Si le resulta difícil controlar la administración de gastos de viajes de negocios (T&E), ¡no está solo!
Los procesos lentos de T&E afectan a todos en su negocio, desde los equipos financieros hasta los gerentes de viajes y los propios viajeros. Si tiene empleados que viajan a numerosas ciudades diferentes, su equipo de finanzas intentará frenéticamente rastrear innumerables vuelos, hoteles, transporte terrestre y vendedores de alimentos. Dado que los gastos de viaje varían de un mes a otro, sin las herramientas adecuadas, su organización corre el riesgo de realizar mucho trabajo manual que consume mucho tiempo y posibles errores de los procesos manuales.
En pocas palabras, cuando su equipo tiene menos papeleo con el que lidiar, puede concentrarse en iniciativas de mayor impacto.
En este artículo, lo guiaremos a través de pasos prácticos que lo ayudarán a ahorrar tiempo y automatizar sus procesos de administración de gastos.
Cómo acelerar la gestión de gastos para todos
Todos en su empresa merecen procesos de administración de gastos más rápidos, para que puedan dedicar menos tiempo a operaciones manuales y más tiempo a proyectos significativos.
Para configurar correctamente su empresa, necesitará una plataforma de gestión de viajes y una plataforma de gestión de gastos.
- Plataforma de gestión de viajes: para reservar, aprobar y analizar los gastos de viaje.
- Plataforma de gestión de gastos: para agregar, aprobar y reembolsar gastos (todos los gastos comerciales, no solo viajes).
Profundicemos en por qué necesita estos dos sistemas, cómo funcionan juntos y cómo elegir las mejores opciones para su equipo de contabilidad.
1. Elija la mejor plataforma de gestión de viajes de su clase
Una plataforma de gestión de viajes puede reducir drásticamente el trabajo manual de varias maneras importantes. En primer lugar, los gestores de viajes no necesitarán reservar viajes de negocios en nombre de los viajeros, quienes podrán reservar las opciones que deseen dentro de la política de la empresa. También hay menos ida y vuelta cuando se trata de aprobar viajes. Las plataformas de viajes ofrecen flujos de trabajo de aprobación personalizables para que las aprobaciones sean transparentes y automáticas.
Las plataformas de gestión de viajes también reducen el esfuerzo manual en el aspecto financiero. No debería ser necesario que los empleados paguen por adelantado y soliciten un reembolso. Más bien, la plataforma debería ofrecer facturación mensual consolidada. Esto puede eliminar decenas de horas de molestias de su proceso manual normal si está acostumbrado a lidiar con cientos de facturas al final de cada mes.
Características clave en una plataforma de gestión de viajes exitosa
- Fácil auto-reserva con proceso de aprobación.
- Políticas de viaje transparentes y sencillas que se pueden integrar en la plataforma.
- Amplio inventario de opciones de viaje a precios competitivos.
- Soporte de atención al cliente 24/7.
- No es necesario pagar de su bolsillo y luego buscar el reembolso.
- Facturación mensual consolidada.
- Herramientas de informes intuitivas que lo ayudan a simplificar la forma en que administra los gastos de viaje.
- Se integra con su plataforma de gestión de gastos.
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2. Elija uno de los mejores Administración de gastos plataforma
También necesitará la mejor plataforma de administración de gastos de su clase. ¿Por qué? Hay otros gastos fuera del viaje. Es posible que tenga gerentes de oficina a cargo de la compra de productos, gerentes de eventos que contratan DJ y lugares, y representantes de ventas que compran almuerzos para clientes. Es aconsejable tener una plataforma dedicada que también pueda optimizar la gestión de gastos para cosas fuera de los viajes.
Algunas de las características más útiles están destinadas a reducir la entrada manual de datos. Un importador de transacciones de tarjetas de crédito y un escáner de recibos pueden eliminar la necesidad de que los empleados llenen formularios en papel o ingresen transacciones individuales en un sistema de software. (¡Diga adiós a la búsqueda de cientos de recibos en papel para cada viaje y largas hojas de cálculo dignas de dolor de cabeza!)
También querrá buscar una plataforma que acelere las aprobaciones y los reembolsos necesarios. También debería ayudarlo a administrar su trabajo en equipo, con niveles de acceso adecuados y delegación de tareas.
Lo que es más importante, cuando se trata de ahorrar tiempo en la gestión de viajes y gastos, cualquier sistema de gestión de gastos que utilice debe tener una integración directa con la plataforma de gestión de viajes que elija. Esto es esencial para que pueda obtener una mejor visibilidad de los gastos y evitar el fraude de gastos.
Características clave a buscar en un Administración de gastos plataforma
- Escaneo de recibos
- Importación de transacciones con tarjeta de crédito
- Conciliación de tarjetas corporativas
- Flujos de trabajo de aprobación de gastos
- Delegar el acceso y las tareas a colegas financieros
- Intuitivo sin curva de aprendizaje
- Se integra con su plataforma de gestión de viajes
TravelPerk ofrece integración con un solo clic con las principales soluciones de gestión de gastos como Yokoy, Circula, Divvy y Payhawk para que pueda disfrutar de la mejor plataforma de gestión de viajes de negocios de su clase que se integra directamente con su herramienta de gastos. Descubra todos nuestros socios de gestión de gastos en nuestro mercado.
3. Integre y despliegue sus plataformas elegidas
El siguiente paso es comenzar a implementar su plataforma de gestión de viajes y su solución de gastos. Dependiendo del tamaño de su empresa, las soluciones que elija pueden ofrecerle ayuda para incorporar a sus empleados.
Habrá varias tareas pendientes importantes.
Lanza tu plataforma de gestión de viajes:
- Agregue a todos los viajeros y administradores a la plataforma.
- Cree políticas de viajes de la empresa por equipo, centro de costos o departamento.
- Configure flujos de trabajo de aprobación para equipos, centros de costos o departamentos.
- Habilite presupuestos dinámicos para crear presupuestos en tiempo real que coincidan con los precios del destino.
Lanzamiento de auto-reserva con todos viajeros de negocios:
- Agregue todos los usuarios y administradores al software de gestión de gastos.
- Cree flujos de trabajo de aprobación de gastos automatizados basados en reglas.
- Notifique a los viajeros de negocios sobre la nueva aplicación móvil para escanear recibos.
Ahora es el momento de configurar la automatización de la gestión de gastos integrando ambas plataformas. Siempre que las dos soluciones tengan una integración directa, puede optar por llevar los datos de la plataforma de gestión de gastos a su plataforma de gestión de viajes o viceversa.
Si trae los datos de su plataforma de gestión de viajes (lo que ha gastado en vuelos, trenes, coches de alquiler y hoteles) a su plataforma de gestión de gastos, podrá analizar e informar sobre todos los gastos de los empleados en un solo lugar.
O bien, puede extraer datos de gastos relacionados con viajes en su plataforma de gestión de viajes para obtener información más detallada sobre análisis de viajes.
Ahora que ha configurado con éxito ambas soluciones, pronto verá lo simplificada (¡y rápida!) que puede ser la automatización de la gestión de gastos para los viajes de negocios. Ahorrará mucho tiempo para todos los involucrados, reducirá el trabajo manual, mejorará el cumplimiento de las políticas, aumentará la visibilidad de los gastos y comenzará a recopilar datos precisos en tiempo real para que pueda tomar decisiones financieras más informadas.
