La gestión de los viajes de negocios implica hacer malabarismos con numerosas partes móviles. Desde reservar vuelos y alojamiento hasta garantizar el cumplimiento de las políticas de viajes corporativos, los viajes de negocios no son fáciles. Esto destaca la importancia de encontrar la plataforma de gestión de viajes adecuada para facilitar experiencias de viaje perfectas.
Sin embargo, no todo el software de gestión de viajes se crea de la misma manera, por lo que es esencial llevar a cabo una diligencia debida exhaustiva. Aquí profundizaremos en diez servicios esenciales que debe brindar una buena empresa de gestión de viajes. Al comprender estos servicios clave, tendrá el conocimiento y la perspectiva necesarios para elegir la empresa de gestión de viajes corporativos más adecuada para las necesidades específicas de su organización.
10 Servicios esenciales que debe proporcionar una empresa de gestión de viajes:
Veamos los diez servicios esenciales que debe proporcionar una TMC para eliminar el estrés de sus viajes corporativos.
1. Aprobaciones y políticas de viaje integradas
Una plataforma de gestión de viajes confiable debe ofrecer políticas y aprobaciones de viaje integradas. Esta función garantiza el cumplimiento y evita las reservas deshonestas que superan el presupuesto asignado. Al hacer cumplir políticas predefinidas, las empresas pueden mantener el control y alinear los gastos de viaje con los objetivos comerciales.
2. Atención al cliente 24/7
Los viajes pueden ser impredecibles, y tener acceso a atención al cliente las 24 horas es crucial para los viajeros, los gerentes de oficina y otras partes interesadas.
La asistencia oportuna es vital para la seguridad del viajero, especialmente durante las noches y los fines de semana, cuando los canales de asistencia tradicionales pueden ser limitados. Es esencial asegurarse de que la atención al cliente sea receptiva, minimizando los tiempos de espera y brindando asistencia en tiempo real.
3. Amplio inventario de alojamiento, vuelos, alquiler de coches y tren
Una plataforma integral de gestión de viajes debe ofrecer un amplio inventario que incluya aerolíneas de bajo costo, Airbnb y varias opciones de alojamiento.
Es importante tener acceso a una selección diversa de vuelos, alquiler de autos y servicios de trenes, para garantizar que los viajeros puedan elegir las opciones más adecuadas para sus necesidades.
4. Tarifas negociadas exclusivamente para hoteles
Asegurar tarifas exclusivamente negociadas para hoteles es un beneficio clave que debe ofrecer una empresa de gestión de viajes. Estas tarifas pueden reducir significativamente los costos de viaje tanto para viajes individuales como grupales.
Como plataforma moderna de gestión de viajes de negocios, TravelPerk cuenta con uno de los inventarios más grandes de la industria de viajes con más de 25 000 tarifas exclusivas, lo que garantiza que las empresas puedan acceder a precios competitivos.
5. Plataforma de auto-reserva con excelente experiencia de usuario (UX)
El éxito de una solución de gestión de viajes depende en gran medida de la adopción por parte del usuario. Sin él, se convierte en un desafío garantizar el cumplimiento de las políticas de viaje, mantener un sistema de facturación centralizado y brindar una atención al cliente unificada.
Una plataforma confiable debe ofrecer una interfaz fácil de usar y una experiencia de auto-reserva perfecta. Las empresas de gestión de viajes heredadas a menudo ofrecen procesos de reserva obsoletos y torpes, lo que dificulta la adopción.
Al priorizar un enfoque tecnológico y ofrecer una plataforma de reserva intuitiva, las empresas pueden alentar a los empleados a usar la solución de manera efectiva para todos sus arreglos de viaje.
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6. Flexibilidad para cancelar
Circunstancias imprevistas inevitablemente requieren cambios o cancelaciones de planes de viaje. Una plataforma de gestión de viajes confiable debe proporcionar flexibilidad para que los viajeros modifiquen o cancelen reservas cuando sea necesario.
Esta flexibilidad garantiza que las empresas puedan adaptarse a las circunstancias cambiantes sin incurrir en costos o penalizaciones innecesarias, y contribuye a la seguridad general del viajero.
Con FlexiPerk de TravelPerk, puede cancelar hasta 2 horas antes del viaje y recibirá un reembolso de al menos el 80 % del costo.
7. Informes completos de viajes
Para optimizar los presupuestos y realizar un seguimiento de los gastos de viaje, las empresas necesitan informes de viaje detallados. Una buena plataforma de gestión de viajes debe proporcionar sólidas capacidades de generación de informes, lo que permite a las empresas analizar patrones de gastos de viajes, identificar tendencias y asignar recursos estratégicamente.
Los informes de datos de viaje precisos y profundos permiten tomar decisiones informadas y ayudan a impulsar iniciativas de ahorro de costos.
8. La compensación del carbón
En una era de creciente conciencia medioambiental, las empresas buscan opciones de viaje sostenibles. Una empresa de gestión de viajes con visión de futuro debe ofrecer características de compensación de carbono, lo que permite a las empresas mitigar el impacto ambiental de sus actividades de viajes de negocios.
Las iniciativas de compensación de carbono permiten que su programa de viajes demuestre la responsabilidad social corporativa y contribuya a los objetivos de sostenibilidad.
9. Integraciones perfectas de terceros
Las empresas a menudo tienen pilas tecnológicas existentes que incluyen plataformas de gestión de gastos y recursos humanos y no necesariamente quieren comenzar de nuevo con las herramientas que ofrecen algunas TMC. Una solución de gestión de viajes debe integrarse a la perfección con los sistemas que ya existen, eliminando la necesidad de transferencias manuales de datos de viajes y agilizando los procesos.
TravelPerk, por ejemplo, ofrece una amplia gama de opciones de integración, lo que garantiza una colaboración fluida con las herramientas de software existentes para facilitar al máximo la gestión de gastos de viaje, el cumplimiento de políticas, el deber de cuidado y otras necesidades de viaje.
10 Precios transparentes con sin cuotas escondidas
Todos los servicios antes mencionados deberían estar disponibles sin costos exorbitantes ni tarifas ocultas. Una empresa de gestión de viajes de confianza debe ofrecer modelos de precios transparentes que permitan a las empresas presupuestar con precisión y evitar gastos inesperados.
Algunos de estos gastos inesperados son cosas como la modificación de viajes, la reserva por teléfono o una tarifa cada vez que utiliza el servicio de atención al cliente. Sin embargo, con TravelPerk, paga una tarifa fija que incluye todo el soporte que necesitará antes, durante y después de su viaje.
Los precios claros y directos garantizan que las empresas reciban el valor total de los servicios prestados.
Ahora ya sabe qué servicios de viaje debe tener su plataforma de gestión de viajes. De esta manera, sabrá que está tratando con tres expertos en viajes que estarán allí con usted en cada paso del viaje.
¿Listo para comenzar a ahorrar dinero en viajes de negocios para su empresa hoy?
¡Deje que TravelPerk le brinde los servicios de viajes corporativos que necesita!
Elegir la empresa de gestión de viajes adecuada es crucial para una gestión de viajes de negocios eficiente y rentable. Al asegurarse de contar con servicios esenciales como políticas integradas, atención al cliente las 24 horas, los 7 días de la semana, un inventario completo y cancelaciones flexibles, las empresas pueden optimizar sus operaciones de viaje y optimizar sus experiencias de viaje de negocios.
Llevar a cabo una investigación exhaustiva y seleccionar una empresa de gestión de viajes confiable como TravelPerk permitirá a las empresas navegar con éxito las complejidades de los viajes de negocios.
