¿Quién se encarga de los viajes de negocios en su empresa? ¿Es el departamento de finanzas, un planificador de viajes o un administrador?
Si es un profesional de recursos humanos, es posible que la reserva de viajes de negocios no sea una de sus tareas diarias en el lugar de trabajo. Pero eso no significa que no debas involucrarte.
Como gerente de recursos humanos, es su responsabilidad garantizar la seguridad y el desempeño de los empleados y hacer que su empresa sea atractiva para los nuevos talentos. Los viajes de negocios están directamente relacionados con estas áreas.
Cuando se trata de incorporar una nueva herramienta para automatizar algunos aspectos de la gestión de viajes de negocios, los equipos de recursos humanos suelen ser una parte importante del proceso, especialmente si trabajan para una pequeña o mediana empresa. Los datos de TravelPerk muestran que en casi el 10 % de los casos, un profesional de recursos humanos es el punto de contacto entre nosotros y las empresas a las que servimos.
Siga leyendo para obtener más información sobre los viajes de negocios para los departamentos de recursos humanos.
¿Por qué los profesionales de recursos humanos deben participar en los viajes de negocios?
Mantener seguros a los empleados que viajan
Las empresas tienen el deber de cuidar a sus empleados. Cuando un empleado viaja por negocios, su seguridad se convierte en responsabilidad de su empleador.
Los programas de viajes de los empleados implican cierto nivel de riesgo. Si bien es de esperar que todo funcione sin problemas, siempre existe la posibilidad de que los viajeros pierdan sus documentos, se enfermen o sufran un accidente durante su viaje. Depende de los empleadores tomar precauciones para reducir la probabilidad de que ocurran estos incidentes y asegurarse de que se traten adecuadamente si suceden.
Así como la mayoría de los departamentos de recursos humanos tienen un plan para hacer frente a las emergencias (como un incendio en la oficina), también deben crear un plan para hacer frente a las emergencias en la carretera. Esto protegerá la seguridad y el bienestar de los viajeros, al tiempo que garantiza el cumplimiento legal.
Desarrollar la marca del empleador y aumentar el compromiso de los empleados
Los viajes de negocios influyen directamente en cómo se sienten los empleados acerca de sus trabajos. Un estudio de la Asociación Global de Viajes de Negocios (GBTA) reveló que casi el 80% de los viajeros de negocios norteamericanos dicen su experiencia de viaje de negocios afecta su satisfacción laboral general.
El mismo estudio también mostró que casi el 60% de los viajeros norteamericanos dicen la política de viajes de una empresa es un factor importante al considerar un posible nuevo empleador— por lo que las iniciativas de viajes de negocios también son clave para la contratación y la marca del empleador.
Los departamentos de recursos humanos deben conocer las políticas de viajes de negocios de su empresa para que puedan compartir información sobre esas políticas con los candidatos a un puesto.
También deben considerar cómo los viajes de negocios pueden afectar el compromiso de los empleados, la retención y la cultura de la empresa, ya sea positiva o negativamente (dependiendo de cómo se sientan los empleados acerca de sus experiencias de viaje y reserva).
Mantener el cumplimiento y el rendimiento
Los departamentos de recursos humanos también son responsables de monitorear el desempeño y el cumplimiento de los empleados. Desafortunadamente, puede haber situaciones en las que los viajeros de negocios no sigan la política de la empresa en lo que respecta a los gastos comerciales o los reembolsos. Si esto sucede, se debe informar a Recursos Humanos sobre el problema (y si hay una manera de evitar que suceda en primer lugar, mucho mejor).
Por otro lado, los viajes de negocios también pueden tener un impacto positivo en el desempeño de los empleados. El 84 % de los viajeros de negocios norteamericanos dicen la calidad de su experiencia de viaje de negocios afecta sus resultados en el trabajo, según la GBTA. En muchos casos, viajar puede aumentar la moral y el bienestar, mejorar las relaciones u ofrecer oportunidades de aprendizaje únicas que no están disponibles en la oficina.
Claramente, los viajes de negocios están relacionados con varios problemas relacionados con los recursos humanos. Por lo tanto, no sorprende que muchos profesionales de recursos humanos estén directamente involucrados en la adquisición de herramientas de gestión de viajes de negocios.
Si se le ha encomendado la tarea de elegir un proveedor de software de viajes de negocios para su empresa, es posible que no sepa por dónde empezar. Estas son algunas de las características más importantes que debe tener en cuenta:
Seguimiento de viajeros y gestión de riesgos
Para mantener seguros a sus viajeros, necesita saber dónde están. Algunas plataformas de gestión de viajes ofrecen seguimiento en tiempo real, para que pueda identificar la ubicación del viajero en caso de emergencia. TravelPerk ofrece una solución de gestión de viajes y riesgos, junto con actualizaciones y alertas instantáneas para ayudar a los viajeros a mantenerse seguros.
Su herramienta de gestión y reserva de viajes también debería permitirle comunicarse fácilmente con los viajeros en tiempo real, para que puedan mantenerlo informado sobre cualquier cambio (y viceversa).
Antes de viajar, es posible que desee realizar un evaluación de riesgos de viaje para asegurarse de que comprende los riesgos potenciales del viaje. Esto es especialmente importante en el caso de viajes internacionales, o en viajes donde se requieren vacunas o visas.
Atención al cliente rápida
Sus viajeros deben poder comunicarse con alguien si necesitan ayuda. Elija una plataforma que ofrezca atención al cliente las 24 horas, los 7 días de la semana, para que pueda cumplir con su deber de cuidado y optimizar la experiencia de los empleados. Si las personas necesitan hacer un cambio de viaje urgente o recibir ayuda en una emergencia, deberían poder contar con su empresa de gestión de viajes.
Gestión de políticas de viajes corporativos
Al permitir que sus viajeros de negocios hagan sus propias reservas de viajes, puede ofrecerles más libertad y comodidad. Pero, ¿cómo puede asegurarse de que sigan la política de la empresa?
Con una herramienta de software como TravelPerk, puede integrar sus políticas de viaje y el proceso de aprobación directamente en la plataforma. De esta manera, obtendrá un control total sobre el cumplimiento sin microgestión. Los viajeros pueden solicitar la aprobación directamente dentro de la aplicación y usted puede agregar restricciones para ayudarlos a reservar dentro de la política.
Flexibilidad
A veces, los viajeros pueden necesitar volver a reservar en el último minuto debido a una emergencia. Con soluciones de viaje flexibles, esto no tiene por qué significar perder el precio del pasaje aéreo u otros costos del viaje.
El programa FlexiPerk de TravelPerk le permite hacer que todos sus viajes sean totalmente reembolsables por un pequeño recargo. De esta forma, los viajeros pueden cancelar en cualquier momento hasta dos horas antes del viaje, y obtener un mínimo del 80% del viaje reembolsado. A largo plazo, esto puede conducir a importantes ahorros de costos y le dará a su empresa un mayor control sobre los gastos de viaje y el resultado final.
Para obtener más información sobre cómo TravelPerk puede ayudarlo a cumplir sus objetivos de recursos humanos para los viajes de negocios, reservar una demostración gratuita para ver el software en acción hoy.
