los usuarios pueden reservar vuelos, alojamiento, alquiler de coches y billetes de tren en una plataforma fácil de usar.
¿Estás planeando un gran evento? La herramienta de gestión de eventos de TravelPerk puede ayudar a realizar un seguimiento de las confirmaciones de asistencia de su equipo y compartir los detalles del itinerario en masa con solo hacer clic en un botón. Además, con la solución de TravelPerk, es más fácil mantener seguros a los asistentes, con visibilidad en tiempo real y notificaciones instantáneas para cualquier actualización de seguridad o de itinerario.
Aprovecha las tarifas corporativas
Desde millas de viajero frecuente hasta estadías gratuitas en hoteles, alquileres de automóviles de negocios y cuentas de viajes compartidos, los descuentos en viajes de negocios vienen en muchas formas y tamaños. Inscribirse en programas de viajes con descuentos corporativos no solo puede ahorrarle dinero, sino que también puede mejorar la experiencia de viaje de sus equipos.
Los hoteles y las aerolíneas a menudo ofrecerán un trato preferencial e incentivos para los miembros del club de lealtad. Pertenecer a estos programas puede otorgar beneficios a sus viajeros corporativos, como un número de teléfono especial de atención al cliente o check-in acelerado en el aeropuerto. Pero acumular millas o la cantidad de noches para beneficiarse de las tarifas corporativas puede ser más complicado para las empresas más pequeñas. Utilizar los servicios de una empresa de gestión de viajes (TMC) puede ayudarlo a saltarse la fila.
Las TMC tienen amplias redes en la industria de viajes y negocian tarifas corporativas con hoteles en nombre de las empresas. TravelPerk, por ejemplo, tiene el mayor inventario de servicios de viajes del mercado y los usuarios pueden aprovechar más de 26.000 tarifas especiales al elegir hoteles en su plataforma. Además, en promedio, las empresas pueden ahorrar un 20 % adicional en gastos de viaje gracias a su solución de recuperación del IVA.
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