Cuando está a cargo de liderar el próximo registro de la empresa, la llamada de presentación del cliente o la reunión de seguimiento, ¡simplemente descubrir cómo abrir una reunión puede ser estresante! Para preparar su próxima reunión para el éxito, hay dos cosas que debe hacer:
- preparar antes la reunión
- preparar para el principio de la reunion
En lugar de improvisar en su próxima reunión, siga estos pasos probados y verdaderos para una apertura exitosa de la reunión.
Antes de la reunión
¿Sabías que el 60 % de los trabajadores se preparan más para las reuniones presenciales que para las virtuales? ¡Aunque es común, esto es un error! No importa el tipo de reunión, La preparación es la clave del éxito. Siga estos consejos para comenzar su reunión de manera efectiva.
Definir los objetivos
Como facilitador de la reunión, debe comprender las OMS, qué, y por qué.
- Por qué ¿Está ocurriendo la reunión?
- OMS realmente necesita estar allí (y cuál es su papel en la reunión)?
- Qué Cuáles son las principales metas u objetivos a lograr durante la reunión?
Definirlos claramente ayudará a que su reunión tenga un gran comienzo y le brindará una hoja de ruta clara a seguir para una reunión efectiva, de principio a fin.
Comparte una agenda
Para una reunión exitosa, haga que todos estén en la misma página, ¡literalmente!, antes de que comience la reunión. Comparta una agenda con los participantes de la reunión, idealmente con al menos una semana de anticipación.
Una agenda le da un propósito claro y objetivos claros a su reunión para que pueda mantener las reuniones productivas. En lugar de tener que explicar todo en persona, simplemente puede hacer un resumen rápido y sumergirse.
¿Indeciso sobre si una reunión debe ser en línea o cara a cara?
Cómo abrir una reunión
Las primeras impresiones importan tanto en las reuniones de negocios como en las presentaciones. Si ha hecho su trabajo de preparación, comenzar su reunión con éxito debería ser simple.
Haga que su reunión tenga un gran comienzo al esbozar objetivos claros, respetando la hora de la reunióny encontrar maneras de empoderar a todos para que contribuyan.
empezar a tiempo
Como facilitador de la reunión, valore el tiempo de todos y comience de inmediato. Por supuesto, es inevitable que algunas personas lleguen tarde, pero simplemente reconozca una zona de amortiguamiento corta y luego continúe con su agenda planificada. Después de todo, a nadie le gusta sentarse a conversar durante diez minutos mientras espera que comience una reunión.
Podrías considerar decir algo como,
“¡Hola a todos, bienvenidos! Daremos un minuto o dos para que todos lleguen y luego se sumerjan”.
Dé la bienvenida a los participantes y asegúrese de que todos estén listos
Esto es especialmente importante para las reuniones virtuales. Tómese un minuto para asegurarse de que los micrófonos y el audio de todos estén funcionando (y las cámaras, si es necesario) para evitar interrupciones más adelante.
Esta es una gran cosa para hacer mientras espera que todos lleguen. Podrías decir algo como,
“¿Todos pueden oírme bien? Acabo de compartir mi pantalla también, avísame si no puedes verla”.
“Dado que esta será una reunión de lluvia de ideas, asegurémonos de que todos puedan escuchar a todos antes de comenzar. ¿Todos pueden dar la vuelta y decir rápidamente su nombre para una prueba de sonido rápida?
Si la cámara o el audio de algún miembro del equipo no funciona, esto les da tiempo para solucionarlo antes de avanzar demasiado en la reunión. Durante este tiempo, también debe vigilar la “sala de espera” o el “vestíbulo” de su videoconferencia y asegurarse de admitir a cualquier participante que se quede atrapado allí.
Revisar los objetivos y la agenda
Una vez que haya dado la bienvenida a todos, debería tomarse un minuto para revisar los objetivos de la reunión y el plan de acción. Al hacerlo, les comunica a sus participantes que valora su tiempo y sus perspectivas (manteniendo la reunión enfocada). Durante este tiempo, también debe revisar las reglas básicas para mantener la reunión en marcha.
Podrías decir algo como,
“Sigamos adelante y comencemos. Como recordatorio, nuestros objetivos para esta reunión son discutir las tres opciones de software que tenemos y llegar a una decisión final sobre cuál seguir adelante”.
Algunos consejos para hacerlo de manera efectiva:
- Considere escribir la agenda de la reunión en una pizarra o en un lugar visible para ayudar a las personas a mantenerse al día durante la reunión.
- Si se trata de una reunión más larga (más de 30 minutos), considere desglosar los diferentes elementos de la agenda y enumere los tiempos asignados de cada uno para que todos sepan aproximadamente cuánto tiempo dedicar a cada elemento de acción.
- Durante las reuniones de equipo, consulte la agenda si la conversación se desvía del tema para evitar que los períodos abiertos de discusión se conviertan en una pérdida de tiempo.
Defina roles para que todos sepan lo que se espera
En algunas reuniones, puede ser útil definir roles, como tomadores de decisiones y tomadores de notas para que cada miembro del equipo sepa qué se espera de ellos y cómo contribuir. Esto puede ser informal y se puede hacer al comienzo de la reunión o con anticipación.
Podrías decir algo como,
“Mientras trabajamos en estos elementos de acción hoy, Joe tomará minutos para nosotros y los compartirá más tarde, y Sarah presentará las diferentes opciones entre las que estamos eligiendo”.
Muchas personas temen parecer mandonas, pero una gran discusión se ve favorecida por alguien que toma la iniciativa, guía la conversación y mantiene a todos encaminados.
Planifica una buena forma de sumergirte
Finalmente, sumérgete en los puntos de tu agenda. Debe planificar esta transición con anticipación para no quedarse atrapado en el momento tratando de energizar la habitación.
Si ha desarrollado una buena agenda, es posible que desee simplemente saltar al primer elemento de acción. Otras ideas:
- Comience con un rompehielos rápido (excelente para la formación de equipos)
- comience con una mesa redonda en la que cada persona comparta una actualización o una idea
- comenzar con una sesión de lluvia de ideas
Sea lo que sea, asegúrese de que agregue valor al avanzar en sus objetivos. Además, asegúrese de que su transición sea a la vez breve y adecuado para la formalidad y el propósito de la reunión. ¡No querrá jugar a romper el hielo alegremente en una importante reunión de partes interesadas!
¿Interesado en aplicar estos consejos en diferentes situaciones?
Conclusiones clave:
En resumen, estos son los cinco pasos para una gran apertura de reunión:
- Dé la bienvenida a todos y asegúrese de que todos puedan ver/escuchar a los demás.
- Comience la reunión a tiempo.
- Revisar la agenda y los objetivos. Mantenga el propósito de la reunión a la vanguardia.
- Defina roles, si es necesario.
- Planifique una transición efectiva para entrar en los puntos de su agenda.
Todo lo anterior no debería llevar más de 5 a 10 minutos, dependiendo de la duración de la reunión. Aunque el comienzo de su reunión debe ser breve, un comienzo de reunión bien planificado y reflexivo establecerá el tono para una reunión exitosa y productiva.
