Ya sea que trabaje para una pequeña empresa o una corporación más grande, los viajes de negocios pueden ser un gran gasto, solo superado por la nómina. Dado que se espera que el 84% de los viajeros de negocios realicen al menos un viaje en los próximos 6 meses, hacer que los viajes corporativos sean rentables nunca ha sido más importante.
El problema es que muchos CFO y gerentes de finanzas dedican demasiado tiempo a buscar varias facturas, recibos e iniciar sesión en numerosas plataformas de viajes para tener una idea de cuánto de su presupuesto de viajes de negocios ya se ha gastado.
Este proceso a menudo caótico combinado con extensos informes de gastos hace que sea increíblemente desafiante adelantarse al presupuesto y tomar decisiones financieras informadas en tiempo real.
Dado que los viajes de negocios suelen tener un costo variable, si su empresa reserva viajes corporativos a través de varias plataformas de consumidores o a través de un agente de viajes tradicional, en lugar de reservar todo en un solo lugar, obtenga una vista precisa y actualizada de sus gastos para que pueda puede optimizar su presupuesto no sólo es estresante sino casi imposible.
En este artículo, compartiremos nuestras ideas sobre cómo puede ahorrar dinero y hacer que su presupuesto funcione mejor para usted.
Tiempo real los datos son la clave
Si desea optimizar su presupuesto de viajes de negocios, tener datos en tiempo real a mano lo ayudará a establecer puntos de referencia para sus costos de viaje, crear presupuestos futuros que reflejen la realidad y ayudarlo a tomar decisiones inteligentes que afectarán las decisiones financieras en su mes actual y cuarto.
Para obtener un mejor control de su presupuesto, debe tener una visibilidad completa de todos los gastos de viajes de negocios y poder visualizar el gasto de cada viaje de negocios por varias categorías. Esto lo ayudará a calcular el costo promedio de los viajes de negocios para cada departamento, equipo, persona y/u oficina. Si está acostumbrado a procesos más manuales e intensivos en mano de obra, esto suena como un sueño, ¿verdad?
Entonces, ¿cómo obtienes los datos que necesitas?
La forma más fácil de obtener los datos es dejar que su herramienta de reserva de viajes de negocios los recopile por usted.
Esto significa dejar de permitir que los gerentes de viajes de negocios y los gerentes de oficina reserven sus viajes corporativos en sitios web y aplicaciones diseñadas para viajes de placer y vacaciones. Evite utilizar las agencias de viajes tradicionales para reservar también sus viajes de negocios. En su lugar, recomendamos utilizar una plataforma de reservas moderna diseñada específicamente para viajes de negocios y, lo que es más importante, tener en cuenta las necesidades de los equipos financieros.
Idealmente, la plataforma de reserva que elija debe informar automáticamente sobre el costo total del viaje por empleado individual, equipo y ubicación de la oficina. y también brindan información como el precio promedio del viaje, el rango de fechas y el tipo de gasto (tarifas aéreas, tarifas de hotel, etc.).
La herramienta también debe incluir etiquetas para que pueda recopilar información más personalizada sobre sus gastos de viaje, como cuánto dinero se gasta en un cliente o evento en particular, por ejemplo.
En TravelPerk, ofrecemos una solución de generación de informes flexible, que le permite ver a dónde va el gasto en tiempo real. Nuestra herramienta le permite elegir una combinación de filtros automáticos y etiquetas manuales, por lo que podrá ver todos los datos que necesita con solo hacer clic en un botón.
Con las herramientas de generación de informes, puede separar los gastos y costos de sus viajes de negocios por:
- Gastar por departamento o equipo.
- Gasto por empleado.
- Gasto dividido por vuelos, habitación de hotel, alquiler de coches, trenes.
- Gastar por oficina.
- Gasto por proyecto, cliente, puesto de trabajo o evento.
- Gasto en tiempo real para el mes, trimestre o año actual.
- Cancelaciones.
- IVA recuperable.
Ser capaz de categorizar y separar estos gastos es la clave para tomar decisiones operativas inteligentes y optimizar su presupuesto de viajes de negocios.
La herramienta de informes de Travelperk también le permite configurar informes o programar alertas centradas en los datos que más le importan, lo que significa que puede tomar decisiones financieras más informadas.
Optimice su Administración de gastos proceso
Además de las sofisticadas herramientas de generación de informes, su empresa de gestión de viajes debería permitirle integrar su herramienta de reserva de viajes de negocios con su sistema de gestión de gastos. De esta manera, tiene todos los gastos consolidados en una sola plataforma para que su análisis de gastos sea mucho más simple.
Herramientas como Ramp, Divvy, Payhawk y Yokoy le permiten agregar otros datos, como comidas o boletos para eventos, para obtener una descripción completa.
Obtenga más información en nuestra guía completa sobre cómo optimizar su proceso de gestión de gastos.
Además de los datos en tiempo real y los procesos de gastos optimizados, aquí hay 3 consejos más para que su presupuesto de viajes de negocios funcione mejor para usted.
Integra tu política de viaje en tu herramienta de reservas
Para controlar las reservas en vivo, debe poder integrar su política de viajes de negocios en su herramienta de reservas. Esto no solo beneficia al equipo de finanzas, sino que permite que los empleados y los gerentes de viajes estén mejor informados sobre el presupuesto. Lo que significa que tendrá más posibilidades de mejorar el cumplimiento de la política de viajes.
Al configurar su política de viaje dentro de su plataforma de reservas, cree la mínima cantidad de políticas posible. Recomendamos a la mayoría de los propietarios de negocios que apliquen una política estándar y una política ejecutiva si es necesario. Esto ayudará a que la gestión de la política de viajes y la coordinación de los gastos de viaje sean mucho más sencillas.
Configurar flujos de trabajo de aprobación automática
Ayuda a definir los flujos de trabajo de aprobación para que los administradores de viajes puedan revisar y validar las solicitudes de manera más eficiente. Si su política de viajes está integrada en una herramienta de reserva como TravelPerk, puede configurar su flujo de trabajo de aprobación preferido. Por ejemplo, si un viajero reserva un próximo viaje de negocios que se encuentra dentro de la política de viajes que ha establecido, puede configurarlo para que se apruebe automáticamente. ¡Dejándote continuar con tareas más importantes!
Recupere el IVA en sus viajes de negocios
Las pequeñas y medianas empresas pierden millones cada año por el IVA no reclamado en sus viajes de negocios. Con tantas regulaciones fiscales diferentes en el Reino Unido y en todo el mundo, el proceso de reembolso a menudo puede ser confuso y prolongado para muchos equipos financieros. Afortunadamente, TravelPerk ha creado una solución simple de recuperación del IVA que le permite mantener bajos los costos de viaje y ahorrar hasta un 20 % de su presupuesto anual para viajes. TravelPerk cobra las facturas en su nombre de los proveedores de servicios para que no quede efectivo sobre la mesa.
