Todos hemos escuchado el término “fuera del sitio” antes. Probablemente incluso hayamos asistido a varias reuniones externas del equipo a lo largo de nuestra vida profesional. Son una parte fundamental e integral de lo que significa ser parte de un equipo. Nos ayudan a alinearnos con nuestras visiones y objetivos, crecer juntos como equipo, conocer a otros miembros del equipo y, lo que es más importante, formar la base de lo que estaremos trabajando para el próximo año.
Eso no es tan diferente para los equipos de liderazgo. Casi todos los equipos de gestión de todo el mundo dedican uno o dos días al año a reunirse y planificar el futuro de su empresa.
¿Qué hacen los equipos de liderazgo en un ejecutivo fuera del sitio?
Al igual que otras reuniones de equipo, el equipo ejecutivo trabajará en su visión estratégica, abordará problemas clave, dedicará algo de tiempo al trabajo creativo en equipo e incluso asignará un espacio para la formación de equipos. Sin embargo, la conclusión es que las reuniones fuera del sitio para los equipos de liderazgo se centrarán en el panorama general. Tendrá un alcance mucho más amplio que las reuniones de gestión programadas con más regularidad que suelen tener lugar in situ. A menudo representan la principal oportunidad para que la alta dirección se haga un espacio de tiempo específico solo para esto.
Por lo general, abordarán algunas de las preguntas más importantes para el negocio. ¿En qué dirección se dirige la empresa? ¿La cultura de nuestra empresa está creciendo y formándose junto con nosotros? ¿Hacia dónde estamos dirigiendo a esta empresa de aquí a los próximos 5 o 10 años? Estas reuniones tratan de mirar más allá del horizonte y conceptualizar una visión del futuro que dará forma a la toma de decisiones prácticas en los meses y años venideros.
¿Cómo se puede crear un liderazgo fuera del sitio con un impacto duradero?
¿Cómo es un trabajo externo exitoso para los equipos de liderazgo? Se trata de algo más que elegir el hotel adecuado y las fechas perfectas. Desea organizar una reunión externa para su equipo de liderazgo que tendrá un efecto duradero y generará las conversaciones adecuadas que producirán los resultados que desea. Entonces, ¿cómo puedes hacer eso?
1. Sepa lo que esta reunión necesita lograr
Incluso antes de comenzar a planificar su ejecutivo fuera del sitio, comprenda qué necesita el liderazgo o el equipo de gestión para lograrlo. En general, estos sitios externos tienden a enfocarse en la planificación estratégica a corto, mediano y largo plazo, pero la apariencia real variará de un miembro del equipo a otro. Por eso, tu primer paso siempre debe ser sentarte con cada persona para entender sus necesidades y expectativas.
2. Establece tu plan de acción
Una vez que haya entendido lo que sus asistentes esperan de esta reunión tan importante, configure una lista de verificación de tareas. ¿Qué es todo lo que necesita hacer para que este fuera del sitio sea una realidad? Estos son solo algunos ejemplos:
- Lugar y comodidades – dependiendo de los objetivos que delineaste para este evento, deberás encontrar el espacio correspondiente. Por ejemplo, si lo que quiere el equipo de liderazgo es centrarse con láser en sesiones de lluvia de ideas y resolución de problemas, necesitará un hotel o un Airbnb con una sala de conferencias cómoda. Si el equipo también quiere agregar un poco de trabajo en equipo, deberá asegurarse de que su lugar pueda acomodar eso.
- Transportación – descubrir cómo llevar al equipo cómodamente hacia y desde el lugar puede ser complicado. Si bien desea una ubicación inspiradora, tampoco desea que sea una molestia para ellos ir y volver.
- Alojamiento – este es otro gran ejemplo de una herramienta para ayudarte a alcanzar las metas que te propongas. Por ejemplo, organizar una reunión externa en un Airbnb con muchos espacios comunes es una excelente manera de fomentar la unión del equipo.
3. Desarrolle una agenda cuidadosa fuera del sitio
Como con todo, la agenda de su reunión debe basarse en los objetivos que su equipo de liderazgo quiere lograr. Puede crear una agenda detallada compuesta de “bloques de conversación”, cada uno dedicado a un tema diferente. Además, su agenda debe incluir los objetivos de cada espacio, no solo los plazos y los oradores. Al dejar en claro lo que se debe lograr en cada sesión, su agenda actúa como un facilitador para una reunión impulsada por objetivos.
También puede ser útil proporcionar a los asistentes una herramienta como Miro que les dé acceso a plantillas para diferentes marcos. Cosas como una tabla DAFO, una matriz BCG o un lienzo esbelto son solo algunos ejemplos de herramientas útiles para hacer que cada sesión sea más procesable.
4. Asigne un moderador de sesión a cada discusión
A menudo, cuando se reúnen en persona, las conversaciones animadas pueden convertirse en un caos, independientemente de quién esté involucrado. Puede ser muy fácil salirse del tema o dirigir inconscientemente la conversación hacia un tema que una persona quiera discutir más. Designar a un moderador para cada sesión de entre su grupo de asistentes ayudará a mantener la conversación relevante y encaminada.
Esta persona también puede ser responsable de asegurarse de que todas las opiniones se escuchen en la misma medida, que se cubran todos los temas planificados y que todos los datos relevantes se presenten de manera oportuna. También pueden ayudar a mantener el impulso de una discusión en particular o bloquear un tema que sería mejor discutirlo en otro momento.
5. Ayuda a tu equipo de liderazgo a preparar su contenido
Es fundamental que cada miembro del equipo directivo esté preparado para este offsite. Si está planeando el evento y organizando la agenda, es lógico que necesite ayudar a coordinar su contenido. Es probable que para cada sesión, un miembro diferente del equipo dirija la conversación y, como tal, requerirá mensajes claros y tal vez incluso ayudas visuales.
Ahora, no tienes que ser tú quien realmente escriba el contenido para ellos. Muchos miembros del equipo de liderazgo prefieren hacer esto ellos mismos o mantenerlo entre un pequeño grupo de colaboradores. Dicho esto, una parte integral de la planificación de un liderazgo exitoso fuera del sitio es asegurarse de que todos sepan lo que se espera de ellos y estén listos para aportar su contribución a la mesa.
¿Está planeando un equipo de liderazgo fuera del sitio pronto?
Si se le ha encomendado la tarea de planificar una reunión externa para su equipo de liderazgo pronto, puede ser difícil saber por dónde empezar. Cada vez son más las empresas que organizan eventos presenciales para unir a las personas en un mundo pospandemia. Si desea ayuda para comenzar, no dude en comunicarse con nosotros o solicitar una demostración pronto.
