Si usted es alguien que viaja regularmente por trabajo, es posible que le hayan pedido que pague los viajes de negocios por adelantado con su propio dinero anteriormente. ¡Sentimos tu dolor!
No creerías cuántas empresas piden a sus empleados que hagan esto. No solo es un gran inconveniente para usted, sino que también puede ser perjudicial de múltiples maneras para la empresa en cuestión.
Desafortunadamente, no hay reglas contra las empresas que hacen esto, pero hay soluciones.
Sin embargo, antes de discutirlos, profundicemos en por qué este es un problema tan grande.
¿Por qué es esto un problema?
Según nuestra propia experiencia, las empresas que no cuentan con una solución de gestión de viajes a menudo piden a los empleados que paguen los gastos de viaje de negocios por adelantado de su propio bolsillo. Para usted, el viajero de negocios, y para las empresas que operan de esta manera, esto puede causar todo tipo de problemas.
Para viajeros de negocios
Inconveniencia
Seamos realistas, pagar los boletos de avión, los boletos de tren, las habitaciones de hotel, el transporte terrestre y otros costos de viaje genera todo tipo de estrés.
Primero tienes que perder el tiempo buscando opciones de reserva que estén dentro de la política de gastos de tu empresa. Luego, debe realizar un seguimiento de cuáles son sus gastos reales, organizar las facturas y, probablemente, enviar un informe de gastos. Luego, debe esperar a que los recursos humanos confirmen el reembolso de sus gastos y le reembolsen.
Todo esto consume un tiempo valioso que podría estar utilizando para hacer el trabajo real.
Presión financiera
Cuando su empleador le pide que pague los gastos relacionados con el negocio con sus fondos personales, también puede causar una presión financiera no deseada y, a veces, inmanejable.
¿Qué sucede si no puede pagar de su bolsillo estos gastos en ese momento? Los viajes de negocios no suelen ser baratos. Boletos de avión, autos de alquiler, comida, gastos imprevistos como propinas y taxis. Todo suma, y especialmente en los últimos tiempos con la inflación y la crisis del costo de vida, es completamente razonable si simplemente no tiene el dinero en su cuenta bancaria para pagar los viajes corporativos por adelantado de manera regular.
Usar su tarjeta de crédito personal/avances en efectivo para pagar los viajes relacionados con el trabajo puede no ser una opción por varias razones, por lo que claramente esta práctica de pagar los viajes de negocios de su bolsillo no es ideal para los empleados.
También puede ser perjudicial para las empresas.
Por negocios
Ineficiente
Ya sea una pequeña empresa o una gran corporación, hacer que los empleados paguen los viajes de los empleados y cubrir sus gastos más adelante es ineficiente.
Esto implica la contabilidad de numerosas facturas de varios empleados, y los gerentes de finanzas a menudo tienen que perseguir a los empleados individuales para cada factura. Esta es una enorme pérdida de tiempo. Tiempo que podría dedicarse a cosas mucho más importantes (y rentables).
Hacer cumplir la política de la empresa
Si los empleados de una empresa están reservando sus propios viajes en sitios web de consumidores, puede ser muy difícil para la empresa hacer cumplir correctamente su política de viajes de la empresa. Es probable que los empleados a veces elijan tarifas aéreas y habitaciones de hotel demasiado caras y vayan más allá de la política de viaje establecida.
Esto puede provocar muy fácilmente que se supere el presupuesto asignado para viajes de negocios.
(Des)satisfacción de los empleados
Como probablemente sepa, todos los problemas relacionados con el uso de su propio dinero para fines comerciales pueden causar una gran insatisfacción.
Si las empresas quieren mantener a sus empleados felices y cómodos, deben comenzar a hacer las cosas de manera diferente.
Una mejor solución para todos
Si le molesta tener que pagar los viajes de negocios por adelantado y quiere hacer algo al respecto, probablemente sea mejor que acuda a su gerente con una solución preparada. Uno que lo beneficiará tanto a usted como a su empresa de varias maneras. He aquí por qué TravelPerk es la opción perfecta:
- TravelPerk es un solución moderna de grado de consumidor para gestionar todos los aspectos de los viajes de negocios. Reservas, administración, informes, gastos y todo lo demás, todo está cubierto con TravelPerk.
- Su empresa puede configurar fácilmente su política de viajes con TravelPerk estableciendo las reglas y los procesos dentro de la plataforma. Esto significa que todas las opciones de reserva fuera de la política de viajes de su empresa estarán claramente marcadas. Todavía podrá elegir estas opciones si lo desea, pero deberá obtener la aprobación de la persona adecuada dentro de su empresa para hacerlo. Todo esto se puede hacer a través de la plataforma TravelPerk, lo que le facilita hacer siempre reservas con las que su empresa esté satisfecha.
- TravelPerk le permite a su administrador de viajes ver, rastrear y administrar fácilmente todos los datos de los viajeros de la compañía en tiempo real. Esto significa que ya no tendrás que enviar correos electrónicos de un lado a otro ni perder tu precioso tiempo.
- Facturación centralizada también permite facturas instantáneas después de cada reserva e informes personalizados que detallan todos los gastos del viajero. Así que perseguir facturas individuales será cosa del pasado.
- Con el inventario de servicios de viaje más grande del mundo, TravelPerk garantiza que su empresa siempre obtendrá las mejores tarifas corporativas del mercado. Asi que tu empresa ahorra dineroy obtendrá una selección inigualable de opciones de transporte y alojamiento.
- Entre otros beneficios, si su empresa elige TravelPerk como su solución de gestión de viajes, ¡nunca más tendrá que pagar los viajes de negocios de su propio bolsillo!
Si desea obtener más información sobre cómo TravelPerk puede facilitarle la vida y hacer que su empresa sea más eficiente y rentable, no dude en solicitar una demostración hoy.
