Si es responsable de administrar los planes de viaje de su empresa, sabrá lo abrumador que puede ser sin ayuda adicional para acelerar los procesos relacionados con la industria de viajes. Ahí es donde una empresa de gestión de viajes (TMC) puede ayudar. Desde la reserva hasta la gestión de gastos y la adquisición: los TMC brindan soluciones de reserva en línea y soporte en vivo para viajes de negocios en una ubicación conveniente.
A continuación, exploraremos las mejores empresas de gestión de viajes corporativos en Sudáfrica y revisaremos las ventajas de utilizar una empresa de gestión de viajes, ayudándole a obtener más por su inversión en viajes de negocios.
¿Cuáles son las ventajas de utilizar una empresa de gestión de viajes?
Hay muchos beneficios cuando se trata de trabajar con servicios de gestión de viajes. Para empezar, optimizan las soluciones integrales, lo que permite ahorrar costos en cada paso del proceso de reserva.
A menudo, una agencia de viajes de negocios ofrece consultores de viajes internos y expertos en viajes, aportando su propia red global y años de experiencia en viajes. Los TMC están bien versados en negociando las mejores tarifas de viaje. Como resultado, ofrecen a su negocio ahorros rentables en gastos de viaje y alojamiento.
Los TMC también tienen experiencia en manejo de situaciones de emergencia del cliente. Un programa de viajes eficiente se mantiene actualizado con las últimas noticias sobre su destino, manteniendo la seguridad del viajero en primer lugar.
A menudo, las TMC están bien equipadas con motores de auto-reserva fáciles de usar, dando a sus empleados la libertad de reservar sus propios arreglos de viaje. Muchas empresas de gestión de viajes también permiten personalizable políticas de viaje integradas. En pocas palabras, esto ayuda a mejorar el cumplimiento de la política de viajes de su empresa.
Características a tener en cuenta al elegir una empresa de gestión de viajes
Al seleccionar una empresa de gestión de viajes, esté atento a las siguientes características. Estos pueden variar dependiendo de las necesidades de viaje de su negocio.
devolución de IVA
Los gastos de IVA no reclamados constituyen la mayoría de las ganancias perdidas de la empresa. Controle sus gastos de viaje seleccionando una TMC que proporcione a su empresa la máxima recuperación del IVA.
La compensación del carbón
Una empresa de gestión de viajes que compensa la huella de carbono de sus viajes y controla sus emisiones de CO2 equivale a viajes sostenibles para las generaciones futuras.
Capacidades de informes
Las TMC que ofrecen capacidades de generación de informes le permiten realizar un seguimiento e informar sobre las tendencias de viaje de los empleados, como los tipos de transporte y las cancelaciones. También compilan informes sobre sus datos de viaje, identificando áreas de ahorro rentable para su empresa.
Facturación centralizada
Una empresa de gestión de viajes con facturación centralizada mejora el seguimiento financiero de los gastos de viaje de la empresa. Ofrecer a sus empleados una ubicación para enviar sus facturas conduce a un enfoque más simplificado al procesar y reportar los gastos de viaje.
Amplio inventario de viajes
Su TMC elegido debe tener acceso a tarifas de viaje exclusivas y un amplio inventario de alojamiento y transporte.
Opciones de viaje flexibles
Si bien viajar puede ser un proceso estresante, cancelar y reembolsar su viaje de negocios no debería serlo. Una empresa de gestión de viajes que ofrece opciones de viaje flexibles, le brinda la tranquilidad de que su gasto de viaje presupuestado no se desperdicia.
Obligación de cuidar
A pesar de los mejores esfuerzos para garantizar la seguridad de sus empleados antes de su partida, pueden surgir riesgos inesperados en cualquier momento. Un TMC que ofrece amplias soluciones de deber de cuidado, lo ayuda a rastrear a los empleados y ofrece soporte rápidamente frente a amenazas de seguridad.
Servicio al Cliente
Ya sea que necesite sacar rápidamente a los empleados de su destino por motivos de emergencia o tenga cambios de viaje urgentes, una empresa de gestión de viajes con servicio al cliente las 24 horas del día, los 7 días de la semana, respalda cada detalle del viaje de negocios de sus empleados.
Integraciones con software de terceros
Sus integraciones existentes con software de terceros juegan un papel importante en el funcionamiento de su empresa. Su TMC elegido debe ofrecer una integración perfecta con su software de terceros actual.
Las 5 mejores empresas de gestión de viajes corporativos en Sudáfrica
1. TravelPerk
La plataforma todo en uno de TravelPerk, que ofrece una experiencia de administración de viajes perfecta, le permite reservar, administrar e informar sobre sus viajes de negocios en un solo lugar.
Los gestores de viajes tienen acceso al inventario de vuelos, alojamiento, alquiler de coches y trenes más grande del mundo. Con una gama tan diversa de opciones flexibles, TravelPerk también ofrece soluciones de deber de cuidado, en cada etapa del viaje de su empleado. Desde el seguimiento de los empleados hasta los informes posteriores al viaje, la plataforma le permite tomar decisiones informadas sobre viajes de negocios, al mismo tiempo que mantiene a los empleados seguros.
Otras características principales incluyen:
TravelPerk también facilita la integración de sus políticas de viaje y flujos de trabajo de aprobación existentes en el sistema. Con límites y aprobaciones de viajes automatizados, TravelPerk le permite definir y configurar viajes de negocios a su manera en menos de dos minutos.
Vea cómo TravelPerk hace que los viajes de negocios sean libres de estrés
2. Mansión de viaje
Una empresa boutique de gestión de viajes corporativos, Travel Manor asigna empresas a un administrador de cuentas sénior dedicado para ayudarlo con sus necesidades de viaje. Además de ofrecer servicios de viajes de negocios tradicionales, la compañía también se extiende a los empleados individuales que participan en viajes de placer.
Travel Manor también ofrece capacidades en línea, utilizando herramientas de reserva como Sure Travel Connect y Amadeus Corporate Tool (ACT).
Otras características incluyen:
- Gestión de itinerarios
- Informes y análisis de gestión de viajes
- Informes y gestión de gastos
- Negociación de tarifas de viaje
Travel Manor ofrece amplias funciones a sus clientes tanto para viajes de negocios como de placer. Sin embargo, ofrece capacidades mínimas de reserva en línea, lo que significa que sus empleados se pierden las ventajas de una plataforma todo en uno. Además, las tarifas de reserva y servicio no están claramente establecidas, ni incluyen información de viaje relacionada con la pandemia en su sitio web.
Ofreciendo la mejor herramienta para viajes corporativos, la plataforma todo en uno de TravelPerk es la opción ideal para soporte de viaje de extremo a extremo. Con una gran cantidad de capacidades en línea, sus características simples pero intuitivas hacen que la reserva de viajes de negocios y los informes de gastos sean muy sencillos.
¿Buscas hacer números? La estructura de precios transparente de TravelPerk proporciona un alcance claro y detallado sobre lo que está incluido y lo que no está incluido, con cada nivel.
3. Los viajes de Thompson
Promocionado como su agente de viajes de ventanilla única, Thompsons Travel ofrece a sus clientes un equipo experimentado y dedicado de profesionales de viajes, incluidos gerentes de cuentas clave. Los asesores de visas dedicados de Thompsons Travel también brindan asistencia a sus empleados cuando preparan la documentación para cumplir con los requisitos de viajes internacionales.
Thompsons Travel también se especializa en viajes de placer, lo que permite que sus empleados agreguen unos días de relajación a su viaje de negocios. Los beneficios adicionales incluyen la presentación de seguimiento de informes sobre el gasto total en viajes y un desglose del gasto por región, costo y rutas de vuelo.
Otras características incluyen:
- Tecnología de viajes corporativos personalizados
- Atención al cliente flexible las 24 horas del día, los 7 días de la semana, incluso para emergencias fuera del horario de atención
- Servicios de seguridad del viajero, como la organización de vuelos de repatriación
- Incorporación de opciones para políticas de viaje y procesos de aprobación
Si bien Thompsons Travel ofrece a los clientes reservas de viaje sencillas punto a punto, carece de flexibilidad con las fechas de cancelación. Sus términos y condiciones indican que cuanto antes se realicen dichas solicitudes, mayores serán las posibilidades de facilitar dicha solicitud.
Para muchos viajeros de negocios, las cancelaciones suelen ser imprevistas e inesperadas. Puede ser difícil proporcionar dicho aviso a su empresa de gestión de viajes. Con TravelPerk, usted y sus empleados tienen la posibilidad de cancelar planes de viaje de negocios hasta dos horas antes de la salida, con un reembolso garantizado del 80%.
4. Viaje XL Turner
Al proporcionar soluciones de viajes corporativos a clientes en toda Sudáfrica y África, XL Turners Travel tiene una oferta diversificada. No solo ofrecen incentivos de viajes de negocios a sus clientes, sino que también brindan viajes en alta mar y viajes marítimos, y también servicios de vuelos chárter.
Sus características principales incluyen:
- Opciones de pago flexibles
- Gestión de perfiles para viajeros
- Informes de gestión de calidad
- Gestión de cuentas clave
A pesar de su amplia gama de soluciones de viaje, XL Turners Travel alienta a sus clientes a pagar con una tarjeta de crédito de viaje de alojamiento. Si bien las tarjetas de alojamiento ofrecen un método de pago simplificado, pueden causar problemas relacionados con la privacidad y la protección de los datos de su empresa.
Con TravelPerk, los planes de pago son diversos, lo que le otorga la flexibilidad y la libertad de elegir el método de pago que mejor se adapte a sus necesidades. Nuestra lista completa de características describe claramente las inclusiones y exclusiones de cada plan, así como los detalles de los complementos recomendados, como el deber de diligencia y las reservas de grupos.
5. Viajero corporativo
Corporate Traveler se enorgullece de facilitar los viajes de negocios al ofrecer un enfoque combinado de “servicios humanos”. El grupo de viajes ofrece reservas, controles de políticas, informes y gestión de gastos a través de una herramienta de reservas en línea, además de su aplicación móvil CT.
Algunas de sus características clave incluyen:
- Tarifas corporativas negociables
- Soluciones de seguimiento de viajeros
- Servicios de conserjería
- Cumplimiento de la política de viajes
Desafortunadamente, Corporate Traveler no permite que los usuarios de su sistema de reservas o aplicación generen perfiles de viajero como TravelPerk. Sus soluciones tampoco ofrecen una integración perfecta de terceros con otras aplicaciones y servicios de uso frecuente.
TravelPerk ofrece una amplia gama de integraciones que incluyen gestión de gastos, deber de diligencia y soluciones de seguridad. Explore nuestro mercado y personalice sus integraciones hoy, para satisfacer sus necesidades de viaje.
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