En el mundo de los negocios, las reuniones entre colegas son bastante comunes. Puede reunirse por varias razones, desde una simple puesta al día hasta la creación de su plan financiero trimestral, por ejemplo. De hecho, las reuniones de negocios son tan comunes que el empleado promedio en los Estados Unidos asiste a aproximadamente 8 reuniones por semana. ¡Eso equivale a la asombrosa cantidad de 55 millones de reuniones realizadas cada semana en todo el país!
Con tantas reuniones, es inevitable que no todas sean totalmente eficientes o, afrontémoslo, útiles. Todos hemos salido de al menos una reunión y hemos pensado “bueno… eso podría haber sido un correo electrónico”.
Por lo tanto, para asegurarse de que está organizando las reuniones más efectivas que pueda, hemos elaborado una breve lista de los tipos más comunes de reuniones de negocios que probablemente encontrará, así como algunos consejos para que realmente valgan la pena. .
¡Vamos a sumergirnos!
Los 5 tipos de reuniones de negocios más habituales
Podría decirse que no hay dos reuniones iguales. Todos varían según los participantes de la reunión, los objetivos que establezca, cuándo se llevarán a cabo y más. Sin embargo, hay 5 “conceptos” generales para las reuniones de negocios que se llevan a cabo con mayor frecuencia.
Tipo 1: sesiones de lluvia de ideas
Posiblemente las reuniones más emocionantes, las sesiones de lluvia de ideas tienen que ver con ser creativo con el equipo. Ya sea que esté buscando formas de resolver un problema o generar nuevas ideas para una estrategia, un producto o una campaña, las sesiones de lluvia de ideas realmente ayudan a las personas a pensar fuera de la caja al compartir ideas entre sí.
Y claro, estas reuniones pueden realizarse en línea a través de herramientas de videoconferencia como Zoom. Sin embargo, un estudio reciente de Nature ha sugerido que las reuniones virtuales en realidad pueden limitar las ideas creativas al bloquear nuestra capacidad de leer las colas naturales de los demás e inspirarnos en todo lo que nos rodea. ¡Es por eso que tener una sesión de lluvia de ideas en persona puede ayudarlo a generar más ideas y encontrar soluciones más innovadoras para un problema!
¿Quiere obtener más información sobre cómo las reuniones en la vida real pueden ayudar a aumentar la productividad y la creatividad? ¡Mira este video de nuestro COO Huw Slater y CPO Sally Sourbron hablando de eso en SaaStr 2022!
Tipo 2: reuniones de estado
Todos sabemos que las comunicaciones comerciales a veces pueden ser complicadas. Desde un correo electrónico clave que termina en spam hasta un mensaje perdido de Slack, o lo que sea, puede ser muy fácil quedarse atrás en lo que están haciendo sus colegas.
¡Es por eso que las reuniones de actualización de estado programadas regularmente son tan importantes! Brindan a los miembros del equipo la oportunidad de compartir en qué están trabajando, alinear objetivos e incluso proponer algunos elementos de acción.
Para que estas reuniones sean lo más efectivas posible, siempre asegúrese de tener una agenda de reuniones que deje tiempo para que cada miembro del equipo comparta. De esa manera, se asegura de que todos tengan la oportunidad de hablar y que sus colegas más callados no sean pasados por alto.
Cumplir con los elementos de su agenda también asegura que cubra todo lo que había planeado en el tiempo asignado. También le da la oportunidad de cancelar la reunión si no hay puntos de conversación clave en ese momento.
Tipo 3: reuniones uno a uno
Como su nombre indica, son reuniones en las que te reúnes con una sola persona. Son una oportunidad para que dos personas se reúnan con un propósito específico. Por ejemplo, puede tener una reunión individual semanal con su gerente donde recapitula en qué ha estado trabajando la última semana; o tener una sesión de revisión por pares.
¡También puede conocer a un colega con el que está trabajando en un proyecto, o simplemente encontrarse con alguien que pueda ayudarlo a despegarse!
Estas reuniones tienen una miríada de beneficios. Son excelentes para avanzar en un trabajo junto con otra persona, pueden ser formas maravillosas de conocer a un colega en un nivel más personal y realmente pueden ayudarlo a avanzar donde antes podría haber estado un poco perdido. .
Sin embargo, también puede ser muy fácil salirse del tema en estas reuniones, ¡particularmente cuando la persona con la que estás hablando es un amigo!
Tipo 4: reuniones de resolución de problemas
Las reuniones de resolución de problemas a menudo requieren una gran cantidad de trabajo en equipo para encontrar soluciones a un desafío en particular. Estas son reuniones intensamente impulsadas por un propósito donde se necesita un resultado claro.
Dependiendo de la naturaleza de su negocio y del departamento en el que se encuentre, los problemas y las soluciones que discuta en dichas reuniones, por supuesto, variarán. Sin embargo, este tipo de reuniones siempre tendrán una cosa en común: la necesidad de encontrar una solución.
Diferentes problemas pueden requerir más de una reunión de resolución de problemas. Por eso es tan importante que haga un seguimiento de las soluciones que propusieron usted y su equipo. Regístrese para ver cómo les va y, si es necesario, organice otra reunión para evaluar si es necesario tomar más medidas.
Tipo 5: Reuniones de toma de decisiones
Normalmente centrado en los líderes empresariales, cuando nos referimos a reuniones de toma de decisiones tendemos a referirnos a reuniones donde se toman decisiones clave de la empresa. Las decisiones de alto nivel a menudo se discuten: una reunión de la junta es un gran ejemplo del tipo de reunión profesional donde se toman decisiones importantes.
Sin embargo, también puede tener reuniones de toma de decisiones en cualquier nivel: decidir una estrategia para el año con su equipo sin duda entraría en esta categoría.
Es muy importante que estas reuniones estén claramente estructuradas y tengan un objetivo claro desde el principio hasta el final de la reunión. Preparar una agenda con anticipación es muy útil para asegurarte de cubrir todos los puntos necesarios en el tiempo que tienes.
Nuestros mejores consejos para llevar a cabo una reunión de negocios verdaderamente exitosa
1. Tener un propósito claro
La forma más segura de evitar las trampas de establecer reuniones que podrían haber sido correos electrónicos es organizarse. Dar a conocer el propósito de la reunión a todos los asistentes con anticipación es clave: les da a todos tiempo para reflexionar sobre lo que se discutirá y preparar cualquier cosa si es necesario.
Llevar a cabo reuniones dirigidas por propósitos es la mejor manera de agregar valor a estas interacciones profesionales.
2. Invita a las personas adecuadas
Evite el “seguro, Ben podría saber sobre estas cosas, agréguelo a la llamada ” actitud. Piense si “Ben” realmente necesita estar en la reunión: ¿va a ser un facilitador de la conversación o simplemente un participante silencioso? ¿”Ben” va a sacar algo de esto? ¿Aportará algo valioso?
Más no siempre es mejor, así que considere cuidadosamente su lista de asistentes antes de enviar una solicitud de reunión a la mitad de su departamento.
3. Toma notas durante la reunión (para no olvidar nada)
No podemos esperar que todos tomen notas, pero tomar nota de los puntos clave de discusión es la mejor manera de recordar los detalles. Siempre es bueno tomar sus propias notas, sin embargo, algunos equipos y reuniones pueden beneficiarse al designar a uno de los asistentes para que escriba las “minutas de la reunión”.
Esto es particularmente útil en reuniones donde se lanzan muchas ideas, como una sesión de estrategia creativa o un taller de ideación para un nuevo producto.
4. No interrumpas si alguien está hablando
Este puede ser un poco obvio, ¡pero aún hay que decirlo! Deje que las personas terminen sus pensamientos durante una reunión antes de intervenir para ofrecer los suyos. Los modales importan, sin importar en qué tipo de reunión estés.
Ya sea un evento de trabajo en equipo o una reunión para tomar decisiones, solo asegúrese de ser siempre respetuoso con los demás y su tiempo.
5. Ten en cuenta el tiempo y no lo desperdicies
Siempre debe estar cansado del tiempo desde el momento en que comienza su reunión. Puede ser muy fácil salirse por la tangente y perder el valioso tiempo de la reunión hablando de algo que en realidad no es tan importante.
Otro escollo puede ser quedarse atascado en un tema en particular y no cubrir todo lo demás que tenía en mente antes de quedarse sin tiempo. ¡Mantente siempre atento al reloj!
6. Recapitular y establecer objetivos prácticos al final
Asegúrese de que cuando termine la reunión, todos tengan claro lo que se supone que deben hacer. Tomarse 5 minutos al final de la llamada para resumir lo que se discutió y confirmar los elementos de acción es realmente importante ya que garantiza que todos estarán en la misma página al final.
La confusión puede surgir fácilmente, particularmente cuando se discutieron múltiples puntos de acción. Este breve resumen es una buena manera de eliminar las arrugas y dar tiempo a las personas para hacer preguntas.
