En un mundo distribuido, puede ser difícil distinguir entre lo que se puede hacer en línea y lo que se debe hacer en persona. Seamos realistas: todos hemos estado en esa reunión en persona de 45 minutos que podría haber sido un correo electrónico, y no obtuvimos mucho de ella. Pero a estas alturas, todos también hemos asistido al tipo de llamada de Zoom que todos desearíamos que sucediera cara a cara. Ya conoce el tipo… 12 personas en una sola llamada, todas presentando ideas al mismo tiempo, sin saber quién está hablando o dónde mirar. Sí, entiendes la idea.
A medida que más empresas adoptan la flexibilidad como parte de sus modelos de trabajo, es crucial saber cuándo reunirse con colegas en la vida real. Ya sea que sea un empleado que intenta navegar por el trabajo remoto y las reuniones cara a cara; o está tratando de ayudar a su empresa a establecer pautas para el trabajo híbrido, aquí hay 5 preguntas para ayudarlo a comenzar.
Pregunta 1: ¿Debe ser esto una reunión?
A menudo asumirá que porque alguien ha convocado una reunión, el tema a tratar necesariamente amerita dicha reunión. Pero eso no siempre es cierto. El tiempo es un bien valioso en el lugar de trabajo, y correr entre reuniones y enlaces de Zoom no siempre es el mejor uso de su tiempo.
Entonces, antes de convocar una reunión (o responder a una), piense en el objetivo y la meta de tomarse el tiempo para hablar con una persona. Un simple intercambio de información, por ejemplo, puede ser mucho más beneficioso a través de correo electrónico o mensajería instantánea en lugar de una reunión en persona o en línea. No quita tiempo de la agenda de nadie y se puede guardar para referencia futura. Sin embargo, una sesión creativa o una reunión de planificación estratégica siempre es más productiva en un espacio de oficina u otro entorno de trabajo.
Pregunta 2: ¿Qué tipo de reunión se está organizando?
Sí, podría decirse que esta es una pregunta muy obvia. Pero es esta simple pregunta la que formará la base para comprender dónde debe llevarse a cabo una reunión. Por ejemplo, supongamos que está configurando una reunión semanal 1:1 entre un miembro del equipo y un gerente de línea. Si bien existe un valor agregado al realizar este tipo de reunión en persona, es probable que una reunión virtual también funcione bien. Por otro lado, si está reuniendo a su equipo de marketing para una lluvia de ideas creativas sobre su próxima campaña importante, probablemente obtendrán más de ella reuniéndose en la vida real.
Aquí hay un cuadro rápido que describe qué tipos de reuniones sugerimos que se realicen en persona versus en línea:
| En línea | Presencial/híbrido |
| Ponerse al día | Sesiones de lluvia de ideas |
| registros | Planificación estratégica y resolución de problemas. |
| Actualizaciones de estado | Inducción |
| Sesiones de retroalimentación | trabajo en equipo |
| Seguimientos | Sesiones de coaching y mentoring |
| 1:1s | patadas iniciales |
| eventos de celebración | |
| Talleres de trabajo | |
| Revisiones de desempeño |
Pregunta 3: ¿Cuáles son los objetivos de esta reunión?
Harvard Business Review recomienda dividir las reuniones en dos “cubos” según los objetivos. Sugiere preguntar si una reunión está orientada a tareas u orientada a relaciones. La diferencia es que una reunión orientada a tareas es aquella que se enfoca en marcar cosas de su lista de tareas pendientes, mientras que una reunión orientada a relaciones se trata de crear conexiones entre colegas.
Tomemos un sitio externo como ejemplo. Una reunión para planificar eso fuera del sitio normalmente implicará cosas como elegir un lugar, un tema y una fecha; organizando alojamiento, transporte, comida y más. Esa es una reunión basada en tareas y es una a la que los participantes de la reunión pueden asistir de manera realista a través de videoconferencia.
El fuera del sitio real, por otro lado, se trata de brindar a los compañeros de equipo la oportunidad de reunirse, compartir una experiencia, conocerse y construir recuerdos. Ese es el ejemplo perfecto de una reunión impulsada por las relaciones. Particularmente después de la pandemia de COVID-19, las personas anhelan conocer a sus colegas cara a cara. En una encuesta reciente que realizamos, descubrimos que el 79 % de los empleados estaban emocionados de conocer a otros colegas y construir relaciones significativas en la vida real.
Pregunta 4: ¿Qué herramientas e instalaciones ayudarán a lograr los objetivos de esta reunión?
No todas las reuniones son iguales. Algunos realmente no requieren mucho más que la presencia y atención de los participantes de la reunión. Otros, por otro lado, necesitarán herramientas para ayudar a avanzar en el proceso. Cosas como pizarras o televisores para que las personas compartan pantallas o presentaciones pueden contribuir en gran medida a que una reunión sea más productiva o creativa.
Es por eso que una reunión simple que no necesita accesorios puede realizarse fácilmente en línea. Sin embargo, su estrategia más compleja o sus sesiones de intercambio de ideas inevitablemente se beneficiarán de una sala de conferencias o de reuniones que pueda proporcionar el espacio adecuado con las herramientas adecuadas.
También es importante pensar en esto si tiene un equipo más distribuido donde algunos colegas pueden reunirse en persona, mientras que otros viven en una ciudad o país diferente. La mayoría de las oficinas modernas y los espacios de coworking tendrán el equipo necesario para facilitar una reunión híbrida, pero vale la pena tenerlo en cuenta para asegurarse de que todos los participantes estén incluidos.
Pregunta 5: ¿Hay alguna manera de llevar esta reunión al siguiente nivel?
Uno de los mayores beneficios de las reuniones en persona es la capacidad de construir relaciones comerciales significativas. Ya sea con un cliente o entre miembros del equipo, las reuniones cara a cara traen consigo algo que las reuniones en línea simplemente no pueden: la oportunidad de conocer a su contraparte en un nivel más personal.
En una reunión en la vida real, puede leer las expresiones faciales y el lenguaje corporal de una persona de una manera que no puede a través de una herramienta de videoconferencia. Puede sentir su estado de ánimo, comprender su humor y participar en conversaciones casuales de una manera mucho más natural e intuitiva que en línea. Es por eso que pensar en cómo puede agregar este componente social a una reunión y mejorarla es una forma increíble de agregar valor a esta interacción.
Por ejemplo, ¿por qué no pensar en organizar un equipo semanal para ponerse al día durante un mes durante el almuerzo o al final del día para tomar una copa después del trabajo? ¡También podría pensar en llevar a su departamento fuera del sitio durante el día para un poco de trabajo en equipo listo para usar en algún lugar no convencional!
