En el acelerado mundo de los viajes corporativos, las empresas han confiado durante mucho tiempo en la experiencia de los agentes de viajes corporativos para administrar sus programas de viajes de manera efectiva. Sin embargo, a medida que la industria evoluciona, los viajes corporativos consultores han ganado cada vez más popularidad.
Exploremos las distintas responsabilidades de un consultor de viajes corporativos, resaltemos las diferencias entre un consultor de viajes corporativos y un agente de viajes, y discutamos el camino para convertirse en un consultor de viajes corporativos. Lo más importante es evaluar si un asesor de viajes corporativos es la mejor opción para su compañía.
¿Qué es un asesor de viajes corporativos?
Un consultor de viajes corporativos es un profesional de la industria empleado por una empresa para supervisar y optimizar su programa de viajes de negocios. Estos expertos trabajan en estrecha colaboración con los viajeros y la gerencia para garantizar que todas las actividades relacionadas con los viajes se alineen con los objetivos, las políticas y los requisitos presupuestarios de la empresa.
Mientras que los agentes de viajes corporativos se centran principalmente en la ejecución de los arreglos de viaje, los consultores de viajes corporativos asumen un papel más estratégico y de asesoramiento.
¿Qué hace un asesor de viajes corporativos?
Los consultores de viajes corporativos poseen un conjunto diverso de habilidades para abordar los aspectos multifacéticos de la gestión del programa de viajes de una empresa. Sus responsabilidades van más allá de la simple reserva de vuelos y alojamiento.
Profundicemos en algunas de las tareas clave realizadas por estos consultores:
- Elaboración de políticas y procedimientos de viaje: Los consultores de viajes corporativos desarrollan políticas y pautas integrales que rigen los viajes de los empleados. Estas políticas garantizan la coherencia, la rentabilidad y el cumplimiento de las normas legales y de seguridad, así como las necesidades de viaje de la empresa.
- Negociación de contratos: Con su experiencia en la industria y sus habilidades para establecer contactos, los consultores de viajes corporativos establecen asociaciones con aerolíneas, hoteles y otros proveedores de viajes para asegurar tarifas competitivas y condiciones favorables para su empresa. Estos contratos negociados pueden reducir significativamente los gastos de viaje.
- Análisis de datos de viaje: Los consultores de viajes corporativos aprovechan las herramientas de análisis avanzadas para analizar los datos de viajes e identificar oportunidades de ahorro de costos. Al monitorear los patrones de viaje, las tendencias de gastos y las métricas de desempeño, pueden hacer recomendaciones informadas para optimizar el programa de viajes.
- Garantizar el cumplimiento de la política: Es responsabilidad de los asesores de viajes corporativos educar a los empleados sobre las políticas y pautas de viaje de la empresa. Trabajan en estrecha colaboración con los viajeros, brindando orientación y apoyo para garantizar el cumplimiento de estas políticas y maximizar los beneficios del programa de viajes.
- Proporcionar informes de viaje e información de datos: Al generar informes completos de viajes, los consultores de viajes corporativos ofrecen información valiosa sobre los gastos de viaje, las tasas de cumplimiento y el comportamiento de los viajeros. Estos informes ayudan a la gerencia a tomar decisiones basadas en datos e identificar áreas de mejora.
¿Cuál es la diferencia entre un asesor de viajes corporativos y un agente de viajes?
Si bien los términos “asesor de viajes corporativos” y “agente de viajes” a veces se usan indistintamente, existen distinciones cruciales entre estos roles. Un agente de viajes, a menudo empleado por una agencia de viajes o una empresa de gestión, se centra principalmente en ejecutar los arreglos de viaje para los clientes. Se encargan de tareas como:
- Organización de pasajes aéreos
- Reserva de hoteles
- Alquiler de coches
- Visas y seguro médico
- Cumplimiento de la política de viajes y deber de diligencia
- Gestión de reembolsos
- Asistencia con cuestiones relacionadas con el viaje durante el viaje.
Por otro lado, un consultor de viajes corporativos asume un papel más estratégico y de asesoramiento dentro de una empresa. Son responsables de administrar todo el programa de viajes, incluido el desarrollo de políticas, las negociaciones con los proveedores, el análisis de datos y garantizar el cumplimiento de las políticas por parte de los empleados durante sus viajes de negocios.
Si bien puede haber cierta superposición de responsabilidades, un consultor de viajes corporativos ofrece un alcance más amplio de experiencia y actúa como socio estratégico de la empresa.
¿Cómo convertirse en un asesor de viajes corporativos?
Convertirse en un consultor de viajes corporativos requiere una combinación de habilidades, conocimientos y experiencia. Si bien no existe un camino único para ingresar a este campo o los requisitos se ven en todas las descripciones de trabajo, aquí hay algunos pasos para ayudarlo a seguir una carrera como consultor de viajes corporativos:
- Adquirir la educación y la formación pertinentes: Un título o diploma en viajes y turismo, administración de empresas o un campo relacionado puede proporcionar una base sólida. Considere inscribirse en cursos especializados o certificaciones que se centren en la gestión de viajes corporativos.
- Obtenga experiencia en la industria: Los puestos de nivel de entrada en la industria de viajes, como un agente de viajes o un coordinador de viajes, pueden proporcionar información valiosa y experiencia práctica en la gestión de los arreglos de viaje. Esta experiencia lo ayudará a comprender las complejidades de los viajes corporativos y desarrollar habilidades esenciales.
- Desarrollar fuertes habilidades de comunicación y negociación: La comunicación efectiva es crucial cuando se trata de varias partes interesadas, incluidos los viajeros, los proveedores y la gerencia. Mejore sus habilidades de negociación para asegurar contratos favorables y construir asociaciones duraderas.
- Manténgase actualizado con las tendencias de la industria: La industria de los viajes corporativos está en constante evolución. Manténgase informado sobre las tecnologías emergentes, las plataformas de gestión de viajes y las mejores prácticas de la industria. Asista a conferencias de la industria y participe en asociaciones profesionales relevantes para expandir su red y mantenerse al tanto de los últimos desarrollos.
¿Es utilizar los servicios de un asesor de viajes la mejor opción para mi empresa?
Si bien los asesores de viajes corporativos ofrecen una variedad de ventajas, es importante evaluar si sus servicios se alinean con las necesidades y preferencias de su empresa.
En los últimos años, un número cada vez mayor de empresas ha optado por plataformas de gestión de viajes, como TravelPerk, para optimizar sus procesos de viaje. Esto se puede ver en el crecimiento esperado del mercado de software de gestión de viajes, que se prevé que alcance los 5933 millones de dólares estadounidenses en 2028, frente a los 2314 millones de dólares estadounidenses de 2021.
Estas plataformas brindan los mismos servicios que un asesor de viajes, además de servicios adicionales que incluyen la negociación de tarifas corporativas, el suministro de información de datos, la garantía de un mejor cumplimiento de la política de viajes de la empresa y el apoyo al viajero.
TravelPerkpor ejemplo, ofrece numerosos beneficios a las empresas, entre ellos:
- negociando tarifas corporativas con aerolíneas y hoteles para asegurar opciones rentables.
- Accediendo a la mayor inventario de alojamientos corporativosincluyendo habitaciones de hotel, a los mejores precios, todo dentro de una única plataforma.
- Proporcionar integral informes de viaje y análisis de datos para optimizar su programa de viajes de negocios.
- Ofreciendo un herramienta de reserva fácil de usar que simplifica el proceso para los empleados: ¿quién sabía que la creación de itinerarios, la gestión de los costos de viaje y la mejora de la experiencia de viaje se podían hacer con un solo proceso simple?
- Definición y automatizando su lineamientos de la política de viajes y flujo de trabajo de aprobación para un mejor cumplimiento.
- ayudando con apoyo al viajeroincluida la reorganización del transporte y el asesoramiento sobre medidas de seguridad para viajes nacionales e internacionales.
- Tus empleados también tienen una línea directa para contactar con nuestros equipo de atención al cliente para asistencia inmediata, los 365 días del año, 24/7.
En última instancia, la elección entre un asesor de viajes y una plataforma de gestión de viajes depende de los requisitos específicos, el presupuesto y el nivel de control deseado de su empresa sobre el programa de viajes. Evalúe cuidadosamente las opciones y seleccione la solución que mejor se alinee con sus objetivos comerciales.
