Independientemente de cómo su equipo haga su mejor trabajo, ya sea completamente remoto, híbrido o en la vida real (IRL) 5 días a la semana, una cosa es segura: las empresas están organizando más eventos presenciales que nunca. De hecho, en una encuesta reciente, el 83 % de los gerentes y administradores de viajes dijeron que estaban planeando más eventos IRL en comparación con los últimos 12 meses.
Pero como sabrá cualquier administrador de eventos experimentado, lograr un evento de equipo sobresaliente no es una tarea fácil. Por lo general, implica una lista interminable de tareas pendientes: encontrar fechas que se adapten a todos para maximizar la asistencia; elegir una ubicación única; organizar viajes y alojamiento para que todos lleguen de una pieza y elegir actividades emocionantes para mantener a todos comprometidos. ¡Todo mientras trata de mantenerse dentro del presupuesto!
Dado que las empresas se vuelven cada vez más conscientes de los costos, ¿cómo puede llevar a cabo un evento de equipo exitoso sin decepcionar a su director financiero?
Ya sea que esté organizando un próximo evento de trabajo en equipo o un retiro para toda la empresa, TravelPerk puede ayudarlo a ahorrar dinero en viajes y alojamiento, al mismo tiempo que reduce los costos administrativos de la empresa. Así es cómo:
5 formas en que TravelPerk puede ahorrarle dinero en eventos de equipo
1. Descuentos corporativos exclusivos y el mayor inventario de viajes
Si está reservando viajes de negocios en sitios web diseñados para viajes de consumidores o a través de un agente de viajes tradicional, es probable que esté pagando mucho más de lo que necesita.
TravelPerk se integra directamente con numerosos proveedores de viajes, como aerolíneas, hoteles, trenes y compañías de alquiler de automóviles, para que pueda reservar todo desde un solo lugar. Usamos el poder adquisitivo combinado de nuestra gran base de clientes para obtener tarifas exclusivas y descuentos que no encontrará en ningún otro lugar. Además, si usa regularmente una cadena hotelera específica, también nos complace negociar descuentos especiales en su nombre. Nuestros clientes ahorran una media del 20 % en viajes de negocios cuando reservan con nosotros.
2. Realice un seguimiento de los gastos de su evento en tiempo real
Por grandes o pequeños que sean los eventos de su equipo, es muy fácil gastar de más en su presupuesto; especialmente si está reservando viajes y alojamiento en varios sitios web y tiene que realizar un seguimiento manual de las facturas y los recibos. En la mayoría de los casos, los gastos excesivos ocurren porque siempre está persiguiendo los costos incurridos retrospectivamente, en lugar de ver lo que se gasta en tiempo real.
Con TravelPerk, puede aplicar diferentes etiquetas a los eventos de su empresa y luego realizar un seguimiento de sus costos en tiempo real dentro de nuestras sofisticadas herramientas de generación de informes. También puede desglosar los costos de cada evento en un informe simple y fácil de usar. Su equipo de finanzas también puede filtrar informes por fecha, tipo de viaje, equipo, IVA recuperable y más. Vea cómo funciona a continuación.
3. Políticas de viaje integradas para que todos se mantengan dentro del presupuesto
Otra forma en que las empresas ahorran dinero al planificar las reuniones de su equipo es con políticas de viaje personalizadas integradas en la plataforma TravelPerk. Puede configurar políticas de viaje en nuestra herramienta en minutos y aplicar reglas para diferentes equipos, lo que significa que los empleados pueden reservar su propio viaje con la certeza de que no están gastando más del presupuesto de la empresa.
Si un empleado intenta reservar un vuelo u hotel que no cumple con la política, nuestra herramienta de reserva lo marcará. Además, con la libertad de crear aprobaciones de viajes personalizadas, tendrá total tranquilidad de que está logrando el máximo cumplimiento de la política de viajes y al mismo tiempo mantiene su evento dentro del presupuesto. Una victoria, victoria para todos.
4. Planifique, organice y comparta los detalles de su evento desde una plataforma
En TravelPerk, siempre escuchamos los comentarios de los clientes y buscamos formas innovadoras de hacerles la vida más fácil.
Cuando se trata de organizar viajes y alojamiento para eventos de equipo, la mayoría de las empresas no utilizan herramientas de colaboración especializadas y dependen predominantemente del correo electrónico, el calendario de Outlook y Microsoft Excel para coordinar las reuniones de su equipo. Hacer malabares con múltiples plataformas diferentes para organizar viajes para el evento de su empresa puede causar muchos dolores de cabeza, estrés adicional y organización manual para sus empleados.
Con TravelPerk Events, puede invitar a participantes, organizar asistentes, comunicar planes, así como reservar y administrar viajes, todo desde la misma plataforma. (Esos días de tener más de 25 pestañas abiertas en su navegador de Internet han terminado…)
Una vez que los empleados han aceptado la invitación al evento, los administradores del evento y los asistentes pueden ver las reservas de viaje de sus colegas, en qué hotel se hospedan y comunicar actualizaciones desde una sola herramienta. Lo que solía tomar horas, varios correos electrónicos de ida y vuelta y varias hojas de cálculo diferentes para realizar un seguimiento de todo, ahora toma solo unos minutos. Con los eventos de TravelPerk puede ahorrar tiempo y dinero a su equipo.
5. Te respaldamos si es necesario cambiar los planes.
Si hay algo seguro cuando se trata de planificar eventos, siempre hay que estar preparado para lo inesperado.
A veces, los planes de viaje tienen que cambiar, los empleados se enferman o la conferencia de ventas a la que planeaba ir con su equipo se cancela.
Los cambios de última hora a veces son inevitables.
Con FlexiPerk, estás cubierto ante cualquier eventualidad. Por una pequeña tarifa, puede agregar FlexiPerk a su reserva y, si lo necesita, puede cancelar hasta 2 horas antes de la salida y obtener al menos el 80 % del costo de su viaje de regreso. No se hicieron preguntas. Eso es tranquilidad.
