Las reuniones que importan ocurren en persona. Eso está muy claro. Si bien los equipos pueden realizar algunas comunicaciones a través de Slack o Zoom de manera productiva, como seres humanos, necesitamos una interacción cara a cara para estar en nuestro mejor momento.
¡En ninguna parte es esto quizás más obvio que cuando estamos tratando de generar nuevas ideas! Sentado detrás de una pantalla, puede parecer imposible entrar en un flujo creativo con nuestros compañeros. A medida que más y más organizaciones cambian a modelos de trabajo remotos e híbridos, los gerentes ven cuán vital es reunir a los equipos en la vida real para sus sesiones de lluvia de ideas.
¿Qué hace que la lluvia de ideas en persona sea una reunión más productiva?
Toda organización necesita ideas frescas e innovadoras para mantenerse por delante de la competencia. Pero para dar lo mejor de sí, los empleados deben sentirse seguros y parte del grupo. Generar la confianza y el sentido de comunidad necesarios para que los compañeros de trabajo compartan sus mejores ideas es difícil de lograr en entornos virtuales.
Las señales no verbales cruciales se pierden cuando nos hablamos a través de una pantalla, por lo que los jugos creativos que fluyen al reunirse en persona son imposibles de replicar en línea. O, como lo expresó nuestro CEO;
“Mi principal creencia: las cosas importantes en la vida suceden en persona. Esta creencia proviene de la magia y la energía que estalla cuando nos reunimos en persona. Explosiones de comprensión cuando podemos leer más allá de las palabras de alguien y escuchar más allá de la voz de alguien. Explosiones de confianza cuando nos apoyamos mutuamente con gestos honestos. Explosiones de inspiración cuando resolvemos problemas difíciles y creamos cosas nuevas juntos”.
Avi Meir – Director ejecutivo y cofundador de TravelPerk
Como veremos, las sesiones de lluvia de ideas no solo proporcionan una incubadora de ideas. También pueden actuar como oportunidades vitales para la unión del equipo. Organizar estas reuniones en persona puede ser una oportunidad para unir diferentes elementos del negocio, obtener nuevas perspectivas y ayudar a los colegas remotos a establecer contactos fuera de sus silos habituales.
15 consejos para llevar a cabo una sesión de lluvia de ideas realmente exitosa
1. Ten claras tus metas
La idea de reunirse con colegas para generar ideas en tiempo real es emocionante, especialmente cuando los compañeros de trabajo están repartidos en diferentes ubicaciones. Pero sin objetivos claros, es poco probable que obtenga los resultados deseados.
En el nuevo mundo laboral remoto e híbrido, es más importante que nunca poder demostrar un ROI para su sesión de lluvia de ideas. Los colegas ya no están al final del pasillo y su organización podría estar invirtiendo mucho dinero para reunir a todos.
Resuma lo que quiere obtener de su sesión de lluvia de ideas. Debería poder resumir sus objetivos en una oración concisa como “generar tres estrategias de marketing para nuestro último producto”.
2. Elige a tus participantes
Ahora que sus objetivos están consolidados, es hora de decidir a qué colegas involucrar. Como dice el viejo proverbio, demasiados cocineros estropean el caldo, por lo que es mejor mantener la lista de invitados en un solo dígito.
En una encuesta de Harvard Business Review, los investigadores descubrieron que tener demasiadas mentes en las reuniones de intercambio de ideas puede ser perjudicial para el proceso. Un gran grupo de personas puede terminar siendo una pérdida de tiempo ya que algunos miembros suben al escenario y dejan a otros sintiéndose ahogados.
Con sus objetivos en mente, piense qué empleados tienen la experiencia para traer ideas creativas a la mesa. Necesitará compañeros de trabajo que entiendan el proyecto o los problemas que está abordando, pero también puede valer la pena traer un par de ojos nuevos. Además de incluir miembros del equipo o departamento principal, considere incluir un comodín que pueda cambiar las cosas en el día con una nueva perspectiva.
3. Selecciona un espacio adecuado
A medida que el espacio de oficina tradicional evoluciona y cambia, las empresas tienen una oportunidad emocionante de pensar fuera de la caja al planificar su próxima sesión de lluvia de ideas. Nuestros cerebros están orientados hacia la novedad, entonces, ¿qué podría ser más motivador que reunir equipos en una nueva ubicación?
¿Quizás sus empleados se sentirían revitalizados por el bullicio inigualable de la ciudad de Nueva York? ¿O quizás sois un equipo de amantes de la naturaleza que preferiría reunirse al aire libre? Con Airbnb for Work, nunca ha sido tan fácil contratar un lugar inspirador para reuniones de equipo.
Si las restricciones presupuestarias significan que un equipo fuera del sitio está fuera de la mesa, considere cambiar las cosas más cerca de la sede. Alquile una sala de reuniones en un hotel moderno o espacio de coworking, o diríjase a un parque cercano. Cualquier cosa que pueda sacar a tus participantes de su día a día y tener ganas de innovar.
4. Prepárate
Ahora que ha ensamblado los detalles, es hora de que todos sepan. Avise con suficiente antelación no solo para asegurarse de que todos puedan hacer los arreglos necesarios para asistir, sino también para que los participantes tengan tiempo de empezar a reflexionar sobre algunas ideas.
Además de los elementos prácticos, como la hora y el lugar, asegúrese de que todos conozcan sus objetivos para la sesión. Incluso puede pedirles a los asistentes que vengan con algunas ideas para que pueda comenzar a trabajar el día. Estos no necesitan estar completamente formados, solo conceptos sueltos que pueden explorar como grupo.
También es aconsejable establecer algunas reglas básicas antes de la sesión para que los participantes sepan qué se espera de ellos. Algunos límites simples para la lluvia de ideas en grupo podrían incluir:
- Sea consciente de permitir que todos tengan la oportunidad de hablar.
- Sea constructivo en sus comentarios. Esta sesión será un proceso creativo libre de juicios donde todas las ideas tienen valor.
- Mantenga sus ideas concisas cuando las comparta con el grupo, para que no excedamos la cantidad de tiempo asignada.
5. Encuentra un facilitador
Un barco sin capitán encallará. Sin un facilitador a la cabeza, es fácil que una sesión de lluvia de ideas se descarrile y se dirija a un territorio que no producirá resultados útiles. Elegir un líder neutral que pueda dirigir la reunión cuando se desvía es crucial, pero debe tener las habilidades adecuadas para sacar lo mejor de todos.
Un gran facilitador es alguien que puede:
- Haz que todos se sientan cómodos – son amigables y pueden alentar a los miembros más tranquilos a participar.
- Usar sus habilidades de escucha con gran efecto. – captan todos los detalles, evitando que la conversación se desvíe del tema y dando a todos la oportunidad de hablar.
- Controla el tiempo – Instintivamente saben qué ideas desarrollar y cuándo es necesario seguir adelante.
- Haga cumplir las reglas básicas: un buen facilitador sabe cómo manejar a los participantes que interrumpen la sesión.
6. Rompe el hielo
La forma en que abre su reunión de lluvia de ideas puede ser la diferencia entre dar forma a la próxima gran idea o navegar una hora de silencios incómodos. Es importante animar al grupo con un rompehielos de bajo riesgo para impulsar el pensamiento creativo y establecer un tono amistoso. Haga una pregunta extravagante donde no haya respuestas incorrectas. Algo así como “si tuvieras un deseo, ¿qué punto débil eliminarías de este proyecto?” podría revelar algunas ideas interesantes.
7. Dirige la discusión
Es fácil salirse del camino. A lo largo de su sesión de lluvia de ideas, su facilitador debe tener cuidado cuando las conversaciones se desvían y redirigir cuidadosamente al equipo de regreso a la pregunta o desafío en cuestión.
Guiar la sesión también incluye asegurarse de que todos hayan tenido amplia oportunidad de hablar. Los miembros más tranquilos del grupo pueden necesitar un poco más de aliento y pueden tener dificultades para intervenir si los participantes más extrovertidos dominan la conversación. Tenga en cuenta el tiempo para repasar a cada compañero de trabajo y pedirles su opinión antes de resumir la sesión.
8. Toma nota
No sirve de nada inventar una gran cantidad de ideas increíbles si no recuerdas cómo las obtuviste. En lugar de depender de una imagen de su mapa mental o una pizarra cubierta de garabatos, designe a alguien para que tome los minutos. Si bien esto puede parecer un poco extremo, proporcionará un registro más preciso de lo que logra y hará un seguimiento de cómo se desarrollaron sus conceptos a lo largo de la sesión.
9. Califica tus revelaciones
A medida que finaliza su sesión de lluvia de ideas, evalúe y decida qué conceptos llevará adelante. Clasifica tus ideas hasta que tengas un top tres. Puede hacer esto en equipo, en grupos más pequeños o individualmente. Lo importante es asegurarse de salir de la sala con información procesable.
10. Mantén el impulso
Una lluvia de ideas es tan exitosa como sus resultados. Programe reuniones de seguimiento para retroalimentar ideas a las partes relevantes y planifique los próximos pasos para implementar aquellos que desea seguir. No tenga miedo de asignar estas tareas a otros miembros del equipo y establezca plazos para verificar el progreso.
También es importante obtener algunos comentarios sobre la sesión en sí. Cree una breve encuesta en los formularios de Google donde los asistentes puedan compartir sus opiniones de forma anónima sobre lo que funcionó bien y lo que podría mejorarse para futuros grupos.
11 Momentos integrados para una reflexión tranquila
¡Todos conocemos la sensación de tratar de generar ideas frescas mientras lidiamos con los comentarios continuos de un colega hablador! A veces, en una sesión de lluvia de ideas, los participantes caerán naturalmente en momentos de autorreflexión tranquila. Pero si los miembros más extrovertidos dejan poco espacio en la conversación, tenga en cuenta unos minutos de silencio para que los participantes puedan ordenar sus pensamientos antes de compartir con el grupo.
12 Asegúrese de que los equipos tengan toda la información
Las ideas solo son valiosas si son realistas. Es importante que los equipos tengan tantos antecedentes e información como sea posible para poder proporcionar conceptos o soluciones factibles. Estos detalles pueden incluir restricciones presupuestarias o de tiempo que podrían influir en sus conocimientos. Prepare a sus participantes con un correo electrónico que describa todo lo que deben considerar para que puedan comenzar a analizar los conceptos antes de la sesión.
13 Hacer concesiones para el anonimato
Cualquier equipo contará con algunos miembros introvertidos a los que les puede resultar un desafío compartir sus ideas en voz alta. Crear un método en el que los participantes puedan enviar sus pensamientos de forma anónima antes y después de la sesión de lluvia de ideas puede ayudarlo a extraer diferentes perspectivas que de otro modo podría perderse.
14 Pruebe diferentes técnicas de lluvia de ideas
¿Sentirse atrapado? Cambia tus métodos de lluvia de ideas. Pruebe un enfoque rápido de escritura de ideas configurando un cronómetro y pidiendo a los colaboradores que escriban tantas ideas como sea posible en dos minutos. Alternativamente, opte por una ronda en la que cada persona comparta una opinión antes de reunirse para discutir en grupo. Por último, puede pedirle a su equipo que pruebe la tormenta de roles. Esta herramienta de lluvia de ideas es donde se ponen en el lugar de otra persona (como el jefe) y tratan de resolver el problema desde su perspectiva.
15. Termina con algo divertido
Como mencionamos anteriormente, la lluvia de ideas en persona es una oportunidad muy necesaria para que los equipos remotos se vuelvan a conectar con sus compañeros de trabajo. Un asombroso 73% de los empleados extrañan socializar con sus colegas. Celebrar una sesión exitosa con un almuerzo de negocios o una hora feliz después del trabajo puede brindar un valioso trabajo en equipo y motivación cuando los empleados regresen a trabajar desde casa.
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