Como administrador de viajes, probablemente sepa lo desafiante y abrumador que puede ser encontrar los mejores precios, realizar un seguimiento de los gastos de viaje y supervisar los planes de viaje de su empresa.
Sin la estructura adecuada, rápidamente se sobrecargará de trabajo y las cosas comenzarán a salirse de lugar. Sin embargo, no tiene que hacerlo todo solo, ya que las empresas de gestión de viajes (TMC) pueden ayudar.
Estos TMC le ahorran tiempo y esfuerzo y garantizan el cumplimiento de las políticas para que todo el proceso de viaje sea sencillo y conveniente.
Si está buscando las mejores empresas de gestión de viajes para empresas con sede en Aberdeen, ha venido al lugar adecuado. Para ayudarlo, hemos elaborado una guía que contiene las principales características que debe tener en cuenta al elegir una agencia de gestión de viajes y una revisión de las cuatro mejores empresas de gestión de viajes corporativos/de negocios.
Características a tener en cuenta al elegir una empresa de gestión de viajes
Muchas empresas de gestión de viajes para empresas en San José ofrecen tecnología de viajes para ayudar con los procesos de reserva o tienen agentes dedicados para ayudarlo a reservar sus viajes.
Sin embargo, tenga en cuenta que una empresa local de gestión de viajes con oficinas físicas no es necesariamente la opción más adecuada para ayudar a gestionar las necesidades de viajes de negocios de su empresa, ya que es posible que no tenga todas las funciones que necesita para optimizar su programa de viajes.
Elegir una empresa de gestión de viajes que no ofrece todas las funciones que necesita lo deja en el punto de partida con las mismas limitaciones que enfrentó en el pasado.
A continuación, detallamos las características clave que debe tener en cuenta al comparar compañías de gestión de viajes que lo ayudarán a ahorrar dinero, proteger a sus viajeros de negocios y optimizar todo su programa de gestión de viajes.
- Amplios inventarios de viajes: Es fundamental que la empresa de gestión de viajes que elija le dé acceso a inventarios completos de transporte y alojamiento, además de permitirle comparar precios, fechas y ofertas que mejor se adapten a sus necesidades de viaje.
- Flujos de trabajo de aprobación integrados: Incrustar sus flujos de trabajo de aprobación de viajes y su política de viajes en la plataforma de su empresa de gestión de viajes le ayuda a aumentar las tasas de cumplimiento de la política y elimina la necesidad de gestionar los viajes y los gastos a través de largas cadenas de correo electrónico.
- Cobro centralizado de facturas: Algunas empresas de gestión de viajes no actúan como un único proveedor, lo que significa que aún tendrá que recopilar y cotejar las facturas de varias empresas. Las empresas de gestión de viajes que ofrecen un sistema que consolida todas sus facturas mensuales en una sola factura de proveedor pueden ahorrarle mucho tiempo y molestias.
- Opciones de reserva flexibles: Las opciones de reserva flexibles permiten a las empresas adaptarse a cualquier cambio de último minuto en las fechas de viaje o cancelaciones después de reservar de forma gratuita o a un costo razonable.
- Atención al cliente 24/7: Los eventos inesperados son inevitables en los viajes de negocios, y debe saber que su empresa de gestión de viajes estará allí para ayudarlo en caso de que las cosas salgan mal. Una función de atención al cliente rápida y de fácil acceso es esencial para ayudar a sus viajeros a gestionar cualquier problema que surja.
- Capacidades de informes: La capacidad de acceder a datos de viajes desglosados por viajeros de negocios individuales, modo de transporte, tipo de reserva y cancelaciones, lo ayuda a llevar a cabo importantes actividades de optimización de gastos.
Las 4 mejores agencias de gestión de viajes corporativos para empresas con sede en Aberdeen
Ya que ahora sabe a qué debe estar atento al elegir una agencia o empresa de viajes, examinemos algunas de las mejores empresas de gestión de viajes para empresas con sede en Aberdeen que tienen estas características.
Aquí están nuestras cuatro mejores opciones.
1. TravelPerk
TravelPerk es una plataforma de viajes todo en uno que maneja todo lo relacionado con sus viajes de negocios. Con TravelPerk, nunca tendrá que preocuparse por la reserva, los gastos, la gestión de riesgos, el cumplimiento, etc.
Además, TravelPerk adquirió recientemente al especialista en viajes de negocios del Reino Unido, Click Travel, en 2021. Esta adquisición ha permitido a TravelPerk afianzarse en el Reino Unido y crear una solución inigualable y única para empresas en Aberdeen y otras partes del mundo. Reino Unido.
Estas son algunas otras características que hacen de TravelPerk la solución de gestión de viajes ideal para su negocio:
- Reserva flexible con FlexiPerk: FlexiPerk le permite cancelar viajes reservados (hasta dos horas antes de la salida) y aun así recuperar el 80 % de su dinero. Además, no hay límite en la cantidad de cancelaciones que puede realizar.
- Alertas de seguridad con TravelCare: la función TravelCare de TravelPerk es una solución de seguridad para viajes que le ofrece alertas esenciales y actualizadas sobre lo que sucede en su destino planificado. Esta función proporciona la máxima seguridad de viaje y garantiza que obtenga la ayuda que necesita durante las emergencias.
- Política de viajes integrada y flujos de aprobación: puede usar esta función para establecer reglas básicas y pautas sobre cómo su grupo de viaje debe reservar y facturar su viaje. Puede actualizar estas políticas tanto como desee y configurar diferentes políticas para diferentes viajes.
- Atención al cliente rápida las 24 horas, los 7 días de la semana: TravelPerk tiene un equipo de asesores de viajes siempre listo para ofrecerle a usted y a los miembros de su equipo o empleados cualquier ayuda que pueda necesitar en su viaje corporativo. Puede contar con el servicio fuera del horario de atención de TravelPerk de humanos reales que responden en 15 segundos.
- Informes de gastos sencillos y en tiempo real: puede utilizar TravelPerk para generar, acceder y exportar informes de gastos. Estos informes son flexibles ya que puedes desglosar sus datos por persona, IVA recuperable, bajas, etc. También puede utilizar los informes para realizar un seguimiento de su presupuesto de viaje.
- Compensación de carbono con GreenPerk: ¿Le preocupa su huella de carbono después de completar un viaje? GreenPerk te ayuda a alcanzar tus objetivos de sostenibilidad y compensar tu huella de carbono recaudando fondos (de cada viaje que realizas) e invirtiéndolos en proyectos sostenibles certificados.
- El inventario más grande del mundo: TravelPerk tiene el inventario más extenso de opciones de transporte (alquiler de autos, vuelos, trenes) y alojamiento (hoteles, Airbnb) entre las que puede elegir, ya sea en Aberdeen o en cualquier otro lugar del mundo.
Otras características excelentes que hacen que TravelPerk se destaque son la facturación centralizada, la integración con software de terceros, la gestión de eventos y la recuperación del IVA.
Vea cómo TravelPerk hace que los viajes de negocios sean libres de estrés
2. Viajes de control de calidad
QA Travel es una empresa de gestión de viajes con más de 25 años de experiencia brindando soluciones de viajes corporativos a organizaciones de diferentes sectores en el Reino Unido.
QA Travel utiliza tecnología de viaje inteligente y su acceso a redes de viajes respetadas para agregar valor a sus clientes.
Algunas de las principales características de QA Travel son:
- Seguimiento de viajeros que le permite ubicar y comunicarse con otros viajeros mediante correo electrónico, SMS o una aplicación móvil.
- Sistema de facturación en línea donde puede acceder a facturas individuales y monitorear el gasto de viaje de su equipo.
- ATRIIS – GTP que sirve como una herramienta de reserva para ayudarlo a administrar sus itinerarios y ahorrar costos en su programa de viaje.
- Aplicación móvil QA Travel para dispositivos iOS y Android. Puede usar la aplicación para realizar el check-in en línea y recibir las últimas noticias sobre cualquier cambio de viaje.
- Inventario de viajes que incluye, entre otros, más de 430 aerolíneas y 44 empresas de alquiler de automóviles.
Aunque QA Travel tiene características útiles, todavía no ofrece tantos ahorros en viajes en comparación con TravelPerk, debido al amplio inventario de TravelPerk y a las tarifas negociadas exclusivas con los proveedores de servicios. Además, TravelPerk ofrece más seguridad integral antes, durante y post-viaje.
Además, TravelPerk brinda una mejor funcionalidad de la aplicación móvil, ya que no puede usar la aplicación de QA Travel para reservar viajes.
Finalmente, el inventario de QA Travel palidece en comparación con el de TravelPerk, con TravelPerk incluso impulsando tarifas corporativas más negociadas con cadenas hoteleras.
3. El viaje de Munro
Munro’s Travel proporciona servicios de gestión de viajes a empresas de los sectores marítimo y energético. Han servido a este tipo de empresas en la industria de viajes durante más de 50 años.
Munro’s Travel ofrece las siguientes características y servicios a empresas de energía y marítimas de Aberdeen:
- Viajes aéreos con tarifas competitivas en el mercado.
- Alojamiento que incluye ofertas especiales con hoteles locales en Aberdeen y otras partes del mundo.
- Experiencia en el manejo de la gestión de viajes para empresas marítimas y de energía.
- Un equipo interno de expertos en visas y pasaportes que se encarga de las solicitudes de los extranjeros que quieren venir al Reino Unido.
- Iniciativas de ahorro de costos para ayudarlo a encontrar oportunidades para tarifas más bajas.
Si bien Munro’s Travel podría ser un experto en el manejo de arreglos de viajes en el sector de la energía, se queda corto en varias otras áreas.
Por ejemplo, no puede obtener reembolsos por viajes cancelados, reclamar el IVA de los viajes, obtener las últimas noticias sobre los eventos relacionados con su viaje o compensar las emisiones de carbono de su viaje, todo lo cual puede hacer con TravelPerk.
4. Viajes a Clyde
Clyde Travel es otra empresa de gestión de viajes que se encarga de los viajes corporativos para empresas de los sectores marítimo y offshore.
Con más de 30 años de experiencia en su haber, Clyde Travel es una opción popular para empresas corporativas fuera de Aberdeen.
Estas son algunas de las características y servicios que Clyde Travel puede ofrecerle:
- Consort ™: una tecnología de viaje de la tripulación que le permite obtener visibilidad y conocimiento para asegurarse de que todos los miembros de su tripulación estén en el lugar correcto en el momento correcto.
- Un equipo dedicado de gerentes de cuenta y soporte 24/7 de un equipo de consultores de viajes expertos.
- Tarifas aéreas marítimas y en alta mar para los miembros de su tripulación.
Clyde Travel ofrece varios servicios de gestión de viajes, pero le vendría bien una herramienta de auto-reserva mejor y más fácil de usar. Clyde Travel tampoco tiene una función de recuperación de IVA o una solución de seguridad tan actualizada como TravelCare.
¿Listo para elegir una agencia de viajes corporativos para su negocio con sede en Aberdeen?
Para brindarle a su empresa la mejor experiencia de viaje de negocios, debe mirar más allá de las TMC locales, ya que es posible que estas solo puedan brindarle parte de lo que necesita.
TravelPerk, por otro lado, es una solución de viaje que ofrece flexibilidad, soporte 24/7, ahorro de costos, un montón de opciones de viaje y mucho más, todo en un solo lugar. De esa manera, tienes todo lo que necesitas antes, durante e incluso después del viaje.
Comience con TravelPerk gratis hoy para ahorrar tiempo y disfrutar de la mejor experiencia de viaje de negocios que pueda obtener.
