A medida que el mundo del trabajo se vuelve más distribuido cada día, las empresas buscan formas sencillas y fluidas de unir a sus equipos en la vida real. Con empleados repartidos en varias ciudades y varios países, reunir al equipo es más importante ahora que nunca. Pero también viene con un nuevo conjunto de desafíos cuando se trata de organizar, administrar y contabilizar los gastos de viaje para estos valiosos momentos en persona.
Ahí es donde entran en juego TravelPerk y Pleo. Juntos, hacemos que sea increíblemente fácil para nuestros clientes reservar y administrar eventos de la vida real. Una reserva rápida en la plataforma todo en uno de TravelPerk combinada con la capacidad de Pleo de hacer coincidir cada recibo con un gasto en particular hace que la experiencia de planificación sea perfecta. Sin dolores de cabeza. Sin papeleo caótico.
Nos reunimos con Byron Cowie, Jefe de Informes y Control de Luno, quien explica cómo la combinación mágica de TravelPerk y Pleo hace que reunir a las personas en la vida real sea libre de estrés.
Un foco en Luno
Luno es una empresa global de inversión en criptomonedas que simplifica la inversión para 11 millones de clientes en 43 países.
Para administrar su negocio a nivel mundial, Luno se basa en un equipo distribuido repartido en diferentes continentes. Dirigen 9 oficinas en el Reino Unido, Sudáfrica, Nigeria, Singapur, Malasia, Indonesia, Australia y los EE. UU. Llaman a sus equipos “remotos pero accesibles” y usan TravelPerk para reunir a sus empleados en la vida real.
También gestionan sus gastos con nuestro socio estratégico Pleo, que ayuda al equipo financiero de Luno a olvidarse de cómo son los interminables recibos de viaje y las reclamaciones de reembolso.
Un tiempo antes de TravelPerk
Antes de la pandemia de Covid-19, el equipo de Luno tenía una tarjeta de crédito para todos los gastos de viaje. La empresa era pequeña en ese momento, con solo 4 personas trabajando en el equipo de Finanzas cuando Byron se unió en 2018.
Pronto, la pandemia golpeó e hizo desaparecer todos y cada uno de los viajes.
Según Byron, en realidad fue un gran alivio para el equipo de Finanzas debido a los problemas que representaba la gestión de gastos de viaje en ese momento. “Tuvimos que controlar el saldo de la tarjeta utilizada para las reservas de viajes y recargarla. El problema fue que muchas personas reservaron el mismo día y el depósito tardó bastante en reflejarse en la tarjeta. Al final, podría resultar en tres o cuatro días en los que la gente simplemente no podría reservar viajes.”
Y luego, en 2021, los viajes comenzaron a recuperarse nuevamente y la situación se volvió aún más complicada: “De repente, después de que se perdió el apetito por viajar debido a la pandemia, la gente necesitaba verse”.
Eso, combinado con el hecho de que la plantilla en Luno había crecido significativamente en ese momento, significaba que gestionar los viajes se estaba convirtiendo en una pesadilla. En solo unos pocos años, el equipo de finanzas de Luno creció de 4 a 40 personas. Esas 40 personas tenían mucho trabajo por hacer, y lidiar con los reembolsos de hoteles y vuelos no estaba en su agenda.
Fue entonces cuando Luno encontró TravelPerk.
La era TravelPerk y Pleo
Claramente, Luno necesitaba encontrar una solución. Y rápido. Así que acudieron a TravelPerk y descubrieron que nuestra plataforma ahorró tiempo y dinero al equipo de Byron. Ahora, todas sus reservas de viajes y presupuestos están centralizados en un solo lugar, y sus viajeros finalmente pueden reservar y administrar sus propios viajes, a su manera.
Lo que lo hizo aún más perfecto para el equipo de Luno fue implementar una solución de gestión de gastos adecuada. Entra Pleo.
“Estaba destinado a ser una solución temporal.”, explica Byron, “Pero con Pleo resultó ser tan perfecto que no sentimos la necesidad de cambiar nada..”
Al equipo le encanta la interfaz de usuario fácil de usar que ofrecen ambas plataformas y, por supuesto, el hecho de que pueden reservar su propio viaje, pagar con la tarjeta Pleo de la empresa prefinanciada vinculada a la cuenta de Travelperk y ser completamente independientes del departamento de Finanzas.
En lo que va del año, los empleados de Luno reservaron 228 viajes a través de TravelPerk, con un costo aproximado de un cuarto de millón de dólares.
“Ha sido un gran cambio para nosotros porque tan pronto como tuvimos la plataforma TravelPerk y todas las aprobaciones configuradas, pudimos simplemente agregar una tarjeta de crédito Pleo, y eso fue todo. Recuperamos los viajes para la empresa en aproximadamente 2 semanas”.
Cómo impacta TravelPerk en la cultura empresarial de Luno
Byron dice que vio que la introducción de Pleo y TravelPerk tuvo un efecto positivo en la empresa. “Ha sido genial empoderar a las personas para que gasten de forma independiente donde lo necesitaban y donde estaban autorizados”.
También ha impactado el estado de ánimo de todo el departamento de Finanzas. Ahora, no necesitan perseguir a la gente por recibos. Tienen el control total de los presupuestos y los gastos de viaje en todos los departamentos. ¡No necesitan preocuparse de que un empleado reserve un hotel fuera del presupuesto porque simplemente ya no es una opción!
Las políticas de viaje establecidas en TravelPerk y los límites de gasto en las tarjetas Pleo significaban que no era necesario que el equipo de finanzas participara directamente en los gastos de los empleados. A su vez, esto les liberó más tiempo para dedicarlo a tareas importantes todos los días.
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Si desea ver cómo TravelPerk puede ayudarlo a ahorrar dinero en viajes de negocios, ahorrar tiempo en la gestión de gastos y mejorar el cumplimiento de la política de viajes, programe una demostración para ver nuestra plataforma en acción.
