Las 5 mejores empresas de gestión de viajes de negocios en Escocia

Cualquier gestor de viajes que haya tenido que reservar y gestionar viajes de negocios sin la ayuda de una empresa de gestión de viajes (TMC) lo sabrá; No es una tarea fácil.

Buscando sin cesar el alojamiento apropiado en múltiples sitios web. Persiguiendo innumerables facturas de numerosos empleados. Asegurarse de que todos los empleados que viajan estén seguros en todo momento. La lista de responsabilidades sigue y sigue, ¡y ni siquiera hemos mencionado tratar de mantenerse dentro del presupuesto de viaje de su empresa todavía!

En esta guía encontrará una revisión de los Las cinco principales empresas de gestión de viajes de negocios en Escocia. También analizaremos brevemente los principales beneficios de utilizar una empresa de gestión de viajes y las características principales que debe tener en cuenta al elegir la empresa con la que trabajar.

¿Cuáles son los principales beneficios de utilizar una empresa de gestión de viajes?

Ahorrando dinero, ahorrando tiempo, manteniendo a los empleados seguros y satisfechos. Estos son los beneficios obvios que vienen con el uso de una empresa de gestión de viajes.

Estas son solo algunas de las formas en que las empresas modernas de gestión de viajes de negocios pueden ayudarlo a lograr estos beneficios:

• Negociar las mejores ofertas: Las empresas de administración de viajes pueden ayudarlo a reducir la cantidad que gasta negociando las mejores tarifas de viajes de negocios en su nombre. También pueden ayudarlo a formar asociaciones a largo plazo con aerolíneas y hoteles para ayudarlo a reducir los costos de viaje en el futuro.
• Informes detallados de viajes y gastos: Optimizar su presupuesto de viaje en función de viajes anteriores es una de las mejores maneras de reducir los costos de viajes de negocios. Las empresas de gestión de viajes proporcionan informes detallados de viajes y gastos para ayudarle a hacer precisamente eso. También centralizan todos sus datos de viaje en un solo lugar, lo que le brinda una visión más profunda del gasto en viajes y el rendimiento del programa de viajes.
• Ahorre tiempo con todo en un solo lugar: Las modernas empresas de gestión de viajes corporativos le permiten centralizar todos los procesos de viajes de negocios. Deben proporcionarle una única plataforma fácil de usar que le permita manejar todo, desde el cumplimiento de la política de reservas y viajes, hasta la gestión y facturación de la seguridad del viaje.
• Auto-reserva para mayor eficiencia: Las modernas plataformas de gestión de viajes permiten a sus empleados hacer sus propios arreglos de viaje. Esto significa que no habrá más ida y vuelta entre usted y varios empleados sobre lo que debe reservarse y por qué.
• Garantizar el cumplimiento de la política de viajes: Establece políticas de viaje por una razón; para reducir costos, agilizar procesos y mantener a los empleados seguros. Sin embargo, inevitablemente, los empleados a menudo hacen arreglos que quedan fuera de su política de viajes. Al utilizar una empresa de gestión de viajes, puede evitar que esto suceda, ya que su plataforma marcará o bloqueará cualquier reserva no autorizada.
• Seguridad y satisfacción de los empleados: Si desea mantener a sus empleados felices y libres de daños mientras viajan, cada viaje debe administrarse de manera eficiente y cuidadosa. Las empresas modernas de gestión de viajes ofrecen una amplia gestión de riesgos, atención al cliente e incluso soluciones de seguimiento de viajeros para que esto sea lo más fácil posible.

Características a tener en cuenta al elegir una empresa de gestión de viajes

Las empresas de gestión de viajes modernas pueden ayudarle a gestionar fácilmente todos los aspectos de los viajes de negocios de su empresa. ¡Pero no todas las soluciones de gestión de viajes son iguales!

Estas son las características principales que debe tener en cuenta al elegir su solución preferida:

• Amplios inventarios de viajes: Para satisfacer sus necesidades de viajes de negocios de manera consistente, una plataforma de gestión de viajes moderna debe ofrecer una amplia gama de opciones de viaje y alojamiento. Esto debería incluir la posibilidad de reservar diferentes modos de transporte, como trenes y coches de alquiler.
• Flexibilidad: Lamentablemente, las cancelaciones y los cambios de última hora son muy comunes en el mundo de los viajes de negocios, por lo que es esencial elegir una solución de gestión de viajes con opciones de reserva flexibles.
• Atención integral al cliente: Si las cosas salen mal en un viaje de negocios, usted o el viajero de negocios involucrado necesitarán el apoyo de su empresa de gestión de viajes. Si no puede comunicarse fácilmente con un ser humano real las 24 horas del día, los 7 días de la semana para resolver cualquier problema que surja, la atención al cliente que ofrecen no es lo suficientemente buena.
• Cobro centralizado de facturas: Una de las principales razones para utilizar una empresa de gestión de viajes es ahorrar tiempo y agilizar los procesos. Entonces, sea cual sea la solución que elija, debe consolidar todas sus facturas mensuales en una sola factura de proveedor.
• Capacidades de informes/datos: Los informes detallados de viajes/gastos y la representación intuitiva de datos son esenciales para identificar e implementar actividades de optimización de gastos. Las empresas de gestión de viajes modernas siempre deben proporcionar estas características.

Las 5 mejores empresas de gestión de viajes corporativos en Escocia

En función de los beneficios y las características discutidas anteriormente, a continuación se muestra nuestra selección de las cinco principales empresas de gestión de viajes corporativos en Escocia:

1. TravelPerk

TravelPerk ofrece una solución digital todo en uno eso te ayuda gestionar todos los aspectos de los viajes corporativos. Con TravelPerk, todo el proceso de reserva de viajes de negocios, de principio a fin, se cubre en una plataforma centralizada.

Además de la facilidad de uso que brinda este sistema centralizado, TravelPerk también tiene muchas otras características que lo distinguen:

• El inventario de viajes más grande del mundo para proveedores de vuelos y alojamiento.
• Políticas de viaje integradas y aprobaciones en la aplicación: esto incluye flujos de trabajo de aprobación y la capacidad de personalizar el nivel de rigurosidad para cada flujo de trabajo.
• FlexiPerk, una política de cancelación que le permite cancelar planes de viaje hasta dos horas antes de la salida con un reembolso garantizado de al menos el 80 %.
• Atención al cliente las 24 horas, los 7 días de la semana con humanos reales y una tasa de respuesta de 15 segundos.
• TravelCare, una solución de gestión de riesgos y seguridad en viajes que proporciona alertas de seguridad y visibilidad completa de todas las ubicaciones de los viajeros y los riesgos asociados.
• Facturación centralizada para todos los viajes de negocios, eliminando la necesidad de solicitudes de facturas y recordatorios.
• Informes flexibles, intuitivos y en tiempo real que cubren todos los aspectos de sus viajes de negocios, incluidos los gastos, las emisiones de carbono y más.
• Solución de recuperación de IVA rápida e indolora.
• Enorme catálogo de integraciones con software de terceros.
• TravelPerk Events, una solución de gestión de eventos que cubre todo, desde inauguraciones y eventos externos hasta fiestas, lo que permite que los equipos remotos e híbridos se conecten en la vida real.
• Compensación de carbono con GreenPerk: para ayudar a incorporar la sustentabilidad ambiental en su programa de viajes.

En general, la combinación de estas características crea una plataforma integral de gestión de viajes que puede satisfacer sin problemas las necesidades de viajes de negocios de cualquier empresa, grande o pequeña.

Para las empresas con sede en Escocia, la adquisición por parte de TravelPerk del especialista en viajes de negocios del Reino Unido, Click Travel, el año pasado, la convierte en una opción particularmente adecuada, ya que la plataforma ya se ha afianzado en el Reino Unido.

2. Viajes EQ

EQ Travel es una empresa de gestión de viajes corporativos fundada en 2011 y con sede en Dunfermline, Escocia.

Las características principales de EQ Travel incluyen:

• Reservas de vuelos, trenes, hoteles, apartamentos y automóviles.
• Plataforma de reservas en línea con la capacidad de integrar políticas de viaje.
• Un contacto de emergencia las 24 horas atendido por el equipo de EQ.
• Informes de gestión de viajes personalizados, incluidos informes de gestión de riesgos.
• Gestión de congresos y eventos.
• Viajes de incentivo (viajes recompensados ​​a los mejores empleados de su empresa).
• Viajes de ensayos clínicos.
• Servicios complementarios como alquiler de chóferes, divisas, ferries, pasaportes y visas, estacionamiento en aeropuertos, chárter de aviones y alquiler de jets privados.

EQ Travel ofrece muchas funciones útiles para reservar viajes, pero no es un servicio completo de gestión de viajes. No ofrece ninguna gestión de gastos o soluciones de facturación centralizada, ni características esenciales como cancelación flexible, recuperación de IVA, integración de software de terceros o un programa de compensación de carbono.

También utiliza Concur como su plataforma de auto-reserva, que ha recibido múltiples críticas en línea que indican que la interfaz de usuario no es fácil de usar.

3. Gestión de viajes de Stewart

Fundada en 1972, Stewart Travel Management es una experimentada empresa de gestión de viajes con sede en Glasgow.

Aunque no se centra únicamente en el sector de viajes de negocios, Stewart Travel Management todavía tiene mucho que ofrecer a sus clientes corporativos:

• Reservas de vuelos, hoteles, trenes, ferrys y automóviles.
• Plataforma global de emisión de boletos aéreos que ofrece los mejores precios en más de 900 aerolíneas en más de 51 países.
• Portal de reservas en línea con integración de política de viajes.
• Servicio de asistencia de urgencias 24 horas.
• Gerente de cuenta dedicado.
• Equipo dedicado a la gestión de conferencias y eventos.
• Informes de gestión personalizados, con datos de viajes posteriores al viaje bajo demanda.
• Soluciones de pago flexibles (incluyendo términos de crédito).
• Seguimiento de viajeros: Stewart Travel Management puede ubicar instantáneamente a todos los viajeros en un área específica y contactarlos por correo electrónico o mensaje SMS.
• Servicio de chófer, servicio de visado/pasaporte, salas VIP del aeropuerto, transfers y parking.
• Tarifas offshore y marítimas.

Stewart Travel Management viene con una gama decente de características, pero le faltan soluciones importantes como cancelaciones flexibles, recuperación de IVA y compensación de carbono.

4. The Travel Company Edimburgo

The Travel Company Edinburgh es una agencia de viajes independiente con más de 30 años de experiencia en la industria de viajes.

Ofrecen vacaciones de ocio y lunas de miel, así como servicios de gestión de viajes de negocios. Para las empresas, The Travel Company Edinburgh ofrece varias soluciones:

• Aire, hotel, tren, ferry y alquiler de coches.
• Administración de cuentas.
• Gestión de políticas de viajes (incluidas sugerencias sobre cómo mejorar el cumplimiento).
• Reuniones, incentivos, congresos y gestión de eventos.
• Seguimiento de viajeros — con servicio de emergencia 24/7.
• Información de gestión completa y multinivel disponible en línea, así como informes periódicos específicos.
• Evaluación del proceso de reserva.
• Ahorro de costos a través de la planificación e implementación de la reducción de costos.
• Facturación mensual: The Travel Company Edinburgh pagará todo en su nombre y le facturará una vez al mes. También pueden organizar devoluciones de facturas para comidas y servicios de hotel adicionales para que sus empleados no tengan que pagar por adelantado y luego reclamar los gastos.

The Travel Company Edinburgh tiene un enfoque amplio que incluye muchos servicios de viajes de placer, pero también ofrece muchas funciones para clientes corporativos. Sin embargo, si está buscando una solución digital todo en uno, no la encontrará aquí. The Travel Company Edinburgh no ofrece una única plataforma centralizada para la gestión y la reserva de viajes de principio a fin. El servicio que ofrecen es más un servicio tradicional fuera de línea.

5. Marca comunitaria de viajes

Con sede en Londres, Travel CTM se estableció en 1994 y se enfoca en diseñar soluciones de viaje personalizadas para sus clientes.

Las características principales de Travel CTM incluyen:

• Todos los modos de transporte cubiertos.
• Gerente de cuenta estratégica dedicado.
• Herramienta de reserva en línea fácil de usar con flujos de trabajo de aprobación incorporados e integración de políticas de viaje.
• Tecnología de viajes centrada en el cliente, incluida una conjunto de herramientas de viaje interconectadas.
• Manejo de eventos.
• Soporte de viaje de emergencia localizado fuera del horario de atención.
• Seguimiento de viajeros.
• Soluciones específicas de la industria: para viajes de eventos, viajes deportivos y viajes ERM (energía, recursos y marítimo).
• Informes y compensaciones de carbono.
• Informes de bienestar del viajero.

Travel CTM es una solución moderna de gestión de viajes corporativos con funciones útiles y personalizables. Sin embargo, la plataforma tiene integraciones de software de terceros limitadas, no puede garantizar el 100 % del cumplimiento de la política de viajes y no ofrece soluciones flexibles de cancelación/viaje.

Si tiene su sede en Escocia y está buscando una solución de gestión de viajes para ayudar a su empresa a prosperar, hay muchas buenas opciones disponibles. Si está buscando una solución completa, altamente calificada y de un extremo a otro, TravelPerk puede brindarle más que lo que necesita. Si desea obtener más información sobre cómo TravelPerk puede optimizar el programa de viajes de negocios de su empresa, solicite una demostración gratuita hoy.