Si bien el reembolso de los gastos de viaje no es un requisito legal en los Países Bajos, la mayoría de las organizaciones holandesas aprovecharán las asignaciones de kilometraje libres de impuestos para reembolsar los gastos de viaje de sus empleados.
Las empresas podrían incluso reembolsar por completo los costos de viaje de sus trabajadores en ciertos casos. Independientemente de lo que se acuerde, las asignaciones y los requisitos para el reembolso de los gastos de viaje siempre se detallarán en las políticas de la empresa, los contratos de trabajo o cualquier convenio colectivo de trabajo.
¿Cuáles son las tarifas de asignación de millas en los Países Bajos para 2023?
La autoridad fiscal holandesa ha actualizado recientemente sus tarifas de kilometraje aprobadas. A partir del 1 de enero de 2023, la propuesta asignación fija libre de impuestos en los Países Bajos aumentó a 0,21€ por cada kilómetro recorrido entre la residencia de un empleado y su lugar de trabajo y viceversa.
Este año es la primera vez que el gobierno holandés aumenta las exenciones de impuestos sobre millas comerciales desde 2016. Estas cifras no suelen aumentar anualmente. Pero para ayudar a combatir el aumento continuo en los costos de vida y los precios del combustible para automóviles, hay planes para que esta asignación aumente nuevamente en el año fiscal 2024 para 0,22 € por kilómetro
Si bien esto puede parecer sencillo a primera vista, se aplican diferentes descargos de responsabilidad según el medio de transporte de su empleado. Estas reglas afectarán la cantidad que reciben y tienen implicaciones para las declaraciones de impuestos.
¿Cómo funciona la franquicia de kilometraje?
Como mencionamos anteriormente, la tasa de millaje comercial varía ligeramente entre los diferentes tipos de transporte.
Empleados conduciendo su automóvil personal
Los trabajadores que conducen su automóvil privado entre el hogar y la oficina pueden recibir un subsidio de 0,21 € por kilómetro. Para estar libre de impuestos, esta bonificación por gastos empresariales no puede superar el tipo fijado por la Agencia Tributaria (0,21 €) y no puede reclamarse durante más de 214 días hábiles por año natural.
Empleados que conducen una furgoneta o automóvil de la empresa.
Muchas organizaciones permiten que el personal use un vehículo de la empresa para fines comerciales y privados. Ya sea que viaje en viajes familiares o hacia y desde la tienda de comestibles, si el uso privado del automóvil o camioneta de los empleados supera los 500 kilómetros en un año, entonces el uso personal se considera ‘salario en especie’ y está sujeto a impuestos.
Vehículos eléctricos
Si bien no está permitido reembolsar los costos de electricidad de los empleados por recargar vehículos, los trabajadores que conducen automóviles eléctricos tienen derecho a una asignación por millaje. La oficina puede tener las instalaciones para cargar vehículos eléctricos eliminando el costo para el empleado, pero como esto no se puede garantizar, la asignación del automóvil está disponible para cubrir los costos de carga en el hogar.
Taxi, barco o avión
El personal que viaja en taxis, barcos o aviones también puede recibir una exención por millaje. Aún así, cabe señalar que cualquier gasto pagado por encima de la asignación de 0,21 € tendrá la consideración de salario y tributará en consecuencia.
Viajar en transporte público
Los trabajadores que llegan a la oficina en autobús, transbordador o metro también tienen derecho a desgravaciones por kilometraje libres de impuestos, pero para ser elegibles, deben cumplir con los siguientes criterios.
- Los empleados deben viajar más de 10 kilómetros en cada sentido para llegar a su lugar de trabajo desde casa.
- El personal debe desplazarse al mismo lugar de trabajo al menos 1 día a la semana y durante al menos 40 días al año. Cada viaje debe completarse dentro de las 24 horas para contar para su total.
Los gastos de transporte público están completamente libres de impuestos. Por lo tanto, además de la asignación de 0,21 €, los empleadores también pueden decidir pagar a los trabajadores los gastos de viaje completos cuando se desplazan al trabajo por estos medios.
Los empleados deben proporcionar prueba de sus costos de transporte público para que estos gastos sean reembolsados. Deberán enviar copias de sus boletos o la lista de viajes digital que pueden generar a través de su tarjeta de transporte público (OV-chipkaart) o proporcionar recibos de los costos de suscripción mensual.
Si bien el transporte público recibe una mayor exención de impuestos, como pronto veremos, la cantidad que se puede deducir depende de la distancia y la frecuencia de los viajes.
¿Qué implicaciones fiscales adicionales hay?
Reembolsos adicionales
Cualquier gasto que una organización pague a los empleados por encima de los 0,21 € de viaje de negocios y asignación de desplazamiento se considera parte del salario de un empleado y sujeto a su tasa de impuesto sobre la renta. Esto incluye cualquier dinero recibido por peajes, depreciación por uso y desgaste o daños personales al vehículo.
Empleados que conducen sus propios vehículos.
Para calcular el reembolso libre de impuestos de sus viajes de negocios y gastos de desplazamiento con transporte privado, los empleados pueden utilizar la siguiente fórmula;
- (número de kilómetros recorridos de ida 2) 0,21 € * 214 días laborables de viaje / 12 meses = su asignación de viaje libre de impuestos por mes.
Este cálculo ya considera días de vacaciones, feriados nacionales y días de enfermedad reglamentarios. Sin embargo, en el caso de una enfermedad a largo plazo, se deben tener en cuenta reglas adicionales. Además, si los trabajadores están empleados a tiempo parcial, deben prorratear esta ecuación en consecuencia.
Las asignaciones de viaje se pueden pagar por hasta seis semanas de ausencia, pero todos los reembolsos deben cesar después. Como se mencionó anteriormente, si la organización reembolsa los viajes de negocios sobre el asesoramiento 0,21€ tasa, la cantidad adicional seguirá siendo gravada como de costumbre.
vehículos de empresa
Si bien las empresas pueden obtener desgravaciones fiscales sobre gastos como la ITV y el IVA de los vehículos de la empresa, deben dar cuenta de cualquier uso privado de los vehículos de la empresa. El kilometraje de automóvil acumulado con fines comerciales aún puede beneficiarse de la desgravación libre de impuestos, pero debe registrarse y demostrarse con precisión.
Gastos de estacionamiento
Los costos de estacionar un automóvil de la empresa se pueden etiquetar como intermediario y, por lo tanto, se pueden reembolsar libres de impuestos. Sin embargo, este no es el caso de los empleados que utilizan sus propios vehículos para ir al trabajo.
Cuando el personal declara los gastos de estacionamiento de su vehículo personal, están sujetos a impuestos y deben incluirse en cualquier nómina. Por este motivo, la bonificación de 0,21 € también cubre los gastos de aparcamiento de los trabajadores que se desplazan con su propio coche hasta la oficina.
Usuarios del transporte público
Las deducciones fiscales por kilometraje de uso empresarial para los empleados que utilizan el transporte público dependen de dos factores.
- La distancia recorrida entre la casa del empleado y su lugar de trabajo.
- El número de días que el empleado viaja a la oficina.
La siguiente tabla se puede utilizar para ayudar a determinar el pago de la asignación de millaje aprobado en este caso:
| Distancia en cada sentido | Al viajar 4 días o más cada semana | Al viajar 3 días o más cada semana | Al viajar 2 días o más cada semana | Al viajar 1 día o más cada semana |
| 0 km a 10 km | 0€ | 0€ | 0€ | 0€ |
| 10 km a 15 km | 509 € | 382 € | 255 € | 128€ |
| 15 km a 20 km | 676 € | 507 € | 338 € | 169 € |
| 20 km a 30 km | 1.126 € | 845€ | 563 € | 282 € |
| 30 km a 40 km | 1.396 € | 1.047 € | 698 € | 349 € |
| 40 km a 50 km | 1.819€ | 1.365€ | 910€ | 455€ |
| 50 km a 60 km | 2.024 € | 1.518 € | 1.012 € | 506€ |
| 60 km a 70 km | 2.244 € | 1.683€ | 1.122€ | 561€ |
| 70 km a 80 km | 2.322 € | 1.742 € | US€1,161 | US€581 |
| 80 km a 90 km | 2.354€ | 1.766€ | 1.177 € | 589 € |
| más de 90 kilómetros | 2.354€ | * | * | * |
* A partir de 90 kilómetros, la dieta de desplazamiento aumenta a 0,26 € por kilómetro hasta un máximo de 2.354 € independientemente del número de días recorridos.
Fuente: belastingdienst.nl
