Para muchas empresas, los viajes corporativos son una parte crucial de los negocios, pero también son difíciles de administrar de manera eficiente.
Si es administrador o gerente de viajes, sabe que planificar viajes de negocios es complicado: encontrar las mejores tarifas, recopilar y registrar todas las facturas, administrar cambios de última hora, todo requiere tiempo y recursos. Si además necesitas gestionar viajes internacionales, tu tarea se vuelve aún más compleja.
Y si decide delegar este trabajo a un agente de viajes o una empresa de gestión de viajes, debe encontrar el adecuado para su negocio, lo cual es un desafío en sí mismo.
En este artículo, veremos las 4 mejores agencias de viajes corporativas en San José, California y la región (Santa Clara, Sunnyvale, San Diego), para ayudarlo a elegir la que mejor se adapte a sus necesidades.
Características a tener en cuenta al elegir una empresa de gestión de viajes
Muchas empresas de gestión de viajes para empresas en San José ofrecen tecnología de viajes para ayudar con los procesos de reserva o tienen agentes dedicados para ayudarlo a reservar sus viajes.
Sin embargo, tenga en cuenta que una empresa local de gestión de viajes con oficinas físicas no es necesariamente la opción más adecuada para ayudar a gestionar las necesidades de viajes de negocios de su empresa, ya que es posible que no tenga todas las funciones que necesita para optimizar su programa de viajes.
Elegir una empresa de gestión de viajes que no ofrece todas las funciones que necesita lo deja en el punto de partida con las mismas limitaciones que enfrentó en el pasado.
A continuación, detallamos las características clave que debe tener en cuenta al comparar compañías de gestión de viajes que lo ayudarán a ahorrar dinero, proteger a sus viajeros de negocios y optimizar todo su programa de gestión de viajes.
- Amplios inventarios de viajes: Es fundamental que la empresa de gestión de viajes que elija le dé acceso a inventarios completos de transporte y alojamiento, además de permitirle comparar precios, fechas y ofertas que mejor se adapten a sus necesidades de viaje.
- Flujos de trabajo de aprobación integrados: Incrustar sus flujos de trabajo de aprobación de viajes y su política de viajes en la plataforma de su empresa de gestión de viajes le ayuda a aumentar las tasas de cumplimiento de la política y elimina la necesidad de gestionar los viajes y los gastos a través de largas cadenas de correo electrónico.
- Cobro centralizado de facturas: Algunas empresas de gestión de viajes no actúan como un único proveedor, lo que significa que aún tendrá que recopilar y cotejar las facturas de varias empresas. Las empresas de gestión de viajes que ofrecen un sistema que consolida todas sus facturas mensuales en una sola factura de proveedor pueden ahorrarle mucho tiempo y molestias.
- Opciones de reserva flexibles: Las opciones de reserva flexibles permiten a las empresas adaptarse a cualquier cambio de último minuto en las fechas de viaje o cancelaciones después de reservar de forma gratuita o a un costo razonable.
- Atención al cliente 24/7: Los eventos inesperados son inevitables en los viajes de negocios, y debe saber que su empresa de gestión de viajes estará allí para ayudarlo en caso de que las cosas salgan mal. Una función de atención al cliente rápida y de fácil acceso es esencial para ayudar a sus viajeros a gestionar cualquier problema que surja.
- Capacidades de informes: La capacidad de acceder a datos de viajes desglosados por viajeros de negocios individuales, modo de transporte, tipo de reserva y cancelaciones, lo ayuda a llevar a cabo importantes actividades de optimización de gastos.
Las 4 mejores empresas de gestión de viajes corporativos en San José
Ahora que hemos hablado sobre las características más importantes que debe tener en cuenta al seleccionar una agencia de viajes, analizaremos las mejores agencias de viajes corporativas para empresas con sede en San José para ayudarlo a elegir la que mejor se adapte a sus necesidades, políticas de viaje y presupuesto.
1. TravelPerk
TravelPerk es una solución integral de gestión de viajes que le permite gestionar todos los aspectos de los viajes de negocios de su empresa.
TravelPerk pone la experiencia del viajero y la autogestión en el centro, proporcionando tanto al personal administrativo como a los viajeros todas las herramientas que necesitan para gestionar los viajes de negocios, incluida la gestión de riesgos, las cancelaciones sencillas y los informes de gastos en tiempo real.
El año pasado, TravelPerk adquirió el especialista en viajes de negocios de EE. UU. Next Travel para afianzarse en los EE. UU. y brindar a sus clientes de EE. UU. la mejor asistencia y opciones de viaje que puedan obtener.
TravelPerk ofrece múltiples beneficios a las empresas que buscan mejorar la gestión de viajes:
- Contamos con el inventario más grande a nivel mundial que le permite encontrar y seleccionar las opciones más convenientes para los viajeros mientras ahorra costos
- La reserva flexible con FlexiPerk facilita el cambio de planes de viaje, incluso en el último minuto: puede cancelar un viaje hasta 2 horas antes de viajar y obtendrá un mínimo del 80% de su dinero devuelto
- Los viajeros reciben alertas de seguridad antes y durante sus viajes
- La política de viajes integrada y los flujos de aprobación facilitan el proceso de toma de decisiones, mejoran el cumplimiento y aseguran que sus viajeros se mantengan dentro del presupuesto
- La facturación centralizada acelera y simplifica el cobro de facturas
- Los informes de gastos en tiempo real agilizan la gestión de gastos
- La compensación de carbono permite a las empresas hacer que los viajes corporativos sean más sostenibles
- La integración con software de terceros lo ayuda a mantener todas sus aplicaciones sincronizadas y hacer que intercambien información automáticamente (incluidas las aplicaciones de administración de gastos)
- La gestión de eventos ayuda a los equipos remotos e híbridos a planificar reuniones y eventos
Además de todo eso, TravelPerk tiene atención al cliente las 24 horas, los 7 días de la semana, donde los viajeros reciben una respuesta en 15 segundos; según las reseñas de G2, la calidad ha impresionado constantemente a los viajeros y les ha permitido realizar cambios según sea necesario y minimizar el estrés.
Para obtener más información sobre cómo TravelPerk puede ayudarlo a optimizar los viajes de negocios en su empresa, comuníquese con nosotros para reservar una demostración gratuita y ver la plataforma en acción.
Vea cómo TravelPerk hace que los viajes de negocios sean libres de estrés
2. Viajes JALB
JALB Travel es una empresa tradicional de gestión de viajes (TMC) con sede en San José.
Se enorgullece de ser una agencia de viajes propiedad de mujeres y minorías que también cuenta con la certificación ARC/IATAN. Ofrece gestión de viajes tanto de negocios como de placer (incluida la planificación de cruceros), lo que también significa que, en esencia, no es una empresa que priorice los viajes corporativos.
JALB Travel ofrece los siguientes beneficios a los clientes corporativos:
- servicio 24/7
- Tarifas de servicio bajas
- Informes de crédito para realizar un seguimiento de los boletos no utilizados
- Informes de gastos detallados
Sin embargo, JALB Travel no tiene una herramienta de auto-reserva, lo que significa que los viajeros necesitan confiar en los agentes de la compañía para reservar transporte y alojamiento para ellos.
La agencia tampoco ofrece una herramienta centralizada de facturación e informes, ni integraciones de terceros con otras herramientas de gastos, lo que dificulta el trabajo del personal administrativo. Además, no hay alertas de viaje para cambiar los requisitos de salud y seguridad en los lugares de destino.
3. Viaje directo
Direct Travel es una empresa de gestión de viajes con sede en Centennial, Colorado, que tiene dos ramas principales: viajes corporativos y experiencias personalizadas para viajeros de ocio (incluidos viajes especiales y cruceros). La rama de viajes corporativos de Direct Travel cubre la mayoría de las necesidades de viajes de negocios. Ofrece:
- Gestión de cuentas de viajes con un enfoque proactivo y consultivo
- Una experiencia de asesor de viajes personalizada
- Tecnología patentada de cumplimiento de viajes para políticas de viajes de negocios
- Diferentes funciones de optimización de costes con optimización de contratos, gestión de tickets no utilizados, mesa de ahorro directo y más.
Sin embargo, es importante tener en cuenta que Direct Travel utiliza SAP Concur como su herramienta de reserva en línea. Si bien es una plataforma sólida, SAP Concur también tiene sus problemas y no es tan fácil de usar como a los viajeros y administradores les gustaría que fuera; además, su inventario de viajes no es tan extenso como el de TravelPerk y no presenta un bajo costo. transportistas de costo y Airbnb.
Además, no cuenta con un programa flexible con la opción de reclamar un reembolso por viajes cancelados.
4. Viajero corporativo
Corporate Traveler es el último contendiente en nuestra lista de empresas de viajes de negocios que prestan servicios a organizaciones en San José.
Fue fundada en el Reino Unido en 1999 y, por lo tanto, es una de las empresas más consolidadas en la industria de los viajes de negocios; Actualmente, opera en siete países, incluidos los Estados Unidos, y ha lanzado Melon, su plataforma para auto-reserva en línea, información de seguridad, informes, gastos y gestión de pólizas.
Algunos de los otros servicios de viaje que ofrece son:
- Tarifas de viaje con descuento
- Soporte 24/7 y un agente de viajes dedicado
- Soluciones adaptadas a las necesidades de las diferentes industrias
- Informes y herramientas que permiten viajes de negocios sostenibles
- El seguimiento de los gastos y la gestión de la política de viajes
TravelPerk, sin embargo, ofrece mejores funciones de integración de terceros y un inventario más amplio de opciones de alojamiento, pasajes aéreos y alquiler de automóviles. Corporate Traveler no le permite crear diferentes perfiles para invitados (es decir, personas ajenas a su empresa) y reservar viajes para ellos.
la comida para llevar
Si desea optimizar los viajes de negocios en su empresa, tiene varias opciones para elegir, pero tenga en cuenta que una empresa local de gestión de viajes en San José no es necesariamente la mejor opción y es posible que simplemente no ofrezca todas las opciones. características que necesita.
TravelPerk, por otro lado, tiene una interfaz simple e intuitiva y un montón de funciones para ayudarlo a optimizar los viajes corporativos, como un gran inventario, una plataforma flexible de auto-reserva y una solución integral de seguridad y gestión de riesgos.
