Un auditor nocturno, el nombre común de un empleado que trabaja en la recepción durante la noche, desempeña un papel crucial para garantizar el buen funcionamiento de un hotel. Hoy en día, con los avances en tecnología y automatización, el papel del auditor nocturno ha evolucionado mucho. Los auditores nocturnos ya no pasan todo su turno conciliando pagos, equilibrando las finanzas del día y escaneando y compartiendo informes. En cambio, la tecnología ha automatizado la mayoría de esas tareas, liberando al auditor nocturno para que realice funciones más valiosas.
Tomemos, como un pequeño ejemplo, el proceso de entrega de folios. Hasta hace poco, el auditor nocturno era responsable de deslizar la factura final por debajo de la puerta de cada huésped que salía al día siguiente. El cumplimiento de la seguridad ha dejado obsoleta esa función, y ahora las publicaciones deben enviarse por correo electrónico a los invitados.
Lo que no ha cambiado es cuán esencial es el auditor nocturno para el éxito de una propiedad. Algunos de los muchos deberes clave del auditor nocturno del hotel incluyen:
- Registro de entrada y salida de invitados para los viajeros que llegan o salen durante el turno de la noche.
- Responder a las consultas de los huéspedes y responder a las preguntas o inquietudes de los huéspedes durante el turno de la noche para garantizar que cualquier problema se aborde con prontitud.
- Ejecución de informes nocturnos sobre ocupación de habitaciones, ingresos y otras métricas clave para proporcionar a la gerencia del hotel una visión general del desempeño financiero de la propiedad.
- Equilibrar las transacciones financieras, como transacciones con tarjeta de crédito y efectivo (si corresponde) de los huéspedes durante el día, asegurando que todos los registros financieros sean precisos.
El auditor nocturno no es un trabajo fácil. Este empleado no solo necesita vivir y trabajar en un horario completamente diferente al de la mayoría de las personas (en la mayoría de los casos, llegar a las 11 p. m. y trabajar hasta las 7 a. m.), sino que también debe tener sólidas habilidades de contabilidad y servicio al cliente para tener éxito. Según el tipo de propiedad y la ubicación, el auditor nocturno puede ser el único empleado en la propiedad durante varias horas durante la noche. Eso significa que, además de todas las responsabilidades del auditor nocturno, esta persona también debe tener confianza y sentirse lo suficientemente segura para trabajar sola.
Por ejemplo, digamos que el hotel está sobrevendido. El auditor nocturno no solo necesita lidiar con la logística de una propiedad con exceso de reservas, sino que también es probable que esta persona tenga que dar las malas noticias al huésped y, en consecuencia, llevarlo a otro hotel. Por lo tanto, las habilidades de servicio al cliente son primordiales.
Para una operación de 24 horas, la industria hotelera no podría sobrevivir sin el papel esencial del auditor nocturno. El auditor nocturno realmente prepara el hotel para el éxito durante la noche y durante todo el día siguiente.
El nuevo papel del auditor nocturno
Los auditores nocturnos claramente tienen un montón de tareas en sus platos. Ejecutar informes para el hotel es una de las tareas más críticas que maneja el auditor nocturno. Es importante garantizar la precisión de los registros financieros del hotel y proporcionar una instantánea del rendimiento de la propiedad. Sin embargo, las nuevas tecnologías están ayudando a los auditores nocturnos a completar informes en un tiempo récord, permitiéndoles concentrarse en otras tareas.
En el pasado, un auditor nocturno necesitaba ejecutar docenas de informes diferentes, la mayoría alojados en hojas de cálculo de Excel. Las herramientas digitales permiten gestionar informes con un solo clic, equilibrar automáticamente las finanzas y almacenar la información en la nube. Estas herramientas permiten a los auditores nocturnos distribuir información rápidamente a otros equipos, como contabilidad, recepción, gerente general, etc.
Ahora también es más fácil archivar informes para referencia futura. Las herramientas digitales permiten a los auditores nocturnos saltarse el paso de rellenar sobres de papel manila y encontrar lugares para almacenar informes y recibos impresos. Ahora, si ocurre una auditoría, ya no es necesario hurgar en el armario de almacenamiento para encontrar un recibo específico. Todo está en la nube y cualquier información necesaria para las auditorías se puede encontrar con un solo clic.
Estas herramientas no eliminan la necesidad del rol de auditor nocturno. Más bien, están mejorando el rol y haciendo que el auditor nocturno pueda concentrarse en otras responsabilidades importantes. Algunas tareas que el nuevo auditor nocturno puede hacer hoy incluyen:
- Prepare el desayuno para asegurarse de que los artículos clave estén listos para cuando llegue el primer turno.
- Combine perfiles de invitados superfluos dentro de los distintos sistemas operativos.
- Realice controles de seguridad en las instalaciones del hotel durante el turno de la noche para asegurarse de que todos los huéspedes y empleados estén seguros y protegidos.
- Filtre a los próximos invitados y comience los preparativos para las llegadas.
Superhéroes de Operaciones Hoteleras
El papel de un auditor nocturno de hotel es duro y desafiante, y requiere habilidades especializadas y la capacidad de realizar múltiples tareas. Los auditores nocturnos no solo tienen la tarea de quedarse despiertos toda la noche, verificar la precisión de varios informes y transmitir información a las partes correctas, sino que también tienen que tratar con los invitados por la noche. A menudo, estos invitados pueden haber experimentado retrasos en el viaje, lo que los vuelve más irritables. Así que ahora el auditor nocturno tiene la tarea de garantizar la precisión de los datos clave mientras está constantemente interrumpido y distraído.
Los auditores nocturnos juegan un papel vital para asegurar el éxito de un hotel durante la noche y durante el día siguiente. A medida que el proceso de auditoría diaria en los hoteles continúe evolucionando, estas personas tendrán la oportunidad de aumentar sus responsabilidades. Para operar de manera más eficiente, asegúrese de que sus auditores nocturnos estén armados con los recursos adecuados para realizar sus tareas en poco tiempo y una comprensión profunda de lo que pueden hacer para posicionar el turno de la mañana para el éxito.
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jason liberado
Evangelista de datos de hospitalidad
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