Si usted es un gerente de finanzas que intenta resolver los reembolsos de los empleados, o un empleado que intenta ver qué le pueden reembolsar después de conducir a esa conferencia el fin de semana pasado, nuestra guía sobre las asignaciones de millaje de automóviles en Australia debería ayudarlo.
En esta guía, cubrimos todo, desde vehículos elegibles hasta lo que cuenta como millaje, cómo registrar su millaje (y cuándo lo necesita) y más.
¿Qué es el reembolso de millas?
El reembolso de millaje, como todo lo relacionado con la ATO, puede ser un poco confuso. Para complicar más las cosas, algunos términos, como “reembolso de millaje” y “asignación de automóvil”, se usan indistintamente, aunque no son lo mismo.
Aquí hay una introducción rápida si no está familiarizado:
Reembolso de millas se refiere a una tarifa fija que se reembolsa a los empleados por kilómetro recorrido comercial. La ATO (Oficina de Impuestos de Australia) establece una tasa estándar de reembolso de millas, que actualmente es $0.78.
Esta tasa de reembolso de millas está destinada a tener en cuenta todos los costos asociados con conducir y poseer un vehículo— cosas como registro, combustible, seguro, servicio, incluso depreciación.
Permiso de coche, por otro lado, generalmente se refiere a un esquema de reembolso que las empresas pueden usar en el que les dan a los empleados una cantidad fija cada mes para cubrir los gastos de conducción relacionados con el negocio. Esto es más común en empresas donde los empleados conducen con frecuencia por negocios y no se basa en el kilometraje mensual individual.
Lo que cuenta como millaje comercial
Por supuesto, hay una serie de reglas y calificaciones en torno a lo que cuenta para el millaje comercial reembolsable.
Por lo general, los siguientes tipos de conducción se pueden reembolsar como millaje comercial:
- conducir a reuniones o conferencias que son de negocios pero no en su lugar de trabajo típico
- hacer mandados o conseguir suministros para el negocio
- viajar desde su lugar de trabajo habitual a un lugar de negocios secundario o alternativo (es decir, una segunda oficina o la oficina de un cliente para una reunión de negocios)
- viajar entre dos o más lugares de trabajo, por ejemplo, si tiene más de un trabajo
- yendo a visitas de clientes
Viajar entre su casa y el lugar de trabajo normalmente hace no cuenta como millaje comercial, excepto en raras circunstancias.
Para reembolsar a sus empleados por el millaje, o para que le reembolsen, si usted es un empleado, existen dos métodos principales: el método de reembolso de millaje (la forma fácil) o el método del libro de registro (la forma más detallada).
Cómo utilizar el método de reembolso de millas
El método del kilómetro es la forma más fácil de reembolsar a los empleados el millaje o reclamar deducciones fiscales por millaje relacionadas con el negocio.
No necesita recibos ni un libro de registro para reclamar esta deducción, pero la ATO puede solicitar evidencia registrada de cómo calculó el millaje de su negocio. Por esta razón, es una buena idea que los empleados mantengan un registro de su recorrido comercial de todos modos, lo que incluye:
- qué distancia recorrieron (en kms)
- las fechas del viaje
- el propósito del viaje / relación comercial
Para calcular los reembolsos por millaje de los empleados, simplemente multiplique la cantidad de kilómetros que condujeron por la tasa de reembolso actual ($0.78) para calcular el monto de su reembolso.
Cómo usar el método del libro de registro
El método del libro de registro es más complicado, pero también proporciona más flexibilidad. Una advertencia: la persona que reclama deducciones utilizando el método del libro de registro deben ser dueños del auto que conducen. Deberá utilizar el método del libro de registro (o los costos reales) si usted o sus empleados:
- operar un vehículo no estándar con fines comerciales, como una furgoneta o una motocicleta, o
- conducir más de 5000 km por negocios cada año,
En resumen, el método de costos reales requiere que, como habrá adivinado, registre y calcule los costos reales relacionados con el uso para negocios de su vehículo, que luego puede deducir de sus impuestos.
El método del libro de registro consta de tres pasos:
- mantener su libro de registro
- mantenimiento de registros y recibos de gastos
- calculando tu deducción
Veremos cada uno de estos pasos a su vez para que pueda comprender fácilmente cómo usar el método del libro de registro.
1. Llevar un libro de registro.
Llevar un libro de registro es bastante sencillo, pero requiere un registro detallado. ¡La buena noticia es que no es necesario que registre cada campaña comercial que realice durante un año fiscal completo! En cambio, simplemente necesita cubrir al menos 12 semanas consecutivas que son “ampliamente representativos” de la conducción que realiza durante el año.
Por ejemplo, si tiene varios meses en los que está muy ocupado conduciendo y varios meses que no lo están, su libro de registro debe abarcar ambos períodos para que sea ampliamente representativo. En su libro de registro, debe incluir:
- la lectura del odómetro al inicio y al final de cada viaje
- el destino de cada viaje
- el propósito comercial de cada viaje
- número total de kilómetros recorridos durante cada período
- lecturas del odómetro para el inicio y el final del período del libro de registro
Mientras su trabajo y las circunstancias de conducción no cambien, su libro de registro seguirá siendo válido durante cinco años. Si está reutilizando un libro de registro de un año anterior para la declaración de impuestos de este año, también debe incluir lecturas de odómetro desde el principio y final del año fiscal en curso, o el período del año en el que condujo relacionado con el trabajo.
2. Mantenimiento de registros y recibos
Además de su libro de registro, debe mantener todo recibos (o mantener registros diarios de) gastos de vehículos de motor. Los gastos deducibles incluyen:
- recibos de combustible y aceite
- costos de registro
- seguros
- servicios de automóviles y mantenimiento regular
- llantas y reparaciones en general
También debe llevar un registro del valor de depreciación de su automóvil, basado en el precio de compra. La ATO puede pedirle que brinde una explicación sobre cómo determina la depreciación, así que asegúrese de usar una fórmula de depreciación estándar y tome notas sobre cómo la calculó para su vehículo.
3. Cálculo de tu deducción
Finalmente, incluso con el método de costos reales, no puede deducir el monto total de cada costo relacionado con su automóvil, solo el que sea proporcional a su viaje relacionado con el trabajo.
Para calcular el porcentaje de kilómetros comerciales que condujo, use la siguiente fórmula:
( [total number of kms traveled during the logbook period] / [total number of work-related kms driven during the logbook period] ) × 100
Esto le dará el porcentaje de millaje relacionado con el trabajo para el uso de su vehículo.
Luego, sume los gastos totales del período que está reclamando: todos los recibos y registros que guardó en el paso 2.
Finalmente, encuentre sus gastos de automóvil relacionados con el trabajo multiplicando su porcentaje relacionado con el trabajo por la cantidad total de gastos reales. Esta es la cantidad que puede reclamar como su deducción. Entonces, por ejemplo, si su libro de registro y la fórmula anterior determinan que aproximadamente el 60 % de su millaje total está relacionado con el trabajo, es elegible para reclamar el 60 % de los gastos totales de su automóvil como una deducción.
¿Cuáles son las tasas de asignación de automóviles en Australia para 2023?
En Australia, las tarifas de reembolso de millaje comercial solo se aplican a los automóviles estándar que están diseñados para transportar menos de una tonelada y menos de nueve pasajeros.
La tasa de reembolso de millaje ATO para 2022 – 2023 es de $0.78/km.
Por lo general, la ATO actualiza esta tasa de reembolso al comienzo de cada año fiscal en julio, así que esté atento a las actualizaciones.
Los conductores que operan camionetas, motocicletas o automóviles que transportan cargas excesivas (más de una tonelada) también pueden recibir reembolsos por millaje de su empleador. Sin embargo, las deducciones fiscales por millaje comercial con la ATO son diferentes. Para deducir el millaje comercial de estos vehículos, tendrá que utilizar los costes reales (libro de registro) método en lugar del método de centavos por km.
Los empleadores pueden optar por reembolsar a los empleados por el millaje a cualquier tarifa, incluso una más baja o más alta que la tarifa ATO establecida. Cualquier cantidad reembolsada por km a la tasa ATO o por debajo de ella se considera ingreso no imponible. Para cualquier cantidad reembolsada por encima de la tasa ATO actual, la cantidad pagada por encima de la tasa actual es ingreso imponible.
¿La asignación de automóvil está sujeta a impuestos en Australia?
La tributación de las asignaciones de automóviles depende del proceso utilizado.
Si está utilizando reembolsos de millas, estos reembolsos son deducibles de impuestos para comerciantes individuales o pequeñas empresas que reembolsan a los empleados hasta 5000 km al año por automóvil. Si bien las empresas pueden reembolsar a los empleados por distancias superiores a 5000 km, el monto reembolsado por encima de 5000 km no es deducible de impuestos utilizando el método de centavos por kilómetro. (Él es deducible de impuestos si usa el costo real o el método del libro de registro).
Los reembolsos de millaje utilizando el método del kilómetro también se consideran libres de impuestos para los empleados.
Si utiliza un esquema de asignación de automóvil, la asignación de automóvil se considera ingreso imponible tanto para el empleado como para el empleador. Dar subsidios de automóvil de tarifa plana es bastante común y un beneficio positivo para los empleados, pero no es deducible de impuestos para los empleadores. Sin embargo, los empleados aún pueden reclamar una deducción de impuestos por las millas comerciales recorridas utilizando el método de centavos por kilómetro.
Si utiliza un método de reembolso de costes reales, Al reembolsar a los empleados en función de un libro de registro de recibos de gastos específicos, su empresa puede reclamar una deducción de impuestos por cualquier reembolso que proporcione. Además, estos reembolsos no se consideran ingresos imponibles para los empleados.
Preguntas frecuentes sobre el reembolso de millas
¿Todavía tienes más preguntas? Estamos aquí para ayudar.
¿Cuántos kms puede reclamar para el reembolso sin recibos?
En Australia, se le puede reembolsar hasta 5000 km sin recibos utilizando la tarifa por kilómetro. Alternativamente, puede reclamar hasta 5000 km de millas comerciales para la deducción de impuestos si su empleador no le reembolsa directamente. Si maneja más que eso por negocios cada año, debe usar el método de costos reales para obtener un reembolso más preciso.
Como empleado, ¿debería reclamar deducciones de millaje en mis impuestos si conduzco para trabajar?
Esto depende del plan de reembolso de su empleador.
Si su empleador le reembolsa el millaje de negocios usando un método de centavos por kilómetro, usted no puede reclamar deducciones de millas comerciales en sus impuestos, ya que ya ha sido debidamente reembolsado por ello.
Sin embargo, si su empleador utiliza un método de asignación de automóvil que se considera ingreso imponible para usted, usted puede reclamar deducciones de millas comerciales en sus impuestos utilizando el método de centavos por kilómetro de la ATO.
Como empleador, ¿debo reembolsar a los empleados el millaje según la tarifa ATO establecida?
No, los empleadores pueden establecer sus propias tarifas por kilómetro para reembolsar a los empleados que sean mayores o menores que la tarifa ATO estándar.
Sin embargo, cualquier monto por kilómetro por encima de la tasa ATO estándar se considera ingreso imponible, por lo tanto, tenga en cuenta los problemas impositivos que pueden surgir en el momento de la declaración de impuestos.
¿Qué gastos de vehículos son deducibles de impuestos?
Los gastos de vehículos para viajes de negocios son deducibles de impuestos para:
- empleados, si su empleador no le proporciona un plan de reembolso libre de impuestos, o
- empleadores, si reembolsa a los empleados los gastos del vehículo mediante un método de costes reales.
Puede deducir los siguientes gastos del vehículo relacionados con viajes de negocios:
- gastos de combustible y aceite
- costos de registro
- seguros de vehículos
- pagos de arrendamiento y cargos por intereses
- valor de depreciación
- servicios de coche
- neumáticos y reparaciones
- Cargas electricas
Tú no puede reclamar:
- costos de capital, es decir, el precio de compra de su automóvil
- costes de mejora, es decir, lunas polarizadas, protección invernal, etc.
- Gastos individuales si ya está reclamando o siendo reembolsado por el millaje usando un esquema de centavos por kilómetro.
La declaración de gastos individuales se realiza mediante el método del libro de registro (ver arriba) y es más valiosa si conduce más de 5000 km al año con fines comerciales.
