Los viajes de negocios son una industria enorme. Se prevé que el gasto mundial en viajes de negocios alcance los 1,47 billones de dólares estadounidenses para 2026, según Statista. Pero, ¿en qué se gasta este dinero?
Cuando piensa en los centros de costos de viajes de negocios, puede imaginarse reservar viajes aéreos, hoteles, restaurantes y lugares para eventos. Sin embargo, esto es solo la punta del iceberg: también puede haber costos de gestión significativos relacionados con la planificación de viajes.
Con la inflación aumentando el costo de los viajes, los gerentes de finanzas y los gerentes de viajes buscan cada vez más formas de ahorrar costos.
Muchas empresas eligen invertir en soluciones de automatización para modernizar sus programas de viajes de negocios. Una herramienta de software eficaz puede agilizar el proceso de planificación de viajes, ahorrando tiempo y dinero.
Y aquí es donde entra en juego la contratación de viajes:
¿Qué es la contratación de viajes de negocios?
“Adquisición” significa abastecimiento y obtención de bienes y servicios para una empresa. En resumen, significa comprar algo que una empresa necesita, desde materias primas hasta suministros de oficina, hardware o software.
El proceso de adquisición implica:
- Comprender los requisitos de su empresa
- Comprender los requisitos legales o reglamentarios
- Planificación de la compra
- Investigando diferentes proveedores
- Seleccionar una opción
- Gestión de presupuestos y pagos.
Diferentes partes interesadas pueden ser responsables de los servicios de adquisición de viajes de negocios. Algunas empresas tienen un gerente de adquisiciones dedicado. En otras empresas, la responsabilidad puede recaer en un gerente de viajes, un administrador, un gerente de finanzas, un gerente de recursos humanos o una combinación de estos.
La adquisición de viajes puede implicar la reserva de viajes de negocios y la organización de viajes directamente, pero también podría implicar la elección de una empresa de gestión de viajes o una herramienta de software.
Las herramientas de reserva de viajes facilitan mucho el proceso de planificación de viajes de negocios. Pueden ayudarlo a ahorrar dinero a través de descuentos exclusivos en viajes corporativos y opciones de reserva flexibles. También pueden ayudarlo a hacer cumplir y administrar políticas de viaje, organizar reservas e informes de gastos, todo en un solo lugar, y ofrecer información basada en datos para optimizar los gastos de viaje.
Al adquirir una herramienta de reserva de viajes para su organización, asegúrese de considerar:
Necesidades de viaje de la empresa
¿Con qué frecuencia los miembros del equipo de la empresa viajan por negocios? ¿Y qué tipos de viajes son estos: reuniones, conferencias, fuera del sitio o reubicaciones, por ejemplo?
Según las necesidades de su empresa, es posible que necesite diferentes tipos de soluciones de planificación de viajes. Por ejemplo, si su empresa organiza muchos eventos o fuera de las instalaciones, se beneficiará de una solución como TravelPerk Events. Usando la plataforma, puede hacer reservas, administrar asistentes, compartir itinerarios y comunicar cambios, todo en un solo lugar.
Si sus viajeros necesitan cambiar o cancelar sus planes con frecuencia, busque una solución como el programa FlexiPerk de TravelPerk. Pague una pequeña tarifa en cada viaje y puede hacer que cada viaje sea reembolsable. Los viajeros pueden cancelar en cualquier momento hasta dos horas antes del viaje y recuperar el 80 % o más del costo del viaje.
Y si a menudo tiene invitados que se unen a sus empleados en viajes de negocios (como miembros de la familia, cónyuges, clientes o socios), asegúrese de que su plataforma ofrezca una opción de perfil de invitado. De esta forma, los administradores pueden administrar los viajes de esas personas externas, o se les puede otorgar acceso limitado a la plataforma sin ver información confidencial de la empresa.
Experiencia de usuario y atención al cliente
Cuando busque una plataforma de gestión de viajes o una herramienta de reserva en línea, elija una opción que ofrezca una interfaz de usuario moderna con la que los viajeros se sientan cómodos. Esto los alentará a seguir usando la plataforma, mientras mejora la experiencia del viajero.
De la misma manera, querrá asegurarse de que el equipo de atención al cliente de la plataforma esté a la altura. Deben poder ofrecer atención al cliente en los idiomas que necesita para todos los viajeros, y deben tener altos estándares de atención al cliente.
Con TravelPerk, puede recibir atención al cliente en la aplicación las 24 horas del día, los 7 días de la semana, de humanos reales (no bots), con un tiempo de respuesta de 15 segundos.
Obligación de cuidar
La atención al cliente rápida y eficaz también es esencial para cumplir con su deber de diligencia y sus obligaciones de gestión de riesgos. Los viajeros deben poder comunicarse fácilmente con alguien en caso de una emergencia. También deben tener acceso a la información de viaje esencial y a las notificaciones de riesgos durante el viaje.
Además, debe poder rastrear dónde están, para que pueda actuar rápidamente si necesitan ayuda y garantizar la seguridad del viajero.
Inventario
Su proveedor debe ofrecer un inventario suficiente con muchas opciones de vuelos, alquiler de automóviles y alojamiento. También deben ofrecer precios que se ajusten a sus necesidades y presupuesto al reservar un viaje.
Asegúrese de que el inventario de su herramienta de reserva incluya las opciones que son más importantes para su empresa, como boletos de tren si su programa de viaje incluye muchos viajes nacionales o pasajes aéreos si reserva viajes internacionales con frecuencia.
Sostenibilidad
Si su empresa está trabajando para lograr objetivos de sostenibilidad corporativa, su software de viajes de negocios debería ayudarlo a alcanzarlos. Algunas herramientas de reserva ofrecen compensación de carbono e informes directamente dentro de la plataforma (TravelPerk hace esto con el programa GreenPerk). De esta manera, puede asegurarse de que su organización viaje de manera sostenible y cumpla con sus objetivos de reducción de emisiones.
Información basada en datos
Trate de encontrar una herramienta que ofrezca un panel de análisis, para que pueda comprender cómo, cuándo y dónde viaja la gente. Con acceso a datos sobre patrones de viaje, podrá:
- Encuentre y reduzca las ineficiencias
- Identificar oportunidades de ahorro de costos.
- Facilite el proceso de gestión de gastos de viaje y contabilidad
- Visualice las tendencias y preséntelas a las partes interesadas
Cumplimiento de la política
Finalmente, es útil elegir un servicio de viajes que automatice el cumplimiento de la política de viajes. Al automatizar las aprobaciones y agregar sus políticas de viaje directamente a la plataforma, puede garantizar el cumplimiento y al mismo tiempo brindar a los viajeros la libertad de elegir sus opciones de reserva preferidas.
ISi es responsable de la adquisición de viajes de negocios y desea probar TravelPerk, reservar una demostración gratuita para obtener más información y ver el software en acción.
