Si es un administrador de viajes o es responsable de reservar y administrar los viajes de negocios para su empresa, es probable que se haya enfrentado a muchos de los desafíos comunes de los viajes de negocios: procesos de reserva lentos, costosas facturas de vuelos y hoteles y administración de gastos de viaje. problemas solo por nombrar algunos.
Cuando las empresas se enfrentan a estos desafíos una y otra vez, muchas de ellas recurren a la externalización de la gestión de viajes de negocios a agencias de viajes especializadas. Y, con la tendencia creciente en la digitalización de muchos servicios corporativos, cada vez más empresas recurren a tecnología que puede automatizar la mayoría de sus procesos mientras les ahorra tiempo y dinero.
Esto significa que las organizaciones tienen la opción de utilizar una agencia de viajes corporativa en línea o una agencia de viajes tradicional para administrar sus programas de viajes de negocios. Aquí, analizamos las diferencias entre estas dos opciones para ayudarlo a decidir qué ruta es mejor para su negocio.
¿Cómo funcionan las agencias de viajes tradicionales?
Las agencias de viajes tradicionales están formadas por expertos en viajes y asesores de viajes que operan desde una ubicación física y trabajan con empresas para gestionar sus necesidades de viajes de negocios.
En función de los planes y necesidades de viajes de negocios de la empresa, suelen realizar las siguientes tareas:
- Reserva de vuelos y otros medios de transporte (alquiler de coches, trenes, etc.)
- Hacer reservas de hotel
- Creación de itinerarios de viaje para viajes de negocios
- Tramitación de visados de viaje
- Garantizar que se cumplan las responsabilidades del deber de diligencia
- Trabajar con los departamentos de finanzas para facilitar los procesos de gastos de viaje.
- Brindar asistencia a los viajeros de negocios.
Las empresas utilizan agencias tradicionales para acceder a mejores ofertas de viajes y reducir las fricciones que a menudo implica la gestión de viajes. Si bien las agencias de viajes tradicionales a menudo tienen años de experiencia en la industria de viajes y pueden aliviarlo de los arduos procesos de reserva, muchas no pueden cumplir con los estándares que necesitan las empresas modernas.
Por ejemplo, a pesar de que los agentes de viajes tienen la tarea de administrar todo el proceso de viajes de negocios, muchas empresas aún se encuentran en un bucle de ida y vuelta con los agentes tratando de corregir cada detalle del viaje. En lugar de ahorrar tiempo, las empresas dedican el doble de tiempo a tratar de reservar un solo viaje.
Además, a menudo debe llamar a una línea directa para reservar un viaje, y cada llamada le costará si no puede reservar el viaje de una sola vez. Esto se suma a las tarifas de servicio y la comisión que ya se le cobrará. Y, dado que las empresas de administración de viajes tradicionales tienden a operar entre las 9 y las 5, a menudo cobran por el soporte fuera del horario de atención, lo que significa que su consulta puede demorar más de lo que necesita.
Además de esto, mientras que las agencias tradicionales a menudo tienen acceso a tarifas negociadas con los proveedores, estas tarifas dependen del volumen de ventas que puedan entregar. A menudo, se verá limitado a opciones de viaje que no serán perfectas para usted, pero que cuentan para la cuota del agente.
¿Cómo funcionan las agencias de viajes corporativas modernas con plataformas en línea?
Las agencias de viajes corporativas en línea con herramientas de reserva en línea son mucho más adecuadas para abordar todas sus necesidades de viajes de negocios.
No solo le brindan el poder de administrar y optimizar todos los aspectos del proceso de viajes de negocios desde una plataforma, sino que también le brindan acceso instantáneo a grandes inventarios de vuelos y alojamiento y tarifas negociadas, lo que significa que puede acceder a las mejores tarifas que más le convengan. .
Las plataformas de administración de viajes, como TravelPerk, eliminan al intermediario corporativo de la ecuación y le brindan las herramientas y la libertad para administrar su propio programa de viajes en sus propios términos.
Estas son solo algunas de las formas en que la plataforma de administración de viajes en línea de TravelPerk puede beneficiar sus necesidades de viajes de negocios:
- Cualquier persona de su organización puede buscar, reservar y administrar fácilmente todos los vuelos y reservas de alojamiento desde la plataforma fácil de usar de TravelPerk.
- Tienes acceso al inventario más grande del mundo para reservar vuelos corporativos y alojamiento con las mejores tarifas
- Puede integrar su política de viajes y flujos de trabajo de aprobación en la plataforma para garantizar el cumplimiento
- Puedes velar por la seguridad de tus viajeros en todo momento con nuestra solución de gestión de riesgos que te permite saber dónde están en todo momento y qué situaciones necesitas gestionar
- Usted y sus viajeros pueden acceder a soporte 24/7 los 365 días del año con un tiempo de respuesta de 15 segundos
Además, las agencias de viajes corporativas en línea con plataformas en línea crecen contigo. Son fácilmente escalables para adaptarse al crecimiento del negocio y, dado que todos sus datos de gastos de viaje están conectados en un solo lugar, también lo ayudan a optimizar su programa de viajes al proporcionarle informes de gastos granulares y digeribles.
Agencia de viajes corporativa online vs agencia tradicional: ¿Cuál es mejor?
El éxito de su programa de viajes corporativos se basa en la gestión de viajes corporativos en línea.
La gran mayoría de los servicios de viajes corporativos siguen estancados en los procesos tradicionales de gestión de viajes en un mundo cada vez más digital, lo que simplemente no se adapta a las necesidades de las organizaciones modernas que buscan ahorrar tiempo y dinero.
Al combinar servicios humanos y tecnología de punta, las agencias y plataformas de viajes en línea pueden ayudarlo a automatizar procesos que generalmente toman horas, ahorrarle dinero al presentarle las mejores tarifas (¡que no están influenciadas por la cuota de un agente! ) y brindarle la flexibilidad y el apoyo que necesita para ejecutar su programa de viajes de negocios de manera eficiente.
Las herramientas de viajes corporativos en línea son el futuro de la gestión de viajes de negocios
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